电子档案相关情况说明

电子档案相关情况说明电子档案创建及数据格式说明：（一）使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。图像电子文件以JPEG、TIFF为通用文件格式。（二）采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的图形电子文件(如设计模型、图纸、图画等)，收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。（三）用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。（四）用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。（五）用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。（六）用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。（七）对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构的元数据文件，应注意与电子文件一同收集。（八）使用计算机或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等计算机程序，应注意与在此平台上产生的电子文件一同收集。电子档案应用环境：电子档案的存储载体类型按优先顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘、U盘作为电子档案长期保存的载体。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离环境温度控制在17℃一20℃，相对湿度控制在35％－45％。重要的电子文件必须备份三套，异库异地保管。应定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10％。如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子档案进行迁移操作。对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。电子档案的利用应注意（一）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；（二）应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合集团公司的保密规定，按照借阅利用审批流程审批；（三）查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。