物料编码讲稿

物料编码讲稿各位领导、各位同仁、各位朋友：大家好！今天在此与大家一起讨论一下物料编码。我先抛砖引玉汇报个人对物料编码的认知，然后再请大家各抒己见，见仁见智。什么是物料编码呢？物料编码就是管理软件操作中用来准确区别不同物料的一个符号代码。在这些应用系统中，不仅物料有代码，人员、数据、单据、报表都有代码。它是为提高操作效率而设置的。我们在这里只讨论物料编码。因为物料是信息数据中最有代表性、最多样、最复杂的一类。物料编码的方法不仅仅用于物料，也可以用于供应商、单据、报表的管理；这些方法不仅可以用于ERP，也可以用于其它软件系统，甚至可以用于不需要软件的日常工作。因为它是一个新原理，它是一种新方法，它是我们解决问题的一种新途径。所以，我们即使不做物料编码工作，也是有借鉴意义的。物料编码讨论主要有三个问题：目前的物料编码什么样子？使用中有哪些问题？这些问题怎么办？一、物料编码现状简介据网上了解和其它公司实际查看，目前物料编码主要有四种方案：1、流水码方案：用物料录入时的顺序号做编码；或前面用分类后面用顺序号做编码。结构简单，编写容易，一般财务核算使用。基本编码结构：分类号(数字或字母)+流水号(数字)此法常用于各种统计报表编号，各种单据编号。小规模企业可用于原材料或成品、半成品物料编码。一般使用人员相对固定、集中，并且使用频繁的物料，可以用此编码方案。2、项目码方案：按生产线使用物料顺序编号做编码，或按项目分类加顺序号做编码。易于增加新物料，不考虑使用分析，生产管理使用。基本编码结构：项目号(数字或字母)+流水序号(数字)此法用于商贸公司多项目管理较好。较松散行政管理的生产企业（子母公司制）也可用此方案。大型企业可用于专业性强（专用）的备件编码。3、数字码方案：编码全部由数字组成，一般是大类、中类、小类、品种，加特征代码。结构明了，分类严谨。供应采购使用。基本编码结构：分类号(数字)+物料特征码(数字)+序号(数字)批发商、超市或小零售商用于收银管理。企业一般用于日常消耗材料编码。4、音型码方案：用物料名称的汉语拼音声母组合，加物料规格型号做编码。特点：易编易懂，查找准确。是内蒙古包钢集团公司王太龙先生的发明。仓储物流可以使用。基本编码结构：物料名称拼音声母(字母)+规格型号(数字或字母)+序号(数字)商贸仓储物流公司用于客户与物料区分很实用。用于专业商贸公司物料编码也非常好。企业可用此作无确定规格型号的物料编码。也可以用于客户、供应厂商编码。二、物料编码(数字码方案)讨论以纵横钢铁公司实际应用的ERP(数字码方案)为例，选取螺栓来讨论。如：双头螺栓M20*90编码就是：2090102200901、编码方案注明分类共有4级：第一级辅助材料（用2表示）；第二级紧固件（用09表示）；第三级螺栓（用01表示）；第四级六角头螺栓（用01表示）；双头螺栓（用02表示）；地脚螺栓（用04表示）；沉头螺栓（用05表示）；方头螺栓（用08表示）；T型螺栓（用11表示）；内六角螺栓（用16表示）……分类编码后面是物料的使用参数。多么完美的方案！有什么问题吗？问题1、六角螺栓一套M20*90（第二行）编码：2090101200901（增加一个尾号）；问题2、8.8级六角螺栓M20*90（第三行）编码：20901019720090（增加第五级97新分类），这样的新物料种类还会不断增加。如：10.9级六角螺栓（99）；不锈钢六角螺栓（98）；镀锌六角螺栓；全丝六角螺栓；左旋六角螺栓等等（当然，也可以全部改为第四级）。最后只能增加“其它”项，来解决分类的扩展问题。实际在同一个套账里，最终也无法对所有的螺栓分类。只好分一个其它螺栓（91有322项）：209019116101丝杆M20*1000209019116102DN450闸阀压水圈螺栓见图纸209019116103螺柱M6*160(两头*35）209019116104螺柱M6*1.25*130209019116105紧固螺钉M6(附图）209019116106紧固螺钉M12(附图）209019116107方头螺栓一套见图纸209019116108直杆螺栓42*830209019116109直杆螺栓30*595209019116110直杆螺栓24*492209019116111圆头镀锌螺栓M6*20通丝209019116112圆头镀锌螺栓M5*50通丝209019116113单头螺栓24*950209019116114单头螺栓36*1400209019116115单头螺栓24*1100209019116116单头螺栓20*700209019116117单头螺栓24*650209019116118护轨螺栓一套M24*310209019116119双轨螺栓一套M26*260209019116120接头螺栓一套M24*160209019116121直杆螺栓M24*920209019116122直杆螺栓M42*1770209019116123直杆螺栓M30*1200209019116124直杆螺栓M24*1200209019116125直杆螺栓M20*70020901911612610.9级高强螺栓扭剪型M20*5520901911612710.9级高强螺栓扭剪型M20*6520901911612810.9级高强螺栓扭剪型M20*7520901911612910.9级高强螺栓扭剪型M20*8020901911613010.9级高强螺栓扭剪型M20*10020901911613110.9级高强螺栓扭剪型M20*110209019116132镀锌圆头螺栓M6*30（通丝）209019116133镀锌圆头螺栓M5*80（通丝）其物料编码也只能使用流水码。已违反了一贯性原则、易记性原则，完整性受到挑战。问题3、即使现在已有1686个第四级分类，如果要找某种东西，学习掌握也是一项艰巨的任务。事实证明这样的分类方法无法面面俱到。分类越细，编码越缺乏扩展空间，就需要不断地增加分类。随机性增加的分级，与物料没有必然的联系。所以，即使经过努力，消除了那些分类和编码错误的物品，现有的431页编码手册也难以熟练掌握，何况我们还要不断地增加新分类呢。更糟糕的是公司从事这项工作的人，多数根本没有看过编码手册。没有规则的编码那就是乱码，乱码当然用起来不顺手啦！所以，现在大家实际操作时，基本上都不用编码。（依靠超强记忆力用这套编码的个别人，当然自我陶醉了）我们通过对螺栓的编码分析，知道公司物料编码存在着许多问题。现在进行一下总结：三、物料编码常见错误1、一物多名称，造成一物多码，如：联轴器、轴接手、对轮、靠背轮，实际是一种物品。表中：（2090307.）轴用弹性挡圈与（20971.）卡簧实际也是一种物料。2、规格型号录入格式不一致，如：对丝DN1515mm4分1/2寸，实际为相同的规格型号。表中：第20行、第27行就没有螺纹标识。3、对同一种物料各部门、各专业分类不同，如：手拉葫芦可以分在起重设备类，也可以分在检修工具类。表中：（第5行）不锈钢六角头螺栓也可以分在（2090154）不锈钢螺栓内。4、编码中包含变动信息，如：仓库存放位置、工序、供应厂商、采购价格、安装使用情况等。表中：（第28行）T型槽用螺栓，实际不是T型螺栓。5、编码中包含行政隶属关系，如：分公司、生产厂、部门、工段、作业区等。表中：（第22行）炉顶螺栓，实际可能不是方头螺栓。6、编码想体现各管理部门要求的信息，如：财务分类、采购分类、仓库分类、设备分类等同时加入。表中：螺栓一套与螺栓一条就是采购信息。应该用拆分与组合单据来完成。7、编码总想将物料的多种特征表示出来，如：物料的材料、热处理、外观、加工方法等同时加入。表中：（第23行）镀锌方头螺栓就是热处理工艺的体现。由于镀锌螺栓各种形状都有，就需要增加一倍的分类。材料不同（35#，40Cr）又增加两倍；强度不同（4.8级，8.8级，10.8级，12.9级）又增加几倍。细牙、左旋呢？还有全丝、梯形螺纹、矩形螺纹……分类越来越庞大了。8、数字编码，设计的很长，与物料没有直观的对应关系。表中：（第6行）全扣10.9级六角头螺栓一套（20901019999160701），实际已没有人记住了。9、随机编码，内部之间没有必然的联系，记忆、查询困难。表中：8.8级螺栓有97分类（第3行）；有93分类（第16行）；还有98分类（第29行）。10、编码缺乏增长空间，分类无法面面俱到，多用其它项补充。公司U8上142个“其它”项中，共有12183种物料（占公司全部物料的19.71%；占公司常用物料的46%）。并且无法按原有规则编码，只能退而求其次，使用流水码方案。我们总结出编码的10大问题。其中9个与分类有关，1个与物料特征有关。它们都是造成重码、错码的主要原因，也是修改编码的重要依据。具体如何解决呢？（我们休息一会儿，再与大家讨论）要解决物料编码的十大问题，我们要先知道物料编码干什么用，还要先了解一下物料编码基本要求。然后再来讨论如何编码。四、物料编码用途没有用软件以前，是不需要编码的。物料信息传递主要是文字和语言，在传递时，会自觉不自觉地加入个人的认识和判断。例如：2寸弯头，我们会根据一张计划单前后所报的其它东西（镀锌管、水龙头、工程项目等），采购时以此确认2寸弯头是：镀锌、带内丝、管螺纹、90度和通径50㎜等等信息。使用软件之后，要求我们必须精确传递物料信息。而精细、准确的描述是多样和繁杂的，编码就是用来准确区分和细化认同这些物料信息的。所以，物料编码的基本用途有三个：1、准确表示物料：物料编码就是物料识别代码。基本要求是：一个识别代码，只能表示一个物料。2、方便物料使用情况分析：在编码中增加部分管理分类，利于管理的统计、分析和考核。3、方便查找已录入物料：赋于其某些有规律的含义，让人们较快地找到所需的东西。五、物料编码原则（基本要求）1、唯一性原则（金）：一个编码只能代表一个物料；同一个物料尽量对应一个编码。（坚持原则）2、完整性原则（木）：对所用物料分类清楚，编码方法应能适合大多数物料。（条理清晰）3、扩展性原则（水）：新增加物料归类、排列容易。（容易掌握）4、简单性原则（火）：结构清晰、形象易记，录入、查找操作有帮助。（提高效率）5、兼容性原则（土）：对或无法按编码方法编制的物料，应有可以兼容的妥协方案。（适应变化）六、简化物料编码有一位朋友（刘志国）提出这样一个设想：系统查找问题：即使再简短的编码，人的记忆能力也是有限的。得有一个简单行之有效的方法。例如：汉字词典，字典中的字虽多，但一说到某一个生字，任何一个人不论从拼音、字形上面都能准确的把它找到。货物如同汉字，系统就是那本字典，要创造一个简单、快捷的方法，这是我们应当考虑的。其实用名称和规格物品名称规格型号新编码型号查找就是拼音原理。奔着这样的理想，我们来尝试一下“字形”方法：1、用流水号(数字)来区别相近物料，满足一个识别代码，只能表示一个物料；2、只要能达到统计、分析和考核的要求，尽量简化物料分类；3、寻找有规律的物料特征含义，让人们方便找到所需的东西。我们试用双头螺栓一套M16*80（8.8级）为例（名称和规格型号查找方法对比）分析简化：1、满足易记性原则：编码部分采用常用的、方便区分物品特征的、特定意义的数字或符号，可以较快地查对。取：直径16，长度80两个参数（用分隔符分开）：209010297.16.80.12、编码的尾号：1当然也可以有2，3……50……100我们暂取两位数01到99表示（*）：双头螺栓M16*80（8.8级）包含的单个螺栓，双螺母螺栓等；209010297.16.80.*3、去掉：（8.8级）分级，又有：普通，4.8级，10.9级等；2090102.16.80.*4、再去掉：双头分级，又有：六角，内六角，方头，T型，镀锌，不锈钢等等；20901.16.80.*到此，在辅助材料（2）紧固件（0901）内，使用参数包括：16，80的螺栓共有23项：原编码2090101160080六角头螺栓M16*804416.80.01209010116