物业档案管理

物业档案管理（一）物业档案的分类序号类别相关内容1综合管理类行政综合，接待工作，宣传工作，劳资管理，后勤管理等。2业主类业主的入住时间，住房的具体位置，面积和房屋属性（公产，私产，公私合并产权），业主公约等。3日常管理类业主家访表，联络单，业主的合理化建议及表扬，日常工作检查记录，园林绿化，治安工作等。4科技档案类工程竣工图，土建综合材料，水电综合材料，楼宇住房验收交接材料，公共实施新建材料等5会计档案类凭证，账簿，财务报告，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案保管清册等，6人事档案类聘用员工，专业技术人员以及辞退员工档案等。7声像、实物档案类各级领导和重要来宾视察，来访，参观，举办各种庆典活动，社区文化和开展各项宣传等活动形成的照片，底片，录音带，录像带等在题材料。（二）公司内部档案资料序号名称具体明细1物业施工设计图无2物业产权档案（1）物业产权情况及用地情况的系统连载，以及审查确认产权的意见，结论。（2）反映产权人的身份，历史和产权的全貌，产权的演变情况及纠纷处理过程。（3）存在的问题。3卡片（1）房地卡片（2）房屋卡片（3）土地卡片（4）索引卡5表格各类物业的各种统计，会计报表(三)物业档案管理1.公司物业档案管理标准（1）配备专业管理人员（2）达到“十清”要求：物业来源请，基本数据清，结构类型清，设备设施请，完损情况清，绿化苗木清，维修基金清，租金费用清，使用情况清，管理制度清。（3）培训业主委员会（4）收集资料完善及时（5）整理资料规范（6）报关资料科学（7）变更资料及时（8）使用资料得当（9）统计资料准确2.物业档案管理制度（1）保管制度：1.无关人员未经允许，不准擅自进入档案库2.库内所有设施实行专人专用3.定期检查，做好检查记录（2）保密制度：1.档案工作人员要严格遵守党和国家有关安全保密规定，时刻提高警惕，确保档案安全。2.不准私借档案3.不准在档案室会友，接待客人或闲谈（3）借阅制度1.凡外单位人员来查阅档案材料，需两人持单位介绍信，访客办理查阅手续2.不准将档案带出档案室。如遇特殊情况，须经领导批准3.摘录，复印档案，须经有关部门负责人批准，由档案工作人员办理4．严禁涂改，拆毁（圈点，划道注字，拆页）档案（四）物业档案的保管与移交1.设有符合“八防”要求的物业档案库2.档案装具适用，排列有序3.严格管理，手续完备（五）物业档案变动方法1.物业现状变更（1）已办理物业变更登记的。根据更改物业的设计施工图纸和物业测绘人员的实地修测，由摹绘人员更改摹绘物业图纸，转制卡人员更改卡片，归档人员做总目动态登记。（2）未办理物业变更登记的。物业测绘人员实地了解，根据实况变动图纸，填写“更改平面通知单”，并按前面方法相应更改摹绘图和卡片。归档只要将“更改平面图通知单”插入原分目即可。2.物业产权变更（1）全部转移（2）部分转移（3）土地分丘变更（4）其他变更3.物业变动文件材料的归档方法（1）新登记案件另行归档（2）新登记案件归入原档（六）各阶段各类物业资料收集的途径与具体明细1策划投标阶段（1）早期介入的收集规划设计时的有关资料施工验收期的有关资料（2）非早期介入的收集与获取2.前期管理阶段（1）物业管理验收时进行收集（2）楼宇入伙装修时进行收集与获取3.日常管理运作阶段（1）房屋日常维护时进行收集（2）设备设施维护时进行收集（3）日常公共秩序维护管理时进行收集（4）日常绿化管理时进行收集（5）业主住户关系服务时进行收集（6）物业大修与更新改造时进行收集4.物业管理资金收集与使用时进行资料的收集与获取5.物业多种经营时进行资料的收集与获取6.人事与行政管理时进行资料的收集与获取