物业外包管理管理方案与监管措施

物业外包管理管理方案与监管措施1范围本指南规定了服务分包项目的监管依据、监管检查、检查结果确认、不合格/不符合判定、问题处置、监管细则等内容，为各单位开展保洁、绿化养护、保安、配餐、酒店式公寓（接待中心）服务分包项目的监管工作提供指导。2监管依据2.1项目分包合同及附件与分包方签订的服务分包合同及附件，包括服务范围、服务质量标准、甲乙双方权利义务、违约责任、考核细则、安全协议等。2.2所适用的企业标准及分公司三级文件企业标准：其它有关服务和作业标准公司制度：及相关安全管理制度等（三级文件）《管理方案》《作业指导书/流程》年度工作计划、月/季度工作任务书、工作计划等2.3其它依据业主有关管理规定及国家和地方有关的法律法规；本指南监管流程（见附录《监管工作图示》）。各单位应根据企业标准、关联交易服务标准及业主要求，在分包合同中明确服务质量标准，采用《服务分包项目监管细则》（以下简称《监管细则》）提供的方法对分包项目的服务质量及过程进行监管检查，按本指南监管流程进行处置等工作，使服务达到合同约定的质量标准。3监管检查例行检查：监管员依据分包项目合同内容要求，参考《监管细则》中监管检查频次、方法及范围，对服务质量、过程以及“人、机、料、法、环”等要素实施检查。项目性检查：对于外墙清洗、大修理及装修、VIP接待、大型活动等临时性、项目性内容，根据项目需要进行必要的实施准备工作检查、实施过程及效果检查、问题项复查及整改验证。即时检查：对于跑水、火情、设备事故及人员伤害等突发事件，监管员应进行即时检查及整改效果验证检查。4检查结果确认对检查出的问题项，凡涉及乙方责任的，要求乙方进行确认。其中：a)独立检查：监管员对乙方服务现场独立检查，由所查区域责任人/工作人员在记录上签字确认。b)联合检查：监管员会同乙方项目经理/主管，或本单位监查组、业主单位等，共同对乙方质量进行全面的检查评估(如月检和节日前大检查)，检查结果由双方签字确认。5不合格/不符合判定监管员按照《不合格及事件、事故控制程序》、《质量事故等级划分及调查处理规定》有关不合格/不符合判定标准，根据问题情节轻重和影响程度，判定其属性（即轻微、一般、严重不合格/不符合）：轻微不合格（服务及有型产品等）指对服务质量影响轻微的不合格。如服务中有连续几处质量轻微不达标但未造成抱怨、投诉等影响、员工未戴工牌等。轻微不符合（职业健康安全、违章作业等）可立即整改的物的不安全状态和人的不安全行为；环境管理（轻微）违章作业。违反劳动纪律（轻微、未造成质量安全不良影响）。一般不合格（服务及有型产品等）1、指对服务质量影响较大。如未及时服务、收费错误（未造成重大影响的）等；2、未及时完成业主及甲方交代的一般工作任务；3、对轻微不合格/不符合不按时或不按要求整改的事项；4、一周内连续3次出现类似的轻微不合格。一般不符合（职业健康安全、违章作业等）1、物的不安全状态和人的不安全行为不能立即整改，或经常性发生类似的不符合；相关方的合理抱怨；违章作业。2、对轻微不符合不按时或不按要求整改的事项；3、一周内连续3次出现类似的轻微不符合。严重不合格（服务及有型产品等）指对服务质量影响重大，或连续影响服务质量，如存在事故隐患、故意刁难顾客、顾客投诉或违反操作规程而引起的事故事件等。严重不符合（职业健康安全、违章作业等）1、物的不安全状态和人的不安全行为已造成一定事故隐患。2、严重违反法律、法规及行业安全标准要求、违章作业而引起的事故事件，严重违纪造成严重不良影响。3、多次重复发生的安全隐患或不符合。其它严重事故/事件1、发生责任火灾、触电、人员伤亡，或设备严重损坏以致无法正常开展工作。2、违规操作造成业主设备设施误动作，造成严重后果的。3、发生严重责任治安或刑事案件、严重违反法律法规及相关规定，给发包人造成恶劣影响的。6问题处置6.1分包方原因造成的问题项处置：凡属分包方原因造成的问题项，监管员依据合同考评细则约定的方式进行处置，督促分包方进行整改，并纳入合同考评。常采用的方式有“扣分方式”和“直接罚金方式”：扣分方式：监管人员（取得单位考评授权的监管员、质量安全助理、联合检查组等）对日常检查的问题项开出《不合格/不符合检查处置表》进行处置，按考核细则进行扣分；合同考评组定期（月或季度）汇总，统计总分，按考评细则计取罚金、奖金，经报审后在当期合同结算时执行。直接罚金方式：监管人员（取得单位考评授权的监管员、质量安全助理、联合检查组等）对日常检查的问题项按考核细则直接开出处罚单，“一事一罚”，及时纠偏；合同考评组定期（月或季度）汇总，统计罚金总额，签署合同考评意见，经报审后在当期合同结算时执行。6.2我方原因造成的问题项处置：凡属我方原因造成的问题项，监管员与分公司相关部门沟通，或请由分管领导协调，积极参与并促成责任方、配合方进行必要的改进、整改。6.3业主方原因造成的问题项处置：凡属业主原因造成的问题项，监管员通过分公司或相应专业口与业主进行积极沟通，反映有关问题情况，促成其进行必要的改进、整改或提供必要的服务条件、资源供相关方整改。7监管相关工作为提高整改监管工作的管理水平和效果，监管员还需有效组织或参与同监管相关的管理活动，包括合同结算、月（季度）沟通会、顾客意见调查、年度合同评审、方案计划审核等：7.1合同结算：监管员签署合同考评意见，协助办理合同结算。7.2月（季度）沟通会：每月（季度）分公司组织一次服务分包项目沟通例会，听取乙方当期服务工作汇报，监管员通报监管检查及考评结果；我方对乙方服务质量及管理效果进行评价，交流看法，提出要求和整改建议，传达上级任务。7.3顾客意见调查：由监管员按公司/单位统一计划组织落实顾客意见调查，并督导乙方进行整改，并进行回访和验证。7.4年度合同评审：监管员指导乙方编制年度合同执行情况报告，向单位汇报服务分包合同监管执行情况，对下一期服务合同提出改进、完善的建议。7.5方案计划审核：监管员指导乙方编制下一期管理方案、工作计划、培训计划，报经分公司审核后督导乙方实施。7.6其它工作：监管员协助和监督乙方开展分公司所要求的技能比武、应急演练等活动。8服务分包项目监管细则8.1细则内容包括：l服务分包项目监管细则使用说明l保洁服务分包项目监管细则l绿化养护分包项目监管细则l保安服务分包项目监管细则l配餐服务分包项目监管细则l酒店式公寓（接待中心）服务分包项目监管细则8.2细则使用注意事项：l《监管细则》规定了服务分包项目的服务（产品）、人员、设备及工器具、材料、现场作业过程、环境、其它等七个方面的监管内容及标准、检查方法、检查频次、检查范围，为各单位开展项目监管工作提供指导，并为各单位编制服务分包项目的质量标准及考评细则提供参考。l《监管细则》未涵盖的服务内容，各单位需根据项目实际自行确定适宜的监管方法。l《监管细则》“监管检查频次”规定了监管员对一般项目内容的检查频次，对于重点项目、重点区域及检查出的问题项，应结合实际适当增加监管检查频次。l《监管细则》“监管检查范围”规定了监管员每次监督检查应抽检的面积、数量、人员等比例，各单位实际监管时，应做到检查内容全面不漏项，抽检范围定期全面覆盖。服务分包项目监管细则（保洁服务）监管检查内容及标准监管检查方法监管检查频次监管检查范围一服务（一）公共部位【地面】1.1清洁基本要求：洁净无杂物、污渍、灰尘（浮灰、积尘）、印迹、积水等。1.2办公楼/公寓大理石/花岗石如打蜡应确保光泽均匀；住宅区公区大理石/花岗石持材质原貌；地毯应色泽均一、图案统一、纤维方向一致；木地板应表面光亮、不褪色；水泥地面、水磨石如用面蜡应防水、防滑；文体活动场地应平整，塑胶场地无折皱。1.3厂房环氧采砂地面、金属硬化地面保持地面材质原貌；集控楼静电地板严禁用湿拖布；厂用电红色防滑胶垫、黑色绝缘胶垫：干净无污迹、无脚印，胶垫成一水平线。1.4台阶扶手、栏杆及底部、根部干净，无灰尘。1.5大坝坝面无杂物、污迹、蛛网、积水、积雪。1.6保洁巡回维护要求：维护区域每100m2烟头、纸屑等不超过规定数量。（未要求巡视维护的区域不作规定）。视检：目测符合标准。手检：门窗等表面用纸巾擦拭20cm无明显污迹。嗅检：嗅味正常无异味。仪表检：石材抛光、结晶处理效果可用光洁度测试仪测光洁度。以刚做完保洁时质量检查为主。结合作业中及巡视维护中的检查。l小区楼道、办公楼地面、厂房一般部位、坝面等地面1次/天；l厂房特殊区域地面按合同要求作业频次。l普通办公室地面1次/周。l重要计划性卫生即时检查l抽检面积大于20%/次，不漏项。定期全面覆盖。l重点区域、部位适当增加检查频次。经常变换检查线路/部位。l问题项复查100%【内墙面、柱面、顶面】1.7清洁基本要求：洁净，无污渍、灰尘（浮灰、积尘）、印迹、蛛网等。1.8大理石/花岗石表面光滑、明亮；墙纸无明显污迹、色泽均一；涂料无有色划痕及其他各种污垢；玻璃、镜面投光性好，镜面人像清晰；不锈钢、黄铜色泽均一、明亮，有金属质感；铝合金板表面光滑，接缝处洁净。1.9二米以下做日常保洁；二米以上普通高度做一般计划性保洁；超出普通高度、需要使用升降平台/脚手架进行高空保洁的，按委托合同要求的标准及频次进行计划保洁。l低处1次/周；l高空区域按合同要求作业频次。l【门、窗】1.10清洁基本要求：整体干净，表面无污渍、灰尘、水迹、污迹，窗槽、窗台无积尘。1.11窗帘挂钩无脱落，窗帘悬挂美观；金属框架、拉手无作业不当产生的氧化斑点；厂房防火门无油迹，保持光亮见本色；幕墙玻璃外侧部分按委托合同要求保洁。一般1次/天厂房防火门、启闭机房门、设备间门按作业频次1次/周（月）。l【外墙】1.12基本要求：外立面无污垢，无悬挂杂物。1.13二米以下外墙做日常保洁；二米以上外墙按委托合同要求的标准及频次清洗。办公楼二米以下1次/周；普通办公楼、小区、营地等二米以下1次/月。二米以上按合同清洗频次检查。l【天台、平台】1.14无垃圾杂物，排水口定期及大雨前清理，确保畅通。1次/月大雨前即时l一服务一服务一服务一服务（二）楼内公共设施、物品（二）楼内公共设施、物品【电梯】1.15清洁基本要求：轿厢干净，无杂物、污渍、灰尘、印迹、异味，金属面光亮，门槽无积灰、异物。1.16保洁巡回维护要求：电梯内烟头、纸屑等不超过规定数量（办公楼、酒店公寓1个，其它2个）视检：目测符合标准。手检：家具、电器、镜面等表面用纸巾擦拭20cm无明显污迹。嗅检：嗅味正常无异味。以刚做完保洁时质量检查为主。结合作业中及巡视维护中的检查。1次/日业主上班前检查及中途维护抽查结合l抽检面积大于20%/次、设备设施数量大于20%，不漏项，定期全面覆盖。l重点区域设施适当增加频次，经常变换检查线路/部位。l问题项复查100%。l抽检面积大于20%/次、设备设施数量大于20%，不漏项，定期全面覆盖。l重点区域设施适当增加频次，经常变换检查线路/部位。l问题项复查100%。【消防监控等设施】1.17灭火器箱、消火栓箱、消防按钮、探头及疏散指示、风口等表面无灰尘、污渍、蛛网；箱内无杂物、积灰；1.18楼顶进出风口定期计划保洁，无杂物、蛛网、积灰。1.19安防设施（摄像探头、门禁设备、安检设备等）设备外壳无浮灰、污渍、水迹。外表面：小区1次/2天，办公楼及工业区1次/天箱内1次/周l【楼内照明设施】1.20墙面照明箱盖、开关盒、面板等表面无浮灰、污渍、水迹、蛛网。1.21灯罩内无积灰、虫尸、蛛网。1.22日光灯架定期计划保洁清理，表面无积灰、蛛网。1次/周l【停车场设施】1.23车库设备设施无杂物、积尘、蛛网。1.24停车标识、指示牌、挡车器、反光镜等表面无积灰。1次/周l【茶水间设施】1.25开水器、茶水桶外壳无杂物、灰尘、污迹；打水台面无积水、无污迹，槽内无杂物。1.26上下水通畅，溢水口、下水道入口无异味。1次/天l【卫生间设施】1.27台面、面盆：光亮，无水迹、污迹、毛发；镜面、镜框、钢制品：光亮，无水迹、污迹、锈迹。1.28大便池、马桶、小便器：无杂物、尿碱、污渍、水锈、异味。1.29淋浴室地面干净