第三章++档案信息资源的开发利用

档案工作实务第三章档案信息资源开发利用•档案信息资源开发利用是档案工作的目的和归宿，在档案工作中占有重要的地位和作用，一直受到档案界和社会的高度重视。《档案法》、《档案法实施办法》中专门设有“利用与公布”一章，规定档案的利用、开放、公布、展览、编研等各项工作要求。•另外，还有《浙江省实施档案法办法》、《浙江省国家档案馆管理规定》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》等一系列档案工作的法规、规章和规范性文件对档案信息资源的开发利用提出具体的要求。•特别是2004年中央办公厅国务院办公厅印发了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，以及随后印发的国家档案局《关于加强档案信息资源开发利用工作的若干意见》、浙江省信息化工作领导小组省档案局《关于加强档案信息资源开发利用意见》等，提出了新时期档案信息资源开发利用工作的新要求，除继续深化传统档案开发利用工作外，要求创新服务机制，拓展社会服务功能，广泛利用信息技术手段提高档案信息资源开发利用工作水平。•本章框架•概述（档案信息资源和档案信息资源开发利用的概念、开发利用的含义、原则和内容）•途径和方法（档案借阅：阅览、外借、证明、咨询，+阅览室建设和利用统计）[途径、方法、开放、公布]•编研（概述、步骤、类型，+网络编研）•展览（概述、筹办过程）•社会功能拓展（政府信息公开、爱教基地、网站）第三章档案信息资源的开发利用信息同能源、材料并称为当今世界三大资源。随着社会的不断发展，信息资源对国家和民族的发展，对人们工作及生活至关重要，成为国民经济和社会发展的重要战略资源。档案信息资源是社会信息资源的重要组成部分，它的开发和利用是档案工作的核心内容之一。第一节档案信息资源开发利用概述一、档案信息资源开发利用的含义档案信息资源是指通过人类的参与而获取的可利用的档案信息，包括档案原件和各种档案信息开发的成果（如档案目录、档案文献汇编、档案参考资料和档案复制件等）。档案信息资源开发利用是指档案馆（室）根据特定利用者的需求或社会需求，将馆（室）藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。它是档案工作的目的和归宿。档案信息资源开发利用包含以下几层含义：1.开发利用工作的主体是档案工作者，即各级各类档案馆（室）从事档案信息开发利用工作的部门和工作人员，他们处于开发利用的主导地位，是决定开发利用工作成败的关键。档案工作者在开发利用工作中的具体任务是：了解本单位和社会对档案的利用需求；针对利用需求，查找、汇集相关档案信息，并进行科学、系统地加工处理，使之有序，便于利用；通过各种方式和渠道将信息传递给特定的利用群体，并收集、处理反馈信息，不断调整和改进开发利用的方向、内容和形式。2.开发利用的对象是馆（室）藏档案资料，它们是开发利用的物质基础。馆（室）藏档案资料包括档案原件，同时也包括对原件内容进行筛选、加工、转化而来的二次文献或三次文献，以及各种资料。3.开发利用的客体是本单位或社会上的档案信息利用者，他们是档案信息开发利用的最终受益者，同时也是开发利用活动的检验者。档案信息开发利用的成果，其产生的经济效益和社会效益必须通过利用者去实现。利用者并非简单地、被动地接受档案信息，而是有选择地接收利用档案信息，并对档案信息的开发利用起到直接的控制作用，是档案信息开发利用效果的反馈信息源。4.开发利用工作必须借助于一定的工具和手段。档案信息资源具有原始性、分散性等特点，档案工作者要快速、准确、系统地提供利用者所需的档案信息，必须运用各种检索工具来准确、及时地选择、发现、定位利用者所需的适用信息，并通过各种工具来进行科学加工和处理，及时将信息定向或多向传递给特定利用者。5.开发利用的任务是实现档案信息的共享，即把馆（室）藏档案，通过多种渠道和方式进行选择和传播，使之流动和共享，以此激活档案中蕴藏的知识和信息，实现一定的经济价值或社会价值。6.开发利用工作的目的是最大限度满足社会的档案信息需求。社会需要是开发利用的前提和动力，开发利用的目的就是为经济社会发展服务。正因如此，选择和传递档案信息应当做到内容上与社会需求相吻合，时间上与社会需求同步。二、档案信息资源开发利用的基本原则（一）服务原则开发利用工作是以服务和满足社会需要为生存与发展条件，其实质在于提供档案信息为社会实践服务，因此，服务于社会是它的根本目的和总的指导思想。贯彻服务原则，最重要的是档案工作者必须明确服务方向，坚定服务思想。明确服务方向，是指档案信息资源开发利用工作要具有正确的方向，应当随着党和国家工作重心的转移而转移，为中心工作服务，要适应社会多方面档案信息利用的需求。坚定服务思想，就是要求档案工作者明确档案工作为社会各方面服务的思想，树立良好的职业道德，充分发挥主观能动性，研究掌握档案信息利用需求的特点和规律，千方百计地为利用者提供方便。（二）开放原则开放原则就是要求档案工作者在开发利用档案信息工作中，要在遵守国家有关法律法规前提下，最大限度地解放思想，根据社会实践利用档案的需求，最大限度地提供档案信息，实现资源共享，充分保障利用者利用档案的基本权利。在开发利用工作中贯彻开放原则，是《档案法》赋予档案部门的职责，它符合档案信息发挥作用的根本规律，也是社会发展的必然趋势。（三）法制原则法制原则是开发利用工作必须贯彻的重要原则之一。由于档案信息具有一定的机密性，决定了在档案信息资源开发利用中必须设定必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。档案信息在开发利用中不能失、泄密，否则，就要触犯法律。《档案法》等有关法律法规，对档案开放时限、内容控制范围、服务对象、内外有别等，都作了详细规定，是每个档案工作者在开发利用档案中必须牢牢把握的。遵循法制原则，要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳，做到既要进一步开放档案，促进档案信息的充分合理利用，又要严格坚持保密，保障党、国家和人民的利益不受损害。（四）效益原则效益原则是衡量档案信息资源开发利用工作水平的重要标准。遵循效益原则，就是要求档案开发利用工作要讲求实效，能为社会提供更多有价值的、社会需要的档案信息。为此，档案部门在实际工作中要强调开发利用工作与效益的统一，不能为开发而开发，而是以它作为实现效益的手段和途径，以取得效益为目标，创造性地、有针对性地开展档案信息资源开发利用工作，以便把无效的开发利用降到最低程度。同时，还要强调社会效益与经济效益、无形效益与有形效益、潜在效益与现实效益的统一，以取得最佳的综合效益。上述原则是一个统一的、不可分割的整体。其中，服务原则是总的指导思想，开放原则与法制原则是开发利用工作健康发展的必要保证，而坚持效益原则是确保开发利用工作取得成效的关键。三、档案信息资源开发利用的主要内容根据国家档案局2005年2月印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，档案信息资源开发利用的主要内容包括以下几个方面：（一）不断充实档案信息服务的内容国家档案馆要加大依法开放档案力度，完善开放制度，定期公布档案；积极开展以已公开现行文件为核心的政府公开信息利用工作。丰富利用方式，简化利用手续，扩展服务范围，改善服务条件，提高服务水平；最大限度地为公众获取政府公开信息提供便利条件。（二）充分利用网络提供利用服务加强档案网站建设，充分利用互联网为社会公众提供已公开的档案信息、已公开的现行文件及其他政府公开的信息服务。国家档案局建设“中国档案信息网”，链接各省、自治区、直辖市档案网站，并以此为主干逐步形成全国性、分布式、互联互通的公开档案信息发布平台和查询利用系统。各级国家档案馆要充分利用互联网档案网站，开办档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。（三）构建政府内部档案信息共享平台充分利用各级党政网，构建为各级党政机关和社会有关部门提供档案信息服务的平台。促进依法暂不能开放的档案信息资源在政府内部的共享使用。以行政职能为依据，以应用需求为导向，建立党政机关非公开档案信息交换共享机制和平台。（四）加强档案利用场所和设施建设加强各级国家档案馆利用场所基础设施建设，提供公共阅览场所，配备检索查询工具，确保服务功能的充分发挥。开设展览厅（室），举办档案陈列展览，对公众进行教育。档案馆的开放档案阅览、陈列展览和政府公开信息利用场所，要设在交通便利、面向公众的区域，为公众查阅档案和获取政府公开信息提供充分便利。（五）推进档案信息产品专题开发和加工要着眼经济社会发展的关键环节和重要领域，开发利用档案信息资源为社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设服务。充分利用规范化、可共享的数字档案资源，围绕党和国家工作大局和关系人民群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，建立一批直接服务大局的重要专题数据库，不断为社会提供优质的精神文化产品。（六）加强企业档案信息资源开发推进企业档案信息化，建立并逐步完善档案信息管理系统，密切配合生产、经营、管理对档案信息资源进行深度开发，为提高企业竞争能力和取得经济效益服务。（七）重视档案信息增值服务工作加大对档案信息内容的研究和开发力度，把档案信息内容转变为档案信息知识。一方面充分利用各级档案部门现有的编研人才，一方面积极支持社会力量对已公布档案信息内容进行研究和开发，努力提高档案信息资源开发利用的深度。（八）促进档案信息服务业的形成推进体制和机制创新，发挥市场机制的作用，提高档案信息资源开发利用的效率和效益。对于已公开而又存在广泛社会需求的档案信息资源，要充分利用社会力量和市场手段，对档案信息内容进行加工和开发，形成档案信息加工业、档案信息咨询服务业等产业，增加社会就业，创造社会效益和经济效益。促进档案信息服务社会化，以此建立档案信息资源开发利用工作的长效发展机制。鉴于有关档案信息化建设的内容在第四、第五章有详细叙述，本章讲述的内容仍以传统的档案开发利用方式为主。第二节档案信息资源开发利用的途径和方法一、档案信息资源开发利用的基本途径档案信息资源开发利用的途径是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本工作形式，实践中这样的途径有许多，可以按照开发利用工作的对象和开发利用工作的渠道来区分。（一）按开发利用工作的对象划分1.提供档案原件。如开辟阅览室，让档案用户查阅所需的档案原件；根据国家各项工作的特殊需求，让档案用户暂时将档案原件借出馆（室）外使用等，来满足档案用户对档案原件的需求。但比较珍贵的档案原件和容易损坏的历史档案，则不宜通过这种途径直接提供给有关的档案用户使用。2.提供档案副本或复制品。如提供文件归档时的副本、文件汇编、文件选编、公报、在报刊上公布的档案文件等，或通过提供档案缩微品、档案复制本等，满足档案用户对档案信息的利用需求。3.提供档案信息加工品。如编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介、专题概要、企业年鉴、图册、图集、科技成果简介等，满足档案用户对档案信息的利用需求。（二）按开发利用工作的渠道划分1.档案信息查阅服务。在档案馆（室）开辟阅览室，为利用者提供档案信息查阅服务，这是档案部门一项重要的日常工作。2.政府信息公开查阅服务。建立现行文件查询利用中心，为广大人民群众提供现行文件服务，这是近几年档案部门为密切联系党和人民群众的血肉联系、推进政府信息公开的重要举措。各级国家综合档案馆开展的已公开现行文件提供利用工作，受到了各级党委和政府的重视和支持，受到了老百姓的欢迎和新闻媒体的关注。2008年5月1日，《政府信息公开条例》正式实施，档案馆成为政府信息的查阅场所，依法为社会提供政府信息公开的查阅服务。3.网络利用。通过档案网站发布开放档案信息、提供档案利用是档案信息资源开发利用的新形式。目前我省各级综合档案馆都已建立档案网站，并且上传档案专题数据库、开放档案目录和部分开放档案原文、照片、录音、录像等。许多利用者可通过档案网站了解、查找档案信息。4.档案资料编研出版。对档案资料进行专题研究、编撰出版，是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径。编研成果包括