电子文件与电子档案管理.

1技术处：赵振宇档案管理现代化与电子档案管理2电子文件的法律效力1982年10月1日起施行的《中华人民共和国民事诉讼法》中规定可采纳的证据有：1、书证2、物证3、视听资料4、证人证言5、当事人的陈诉6、鉴定结论7、勘验笔录其中“视听资料”是指能显示出图形、声音、符号、数字、影像等的材料。而电子文件可以在计算机终端上显示出它所存储的图形、数字、符号、影像，因而被列入我国七种法定的证据之中。3档案的种类有哪些？•1、文书档案（卷内文书、归档文书。以2002年立卷改革划分）•2、财会档案•3、科技档案•4、声像档案（图片、影像、声音等）•5、专业档案（农业区划等）•6、手迹、手稿档案•7、重大活动档案（州庆档案、北交会档案、上海世博档案等）•8、民生档案（婚姻登记档案、招工档案、复转退伍军人档案）•9、企业档案4结合档案软件讲解实际工作中遇到的问题常用的几个模块5文书档案管理什么是文书档案：文书档案是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理分为：卷内文件管理和归档文件管理卷内文件管理：2002年以前形成的文书档案，以卷为单位，一卷中有很多件，调其中一件时需整卷调出，查找不方便。归档文件管理：2002年以后施行了立卷改革，立卷方式发生了改变由原来的以卷为单位，变为以件为单位，一事一件，方便利用和查找。2000年12月国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则》（DA/T22-2000）,自2001年1月1日起实施，吉林省自2002年起开始实施。6案卷级档案管理什么是案卷级档案：就是以“案卷”为单位进行整理的档案，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。如：乡财政所、计生办、卫生院、派出所等二级机构文书档案按大多以“卷”进行整理归档。还有各单位的：业务档案、科技档案、财会档案也多用案卷级整理7电子档案形成包括那3个步骤：•一、纸质档案的前期整理•二、条目录入（条目录入时需要录入的关键字段：）卷内文件管理条目录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2目录号0013案卷号0014顺序号（件号）0015文件题名1975年州委组织部大事记6责任者州委组织部7文件编号延州组[1975]1号8保管期限永久（长期）9文件时间197512159号页1-1010页数108归档文件管理文书档案录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2归档年度20083件号012（一个保管期限一个大流水）4保管期限永久（30年、10年）5文件题名2008年州委组织部大事记6责任者州委组织部7文件编号延州组[2008]1号8页号1-259页数259案卷级档案管理档案录入格式：序号字段内容备注序号字段内容备注1全宗号001-003（州委组织部）2目录号0013案卷号012（一个保管期限一个大流水）4保管期限永久、长期5案卷题名关于XX的案件6责任者州委组织部7案卷时间200901018页数25案卷级档案管理没有件号和顺序号，如是财会档案还应有起止凭证号等相应字段。10电子档案形成包括那3个步骤：•三、纸质文件电子化(存量档案数字化、增量档案电子化---纸质文件电子化是未来发展趋势)文件格式要求：JPGTIFFBMPPDF等文档格式扫描分辨率要求：彩色200DPI以上存储文件路径要求：归档：065-2006-永久-001【全宗号-归档年度-保管期限-件号】d:\电子件\001-2006-永久-001卷内：065-023-003-001【全宗号-目录号-案卷号-顺序号】d:\电子件\001-023-003-001其中全宗号、目录号、案卷号、顺序号前面需补零。11第一节、档案现代化管理档案管理现代化与电子档案管理第二节、利用计算机技术提高档案管理效率第三节、电子文件与电子档案管理（重要）第四节、数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用12它是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，使档案管理实现系统化、定量化、信息化、智能化，以取得档案管理总目标的最佳效果。第一节：档案管理现代化四个特征：系统化、定量化、信息化、智能化一、档案管理现代化的含义131、要千方百计地保存保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；2、要充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展服务。第一节：档案管理现代化二、档案管理现代化的目的档案管理现代化的目的最大限度延长档案寿命更好的为社会服务为社会进步服务为经济发展服务141、是如何最大限度地延长档案寿命；2、是如何利用计算机及其网络技术开发档案信息资源，为社会各界服务；3、是在电子文件日益成为社会主导形式时，如何收集、积累、整理形成档案，丰富馆藏。第一节：档案管理现代化三、档案管理现代化的内容延长档案寿命为社会各界服务收集积累整理方向目标目的相互关系：相互依存和相互制约的关系15（二）文件、档案一体化管理（一）档案目录信息计算机管理第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围16（四）多媒体档案信息集中统一管理（三）档案全文存储与检索第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围17（六）档案编研计算机辅助管理（五）档案业务计算机辅助管理第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围18（八）档案办公计算机化（七）计算机用于档案保护及库房管理第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1计算机在档案部门的应用范围19第二节：利用计算机技术提高档案管理效率1、本单位内部使用的局域网络2、行业系统跨区域的广域网络3、全世界最大的网络互联网2档案信息计算机管理网络化、智能化如：OCR智能识别技术（一）档案信息计算机网络化管理（二）计算机智能技术在档案部门应用20第二节：利用计算机技术提高档案管理效率纵向(目录--一体化、全文、多媒体）1、发展方向横向（实体-归档、标引、编研、防护）2、规划设想构建广域的档案信息网络，实现档案信息资源共享。3计算机在档案部门应用的规划设想及实现方针统筹考虑科学规划稳步推进不能盲从（一）计算机在档案部门应用的规划设想（二）实现规划设想应采取的方针政策21第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成1、电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2、电子文件的归档：就是通过计算机系统或计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境一并转存在磁性载体或光盘上保存。3、电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。电子文件的定义22第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成2、电子文件的形成：电子文件的形成23第三节：电子文件与电子档案管理1电子文件的形成电子文件的生命周期包括设计、形成、和使用维护三个阶段档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用档案管理部门对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及维护要有明确要求；档案管理部门要监督电子文件生成系统是否满足设计阶段提出的各项要求，以保证形成的电子文件具有真实、完整、可用、可存取、可理解的属性；档案管理部门一定要对立档单位电子文件的积累、保存、归档进行指导并参与维护。24第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性1、电子文件是数字化的信息形态：电子文件的特性16位二进制数字0101010101025第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性2、电子文件对设备的依赖性：（不能离开必要的软硬件设备）电子文件的特性26第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性3、电子文件载体的非直读性：电子文件的特性27第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性4、电子文件的信息与载体相分离性：（文件和存储设备可以分离，不像纸质档案文字不能脱离纸质单独处在）电子文件的特性正文内容图形内容28第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性5、电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性：物理结构：是指内容存储在载体上的位置及其分布情况，如文件的正文、图形批示、附件等各自在载体上的存储位置。（如e:\办公软件）逻辑结构：是指自身的结构，如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图标号等。（物理结构经常发生变化，而逻辑机构却可保持不变）电子文件的特性29第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性6、电子文件对元数据的依赖性：元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件的特性30第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性7、电子文件信息的共享性及不安全性：电子文件的特性20世纪末，黑客向五角大楼网络发动了“有史以来最大规模、最系统性的攻击行动”，打入了许多政府保密性的敏感电脑网络，查询并修改了许多档案报表和人员数据。五角大楼黑客攻击事件31第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性8、电子文件的其他特性：高保真性易修改性对标准的依赖性非实体归档的可能性等电子文件的特性32第三节：电子文件与电子档案管理2电子文件的特性电子文件特性给管理带来的方便与困难（1）占用存储空间小。（2）有利于人们的开发利用。（3）有利于实现信息共享。（4）促进了文档一体化管理。（5）便于收集积累、整理归档。方便：（1）收集归档的方法不让人放心。（2）长期保存非常困难。（3）文件安全无保障（如：病毒）（4）建立电子档案管理方法、标准、技术和理论的任务相当艰巨。（5）需配置电子档案管理设备，经费投入高。（6）需要培养电子档案管理人才和意识困难：33第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则（5个方面）确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性、安全性原始性即是经过领导签发的最终版本，而且从未修改过，我们就应承认它是原始的，不管它的形式如何变化。电子文件和电子档案可用、可存取、可理解。电子文件和电子档案的原文、生成它的软硬件环境或记录以及元数据、背景信息齐全。完整性是实现其价值的重要保证。完整性有效性有效性文件本身及其载体不含病毒，无物理损伤，内容未被非法修改。34第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则对电子档案实行全程管理即对电子文件的形成、积累、鉴定、整理、归档及电子档案的保存、保管、检查、维护、有效性测试和开发利用、鉴定销毁实行全程管理。建立环环相扣的责任链接，制定记录电子文件一切变化信息的操作规程，有效地保证公文的真实性。35第三节：电子文件与电子档案管理3电子文件及电子档案的管理原则电子文件至电子档案是在纸质文件至纸质档案管理环节的基础上，增加了三个重要环节。纸质文件至纸质档案的管理环节是由：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁增加的三个重要环节：•电子文件形成阶段明确任务，提出要求（如：电子件的格式，大小，图像或影像的具体要求等）•建立电子档案数据库（将所有数据集中到一个数据库中管理）•电子文件的长期保存（如：数据的定期备份，异地保存等）电子文件至电子档案的管理环节36•明确归档时间和归档范围；•明确软硬件环境、版本、数据类型、格式以及被操作数据和检测数据等的归档要求与处置方法。•与纸质或其他载体形式的文件保持一致。•永久保存的，必须制成纸质拷贝件或缩微品。归档时，与纸质拷贝件或缩微品一并归档。•要保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。第三节：电子文件与电子档案管理确保电子文件归档质量3电子文件及电子档案的管理原则37当今国际上对电子档案的管理有多种模式，其中，常用的有三种情况：一是分散管理模式。电子档案由文件形成单位保管，档案行政管理部门只负责制定政