物流资源中关于存货管理的论述

关键字：物流管理利用完善物资是中国运载火箭技术研究院完成各项科研任务的物质基础，是保证“出成果”的重要条件之一。物资管理是科研生产管理的重要组成部分。2004年11月，研究院决定成立物流中心，负责全院军品型号物资的集中采购与供应。由于科研生产任务量的急剧增加，使得物资供应的及时性、迫切性大大增强。在此情况下，如何搞好物资管理，保证科研生产任务的需要；提高资金使用效率，避免库存积压。论文并以此做好优化物流、人流、资金流等资源的合理配置，成为管好物资的关键。存货管理是物资管理的重要组成部分。存货管理的趋势、目标和重点是利用先进的物流管理理论与管理方法，对存货管理的全过程进行优化组合及合理配置，使存货管理活动中的订单流、物流、资金流等处于最佳组合状态，达到以最少的投入，获得最大的产出。本文结合科研生产、业务流程实际，对加强存货管理及内部控制的进行探讨。一、合理整合内部物流资源企业内部物流资源是指有利于加强存货管理的所有资源。包括仓储资源、人力资源、信息资源、管理资源、运力资源等。企业内部物流资源的充分利用与否，直接影响着存货的经济采购量、仓储量和存货的仓储成本。1．加强物料管理的基础工作所谓物流管理，就是指从采购、生产到销售过程中一系列的涉及到物料管理的业务，如原材料的采购、保管、领用业务、销售业务等。在实际业务中，由于品种多、形态各异、账实分离等原因，物料管理一直是单位管理中最重要、最复杂的工作之一。首先要明确存货业务及相关部门的岗位责任制和权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。包括存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；存货处置的申请与审批、审批与执行；存货业务的审批、执行与相关会计记录等。其次要明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制，如仓储保管根据采购计划填报出入库指令单，并有相应的保管联次作为物料实际收发的凭证。各仓储部门设置实物明细账，详细登记经验收合格后入库的存货类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财会部门核对。第三，财务部门根据验收证明对验收合格的存货及时办理财务入账手续，对会计期末货物已到、发票未到的收货，暂估入账。第四，明确存货的分类管理制度，对贵重物品、精密仪器、危险品等重要存货，采取额外控制措施，确保重要存货的保管、调用、转移等，经过严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。第五，对存货进行实地盘点和清查。由于存货的数量大，占用资金的比重很大，如果盘点不确实，不仅影响资金的实际占用数字，而且影响盈亏的正确性。第六，财务部门通过存货增减数的连续记载，随时结出账面结存数和金额，经常保持明细账和总账相符。再通过实地盘点，保证账面结存数和实物相符。2．采购合同的管理与控制（1）合同的审查、签订材料采购合同是采购物资合法性、合规性的重要依据，是存货管理的重要审查内容。对采购合同的签订依据、评审程序、评审范围都应有明确规定，可采用各部门会签方式。如军工科研单位签订合同必须以科研生产计划或备料指标为依据，既要保证生产供应，又要防止库存积压，充分利用库存编制物资计划；对50万元以上的合同须经过部门会签、总经理签署，并报院级领导审批。（2）监督、检查合同的执行情况◆审查合同的付款情况。业务部门按照审查通过的购货合同中明确的付款方式，预付给供货单位货款。财务部门在审核预付账款时，根据协议、合同的规定审查。为了提高营运资金使用效率，合理调配紧缺资金，对于所有采购付款都要求提供当月的付款指标计划，并按审批后的计划用款指标执行。审查采购付款，除遵守合同的约定外，还必须保证是在所分配的指标额度内使用，不得办理超指标的合同付款。◆审查合同付款的报账情况。合同付款报账也是真实反映库存物资的一个重要指标。对及时清理付款资金，准确掌握合同目前的执行情况，有很大的作用。财务部门定期清理合同付款未报账的业务，并将信息反馈到业务主管部门。业务主管部门通过合同明细记录，检查其入库、到货、出库情况。对已到货入库的物资必须及时报账，防止造成账实不符，如发现问题尽早解决，使合同得以正常履行。3．加强销售回款的管理目前物流中心负责为全院各厂所提供物资供应、物流配送与服务工作。除少量采取现金结算外，多采用转账结算，结算部门和结算方式自行约定。因采购供应量大，销售回款到位速度缓慢，致使采购资金不能及时到位。在不影响科研生产的情况下，一方面应集中资金采购急缺物资，另一方面，对不及时结算的单位应由转账结算，改用现金结算，保证生产的顺利进行。4．加强库存信息系统的管理，优化业务流程原有的库存系统已经应用多年，由于物流中心业务量大，人员结构变化等诸多因素，使得老系统运行缓慢，影响库存材料出入库的正常操作。新供应链系统相对老系统更加完善，并继续不断改进，可以更好地满足存货管理需求。优化库存入库的确认环节。入库单的确认需经过计划员、检验员、财务，以及保管员确认，方可办理入库手续。如果上一环节出现问题，直接影响全部过程的顺利进行。在实地分析论证后，取消财务确认环节。这样不仅节约了时间，而且仍然可以查阅入库单的所有信息，实施打印操作留下凭证。改变库存出库的信息系统管理。材料出库是一个经常性的业务，量大且容易出错。出库单同样需要计划员、检验员、保管员以及财务确认，方可办理出库手续。一张入库单可能对应若干张出库单，出错机会相对更大。但出库不同于入库，出库必须与销售收款挂钩。如果与入库是同一个信息系统，有可能仍然是系统运行缓慢，并且影响系统中其他模块的运行速度。将存货分类，实行不同的信息系统确认标准。为提高工作效率，对数量多、品种多而杂、金额比重相对较小的物资类别，实行简化的库存系统确认标准，实时核对账目，保证库存的账实相符。二、利用外部物流资源加强存货管理1．减少资金占用，加强物流管理我们所追求的不是全部实现机械化、自动化的高科技的物流，而是结合发展趋势和目前的现状，建立适合自己的物流；不是机器设备的大量购进，而是实现真正意义上的物流管理。现实是，只要我们拥有库存就存在许多不可避免问题，诸如资金短缺、产品积压、应变能力低、竞争力差、库存资金占用多、设备利用率低、生产周期长、物料供应不及时、成本高、信息反馈不及时、预测能力差、生产管理水平低等。由于上述问题，致使企业管理成本高，缺乏活力和竞争力。因此，应引进物流管理技术，由供应商和采购商共同管理库存，以缓解某些困难，向零库存方向努力。2．网络化的物流供应链管理应该把物流能力确定为核心竞争力，整体优化供应链。在统一管理全院的采购、仓储、配送和运输的物流活动中，对物流业务流程从整体上实施优化重组，提高物流管理组织化程度。供应链中的协作生产和物流集成需要诸如订单计划、各节点存货状态、采购计划、生产计划、供应商交货预安排，以及储运存货情况等信息的集成共享。随着社会的不断发展，特别是采用计算机控制生产流程，在材料采购、存储和货物配送等物流环节，有着相当大的降低成本空间。通过供应链一体化协作，鼓励供应商在采购商驻地建立销售分拨中心，优化供应配置，优化销售供应链，以缩短产品到达最终用户的时间，降低成品库存。并且形成能对型号需求快速反应的配送体系，快速供应，提升销售和物流整体实力。三、完善存货管理的措施一是加强政策和主管领导的支持。要制定有关的政策或规划，采用不同形式对物流的发展进行扶持，引导存货管理。要采取一系列措施，论文形成规范的和有利于发展物流活动的环境。二是完善物流的信息管理和控制系统，提高存货管理水平。存货管理是物流管理的核心业务，充分利用信息系统和控制系统，继续增强系统的某些功能，使其发挥强有力的作用，为存货管理和控制打下良好基础。如增加合同中关于付款、报账等内容。三是加强物流科研和培训工作，为发展物流提供技术和人才保障。虽然军工科研单位与完全市场化的物流管理和要求有所不同，但要上升一个新的台阶，物流知识和物流技术人才必不可少。