订单(合同)签订审批流程

订单（合同）签订审批流程一、总则本流程目的：规范订单（合同）的签订、履行和付款程序，并最大限度的规避风险。适用范围：适用于广东智慧电子信息产业股份有限公司（以下简称公司）签署的所有经济类订单（合同）的管理，不适用于劳动合同等其他类订单（合同）的管理。定义：订单（合同）是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。意义：订单（合同）审批可以保证订单（合同）内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。二、订单（合同）审批流程图订单（合同）审批共包括7个环节：缮制订单（合同）文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署订单（合同）和登记存档。F1缮缮缮缮缮缮F2缮缮缮缮缮缮F3缮缮缮缮缮缮F4缮缮缮缮缮缮F5缮缮F6缮缮缮缮F7缮缮缮缮三、产品订购订单审批流程产品订购（含增购）订单是指客户（用户）只购买产品的订单。审批流程详细说明如下：F1.缮制订单（合同）文本缮制订单（合同）文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草订单文本的过程。只有采用非标准样本的订单（合同）需要缮制订单（合同）文本。工作内容：1.收集相关信息在缮制非标准订单（合同）文本之前，相关KPI负责人必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的订单（合同）样本、类似订单（合同）的标准样本等，作为起草订单（合同）文本的基础，同时将相关资料作为订单（合同）附件。2.制定订单（合同）框架根据订单（合同）的价格条款、交易方式等条件，同一类型的订单（合同）也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准订单（合同）文本之前，必须先确定订单（合同）的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的订单（合同）类型。3.起草订单（合同）文本对于订单（合同）框架中的非标准订单（合同），订单（合同）文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须对订单（合同）的盈亏状况进行预测。4.上报订单（合同）在起草完订单（合同）文本之后，相关KPI负责人必须仔细检查订单（合同）的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。并将检查过的订单（合同）文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。F2.审核业务风险审核业务风险主要是评价订单的业务前景、业务利润、订单交期和回款风险。1.业务风险审核流程订单业务风险审核共包括但不限于以下环节：KPI负责人→分公司负责人→商务部→营销/客服中心→审计部→财务部→物资部→总经理。详见附件1《订单（合同）审批流程图》需求受理阶段流程审核阶段实施阶段结项文档子流程物资PMC财务经理审计经理售中经理技术经理高层领导商务经理区域商务专员KPI责任人客户用户序号流程名称：订单（合同）审批流程流程监管人：质量部编制日期：2012.9.186431527合作意向合作意向订单（合同）草本项目信息审核订单（合同）审批表8129商务审核技术风险规避工程实施风险规避法务风险规避财务风险规避物资供应风险规避YYES有技术问题合同定稿10签约成交签约成交签约合同审核YES签约合同原件归档补充协议KPI转移进入备货状态商谈签订YESYNONO协调解决NO信息不全YES信息齐全YES无技术问题，需我方施工YES无技术问题，无需我方施工YES变更意向变更意向变更申请NONO变更审核订单（合同）草本订单（合同）审批表补亏责任承诺书合同变更申请表签约合同原件合同变更申请表YES权限内NO变更核准YES变更驳回NO签约合同复印备案签约合同原件YES签约合同核准纳入订单（合同）台账订单（合同）台账NONONONONO按合同规约下达备货指令工作内容：①、评价业务前景公司的部门主管在拿到相关KPI负责人缮制的订单文本后，首先需要对业务的发展前景进行评估。对于有发展潜力的业务，可以考虑适当增加优惠条款，以维护双方的长期合作关系；对于临时性和没有发展潜力的业务，必须对其它业务风险进行严格审核，并提出修改建议。②、审核毛利、评价业务利润在确定了业务的发展前景之后，部门主管需要根据业务发展前景来确定订单的利润水平，同时将订单的盈亏预测与相应的利润水平作对比。如满足利润要求，则签字同意，否则提出修改建议。③、评价风险控制措施：在订单满足了业务发展需求和利润要求之后，还必须对订单中的风险控制措施进行评估，检查订单条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。如果规避措施得当，则签字同意，否则提出修改建议。KPI责任人、分公司负责人、商务部经理、营销中心/客服中心总监、审计部经理、财务部经理、物资部经理、总经理参与对订单履行进行评价。产品订购订单审批各部门职责及审核重点：适用表单：附件2《合同审批表》（1）KPI责任人负责起草订单，订单应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：A、订单（合同）名称；B、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；C、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；D、订单（合同）签订日期；E、标的（内容）；F、数量、质量；G、价款或酬金；H、履约方式、地点、费用的承担；I、违约责任（甲乙方权利和义务）；J、生效、实效条件；K、争议解决的方法；L、订单（合同）的份数及附件；M、保密条款（视合同性质需要）(2)分公司负责人审核的重点为订单（合同）文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；（3）商务部负责订单(合同)的商务条款，确认待签订单(合同)与审批调整建议的一致性；（4）审计部审核法律风险，详见F3（5）财务部审核重点为签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；详见F4（6）物资部审核重点产品交期进度、产品质量要求。F3.审核法律风险审核法律风险是对订单（合同）的合法性、严密性、可行性进行审核。这项工作由公司的法律顾问全面负责。只有非标准样本订单（合同）需要进行法律风险审核。工作内容：①、审核合法性当事人有无签订、履行该订单（合同）的权利能力和行为能力；订单（合同）内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。②、审核严密性订单（合同）应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。③、审核可行性当事人双方特别是对方是否具备履行订单（合同）的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；订单（合同）非正常履行时可能受到的经济损失。④、修改订单（合同）文本在公司的法律顾问对订单（合同）文本提出修改建议后，相关KPI责任人必须严格依据修改意见对订单（合同）文本进行修改，保证订单（合同）的合法性、严密性和可行性。F4.审核财务风险审核财务风险是评价订单（合同）的资金调拨、付款条件和财务费用。工作内容：①、评价付款条件：对于销售订单（合同），根据对方的信用等级评价订单（合同）的付款条件，可以有效的降低企业的财务风险；对于采购订单（合同），采用有利的付款条件，可以降低企业的资金成本，并提高公司的资金周转率。因此，财务部门必须审核订单（合同）的付款条件，并提出审核意见。②、评价订单（合同）的资金调拨：公司的财务部门需要根据公司的资金状况对订单（合同）的资金调拨提出建议，使订单（合同）执行中资金的流入、流出满足公司整体的资金计划安排。③、评价订单（合同）的赢利性：必须考虑资金成本，从财务角度对订单（合同）的赢利性进行预测。因此，财务部门必须在考虑了财务费用的基础上，对订单（合同）的盈亏进行预测，从财务角度提出订单（合同）赢利性的意见。F5.审批审批是指公司总经理对订单（合同）做出最后的决策。1）、工作内容：公司总经理在业务风险评价表和财务风险评价表的基础上，根据对业务特点及公司资金状况的了解，对订单（合同）的业务风险和财务风险做出综合评价。若同意部门主管对业务风险和财务风险的评价，则签字认可，否则提出审批意见。F6.签署订单（合同）签署订单（合同）也就是使订单（合同）具备法律效力的过程。1）、工作内容①、确认订单（合同）：在订单（合同）完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调订单（合同）相关单位（主要包括用户、供应商、运输单位、保险公司以及订单（合同）中所涉及的必须签章的单位和部门）完成订单（合同）在相关单位的确认过程。②、签署订单（合同）：在订单（合同）完成内部审批和外部审批过程之后，公司必须至少准备四份订单（合同）正本（其中三份供公司内部相关部门使用），由公司总经理和订单（合同）相关方的法定代表共同签字、盖章，使订单（合同）生效。公司总经理可亲自签署订单（合同），也可签署授权书，由授权人签字，完成订单（合同）的签署过程。F7.登记存档订单（合同）的登记存档是公司档案管理的重要内容。工作内容：1）、填写订单（合同）要素一览表订单（合同）签署之后，相关部门的KPI责任人必须填写订单（合同）信息一览表，将订单（合同）正本中的关键条款摘录出来，满足日常工作需要。2）、存档使用订单（合同）签署完毕，三份订单（合同）正本应交公司档案管理部门登记、编号。公司档案管理部门在订单（合同）登记存档之后，必须将订单（合同）正本交业务相关部门一份，如果是长期订单（合同）还应交财务部门保存一份，以便为日常工作提供方便。四、系统集成项目合同审批流程系统集成项目合同是指客户（用户）不仅购买产品，而且购买项目建设实施的合同。审批流程详细说明如下：其中F1.缮制订单文本、F3.审核法律风险、F4.审核财务风险、F5.审批、F6.签署订单（合同）、F7.登记存档这六项流程与三、产品订购订单审批流程一致。F2.审核业务风险审核业务风险主要是评价系统集成项目合同的业务前景、业务利润、工程交期（二次开发、物资备货、工程施工）和回款风险。1.业务风险审核流程系统集成项目合同业务风险审核共包括但不限于以下环节：KPI负责人→分公司负责人→商务部→营销/客服中心→售前技术支持部→客户定制开发部→硬件应用部→审计部→财务部→物资部→售中部→副总经理→总经理。详见附件1《订单（合同）审批流程图》工作内容：①、评价业务前景公司的部门主管在拿到相关KPI负责人缮制的系统集成项目合同文本后，首先需要对业务的发展前景进行评估。对于有发展潜力的业务，可以考虑适当增加优惠条款，以维护双方的长期合作关系；对于临时性和没有发展潜力的业务，必须对其它业务风险进行严格审核，并提出修改建议。②、审核毛利1毛利2评价业务利润在确定了业务的发展前景之后，部门主管需要根据业务发展前景来确定系统集成项目合同的利润水平，同时将系统集成项目合同的盈亏预测与相应的利润水平作对比。如满足利润要求，则签字同意，否则提出修改建议。③、评价风险控制措施：在系统集成项目合同满足了业务发展需求和利润要求之后，还必须对合同中的风险控制措施进行评估，检查系统集成项目合同条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。如果规避措施得当，则签字同意，否则提出修改建议。KPI责任人、分公司负责人、商务部经理、营销中心/客服中心总监、售前技术支持部经理、客户定制开发部经理、硬件应用部经理、审计部经理、财务部经理、物资部经理、售中部经理、各分管副总、总经理参与对系统集成项目合同履行进行评价。系统集成项目合同审批由商务部组织会签；会签各部门职责及审核重点：适用表单：附件3《订单（合同）审批表》（1）KPI责任人负责起草系统集成项目合同，合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：A、系统集成项目合同名称；B、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；C、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；D、合同签订日期；E、标的（内容）；