浅谈高校档案管理模式

浅谈高校档案管理模式摘要：鉴于知识经济时代的到来，本文首先论述了高校档案管理的内容和作用，然后对目前按照集中程度分类的高校档案管理类模式进行阐述，针对当前档案管理中存在的问题和知识管理的特点，论述了未来高校档案管理模式的发展趋势。关键词：档案管理模式；信息利用率；数字化管理；知识经济一、高校档案管理的内容和作用高校档案是高校在教学、科研和各项管理工作中直接形成地具有参考价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。高校档案管理具有社会性、综合性、系统性和通用性的特点。高校档案既是高校长期教学实践工作的经验总结，又是促进高校未来工作持续前进的推动力，为更好的教学管理提供依据。完善的高校档案，是高校开展教育评估工作的基础和依据；是高校进行教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革的原始依据；在增强教学科研能力、提高教学质量中，发挥着重要的作用；为高校教师的职称评定工作提供了保证；能为高校领导总结教学经验、制定下一步教学计划、调查研究和科学决策起到参谋作用。它还详细真实地记载了学校的发展历程，以不同的形式真实客观地记载着学校教学和管理过程中的各个环节，是广大师生集体智慧的结晶，是学校重要的信息资源，具有极强的原始性，因此称档案资料为高校发展的历史凭证。二、高校档案管理模式的分类按照集中程度，高校档案管理模式可以分为：档案集中统一管理模式、档案分散管理模式和档案分级管理模式。档案集中统一管理模式是指由档案部门对本校档案实行集中统一管理，具体体现在保管机构、行政手段和法规条例的统一管理上。它的主要特点：一是对全部档案实行集中或相对集中的管理，二是建立统一的档案管理制度。从理论上讲，该管理模式适合一切高校，但从具体实施中往往受到高校具体规模、师资力量、档案技术管理水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异。其优点是：便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心，有利于档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。档案分散管理模式是指在高校内由不同的部门或系别对各自形成的档案进行管理。它的优点是分工明确，不足之处是对高校档案管理缺乏一定的整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。档案分级管理模式是指在高校内对档案实行分级管理。一般适用于有多个分校或独立学院的综合性高校，实行以学院为基础的分级管理模式，以便有关部门就近利用档案。它的优点是管理灵活、利用方便和职责明确等。三、当前高校档案管理工作中存在的问题1.档案管理意识淡薄，档案管理手段落后新形势下，高校师生受到传统思想和档案自身保密性的影响，对档案管理工作还缺乏足够的认识和了解，档案意识不强。很多高校教师认为学校的主要工作是做好教学、科研，档案工作只是附属工作，忽略了档案管理的真正价值，认识不到档案工作在高校建设中的重要性和必要性。其次，忽视了档案管理工作与高校其他工作之间的联系，导致某些公务活动没有进行归档处理。第三，档案的立卷工作未得到重视，使得很多档案出现流失，对高校档案管理造成重大损失。另外，虽然目前很多高校档案部门配置了现代化硬件设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理，但仍有很多高校的档案设施落后、库房管理不先进，甚至有的档案管理工作仍采用手工作业方式，导致劳动量大、耗时多、效率差。而且即使硬件设备先进，从利用信息技术开发档案管理系统的数据处理形式、功能实现程序等方面来看，还未达到应有的管理水平。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。2.档案管理人员素质偏低目前，高校中存在不同程度的档案重视程度低问题。很多高校没有设定专职的档案管理岗位，而是由授课教师兼职或是临时配备的，因此档案专业技术人员很少。有的高校则将档案室当成解决家属就业问题的岗位安排，使很多高校档案馆成了“家属收容所”和“老弱病残收容所”，这就导致档案工作人员的基本素质得不到保证，影响高校档案管理工作。而且，大多数档案管理人员不是档案专业科班出身或未经全面档案管理专业培训就上岗。另外，档案管理专业的毕业生本身较少，加上很多高校对档案管理的重视度很差，导致高素质档案管理人才的流失，严重制约学校档案管理工作的发展。因此，目前高校档案从业人员整体年龄偏大，精通计算机、网络技术等现代管理手段的人员则少之又少，业务能力和专业知识技能较差，档案管理手段落后，更无法保证利用先进技术和现代管理手段支持高校发展改革的需求。3.档案信息利用率低由于高校档案意识薄弱、管理方式落后和高校档案馆藏单一等原因，我国数据庞大的高校档案利用率极低。即使有些高校引进了先进的硬件设备，但在信息开发利用方面仍然存在很多不足，即只注重设施、设备、技术的大量投入，而不注重其效益的合理产出。高校档案不仅是一种历史资料的记录，更是一种信息资源。目前的高校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，极少主动对档案资料进行分析、编研，充分利用这些珍贵的信息数据。在操作上，多数采用传统低效的手工方式，很少运用计算机及网络技术进行管理。工作上还处于消极、被动的状态，阻碍了档案作用和利用价值的充分发挥。四、知识经济时代高校档案管理模式的发展趋势知识经济时代，档案管理应该以知识管理为导向，将档案作为知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识上来；按照知识管理的要求来应用先进知识管理技术方法，创新、拓展档案的收集、整理、鉴定和服务等，提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。1.更新观念知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数高校来说是全新的。因此，首先要更新观念，从领导层到普通教师都要树立以知识管理为导向的档案管理理念。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使档案管理工作一直缺乏创新。面对数字档案时期给档案工作带来的机遇与挑战，档案工作者必须更新观念，适应时代变化的节奏，敏锐地发现变化的动向，形成由被动变主动的新的档案工作理念。在工作中要仔细观察、树立创新的观念和意识，发现可以利用现代化技术手段来提高效率的方式，迎接数字化管理带来的冲击，提高管理效率和管理水平。2.档案的数字化管理现代信息技术条件下，数字技术的支持使档案、图书和情报等资源信息共享成为可能。高校首先要对原有的实体形式的文件、档案等进行数字化，使之便于整合成为知识资源，并且不受时间、地点的限制，适时地提供服务。具体包括：拓展档案部门的搜集和建档，发掘隐性知识，建立相应的机制，及时将教学实践中形成的经验转化为显性知识，成为重要的档案资源；对档案信息材料进行有序地组织和精加工，对档案材料进行处理，使档案信息资源转化成有用的知识；充分利用现代技术手段，建立共享信息和共享知识的文化环境，促进高校各部门对各类知识进行交流和共享，使个人的知识转为整体的知识，促进知识创新。3.提高档案管理者的素质档案管理拓展为知识资源管理后，高校的档案管理人员也从档案保管者转变为知识资源管理者和提高着，因此对其能力和素质都提出了更高的要求。从业人员入职之前，需要对其进行系统的档案业务培训，并经过严格的考核后再上岗。未来档案管理人才应实现知识结构综合化、年龄结构阶梯化、性别比例适度，深层次管理人员不断增多。高校档案管理人员需要具备信息组织与管理素质、知识推销与沟通能力、知识素材的获取能力、信息综合分析能力等。最后，在从业人员的日常工作中，需要定期对其进行继续教育和在职培训，学好现代管理方法，提高管理水平，跟上时代的步伐。4.统筹协作传统的高校档案管理往往注重个体能力，忽视团队协作，形成了相对闭塞的工作环境和缺乏生气的行业氛围。这种管理模式和知识管理模式相背离，必须加以转变。高校应建立统筹型的协作模式，既要有总体规划，又要加强协作，逐渐拓展协作的范围和层次。参考文献：[1]沙巍.档案管理模式的变革[J],山西煤炭管理干部学院学报,2007，(3)[2]邱戈红.浅谈高校档案管理模式[J],天之信新校园,2012，(3)[3]陈海燕.档案管理创新模式分析[J],现代商贸工业,2013，(2)