业务流程和相关系统需求-采购物流

中国免税品集团总公司2003年6月中免集团管理流程系统需求-采购物流中国免税品集团总公司2目录整体业务–商品订货与补货分类–批发业务和相关单据流程采购管理–采购计划–长期协议/合同–生成采购订单–配送中心收货–应付/付款流程（参见财务应付/付款流程）–供应商返利配送中心管理–仓库平面布局–仓库日常操作流程–配送中心补货计划–配送中心收货–配送中心发货（参见销售发货）–退货管理–报废/索赔–配送中心盘点采购和物流对系统的要求总结附录：–配送中心现有单据和报表中国免税品集团总公司3商品订货/补货分类1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转库到门店XXXX商品订货/补货方式确定了系统中采用那种订单方式来处理，分类的原则按照供应及需求特性如下：1.少数属于紧俏有配额或需要总部严格控制分配的商品流程：商品计划－分配表－采购－销售2.供可应求但批量小，不易大量采购，无能力在DC存储的商品流程：销售需求－采购－发货3.供可应求，批量较大，销售稳定，有能力在DC存储的商品流程：DC补货计划－采购－销售商品物流方式确定了商品的物流走向：A.门店直接收货B.先到DC然后直接转到门店C.先到DC存储后配送到门店C.DC存储配送到门店XXX中国免税品集团总公司4商品订货/补货分类门店角度来区分商品物流的方式：（理论上可以有的模式）DC覆盖门店？1配额商品？N：DC不覆盖的门店DC覆盖的门店1A商品YN2A商品DC存储商品？1ABC商品NY2ABC商品3C商品1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转库到门店XXXXC.DC存储配送到门店XXXDC不覆盖的门店DC覆盖的门店中国免税品集团总公司5商品订货/补货分类1.推式分配商品2.按单采购商品3.按DC库存采购商品A.直送门店B.DC直接转库到门店XXXXC.DC存储配送到门店XXX需要说明的问题：物流区别：A类型的物流不由DC负责，因此确认到门店需要门店反馈。BC类型物流需要通过DC中转货存储。预包装区别：B类型的商品发出采购订单时需要供应商按照不同门店预包装，DC收货时直接由收货区转发货区。C类型(1C，2C)的商品发出采购订单时是总数量，需要到DC时按照预分配安排来重新分配到门店。计划区别：此类商品是唯一需要在DC运行商品计划的商品，是唯一需要系统产生建议订单的商品。注意：每个门店需要有建议补货的计划运行。中国免税品集团总公司6商品订货/补货分类-问题及建议问题：–目前中免经营的商品种类比较繁杂，各类商品物流特性不一，公司对各类商品的物流特性没有做深入的分析和研究，例如：对采购提前期没有同供应商严格明确；对需求的周期性和稳定性没有全面的了解和把握。–目前销售部、采购部每天都在处理大量的订单，工作被动且效率低。改进建议：–营运部对于商品根据其物流特性（例如供货周期、销售量、库存周转率、需求的周期性和稳定性等等）进行分类，并利用系统来管理。–根据基于物流特性对商品进行的分类采用相应的配送方式。通过系统自动实现对相应商品订货/补货模式的选择。–与供应商和门店确定订货/补货节拍，从而增强计划性。预期效果：–通过改进，最大限度的提高物流配送效率，及时满足门店的需求。–提高免税店的计划性。–提高中免、供应商之间处理订单的效率。中国免税品集团总公司7商品订货/补货分类-对系统的主要要求能够提供对以下几种商品订货/补货分类的支持：–推式分配–按单采购–面向DC库存采购能够提供对以下三种物流配送方式的支持：–直送门店–DC直接转库到门店–DC库存配送到门店能够建立商品、订货/补货方式、物流配送方式三者之间的联系，并在补货需求产生的时候，基于这种联系来自动选择应该采用的订货/补货方式和物流配送方式。中国免税品集团总公司8批发业务整体流程-目标流程（2004-2006）向供应商询价催款应收/收款处理编制销售订单由营运部提供分配总量和分配建议开具销售发票单据捏对，交财务确定订货数量，收货日期配送中心发货确认发货到货时间整理询价结果信用库存询价门店收货配送中心收货应付/付款流程配送中心补货通知门店免税店销售部采购部按供应商编制采购订单门店订单发货通知销售订单出库单采购单中国免税品集团总公司9批发业务整体流程-订单流1/3免税店销售部营运部供应商免税店订单确认发货信息销售订单中免采购订单发票最终订单提货入库财务部应收款处理应付款处理入库单税务发票付款付款主要单据流程（直接采购至店）中国免税品集团总公司10免税店销售部配送中心订单销售订单出库单最终订单提货入库财务部应收款处理入库单税务发票付款主要单据流程（配送中心发货）批发业务整体流程-订单流2/3中国免税品集团总公司11中免物流部免税店中免财务部报关单存根联报关单使用报关单并录入原始信息交银行审核报关单存根联/结汇联登记拆分报关单结汇联接财务部登记中免报关单号空白报关单报关单结汇联打印空白报关单是退回物流、免税店重新确认信息否与外商发票捏对对外付款报关单流程批发业务整体流程-订单流3/3中国免税品集团总公司12批发业务整体流程-流程改进关键点1/2问题：–关于库拉索、中权、中免营运部采购的采购职能：库拉索的采购范围：东航、南航机上店的商品（国产品除外）中权的采购范围：香水化妆品＋市内店商品（国产品除外）＋部分新开店的部分商品（国产品除外）中免营运部采购范围：东航、南航、市内店、部分新开免税店以外免税店的非香水化妆品产品从以上三个采购单位的职能看，一种商品有多个采购渠道，采购职能重复或界限模糊。另一方面，香水化妆品的采购是从去年5月份转移至中权，精品何时转移还没有最终确定，我们以前所做的各香水化妆品、精品的供应商管理今后是否还需继续维护？–关于港中免的职能范围：1、运输代理：90%的进口烟草＋约40%的进口酒水＋中权采购的所有商品2、国产烟酒实现出口退（免）税的中间环节3、少量精品的代理，如：派克笔、高仕笔、万宝隆笔–由于港中免最低起运量的限制，在不足起运量时，经常会拖延发货或让免税店承担部分运用，导致采购提前期延长或无法确定。–目前单据流程非常复杂，涉及到营运、销售、财务等多个部门，占用了大量的时间和精力，导致工作效率低下，部门之间不能有效衔接，影响了公司对外商和免税店的服务质量。–物流配送能力不强，同时缺乏一套完善的电脑系统的支持。（问题细节参见配送中心补货计划）–报关单管理上存在漏洞，一方面，存在免税店利用中免报关单进行非法操作的风险；另一方面，多年来，由于报关单的管理一直未进入电脑系统管理，对免税店报关单的使用情况、到货情况的查询、付款单据的配对等完全采用手工登记，查询起来非常不便。中国免税品集团总公司13批发业务整体流程-流程改进关键点2/2改进建议:–理顺港中免的角色和运作,提高供货期的准确度–增加配送中心的数量和覆盖范围。–推动集中采购，为免税店提供更多的增值服务。–做好商品分类，对于不同种类商品使用的采购和补货方式进行区分。例如：将商品分为配送中心商品或者门店商品。对于配送中心商品，采用计划采购和面向库存采购，用分配和补货的方式。门店商品则按订单采购。–对于计划采购和针对库存采购的商品，提前和供应商沟通，以确保采购的到货及时率。–报关单的管理力度必须加强，通过严格管理流程，引入系统来对报关单号进行纪录，并与相关的采购、入库、付汇单据捏对。预期效果–能够增加物流的顺畅流通–通过提供物流配送以及相关的服务，能够增强集团对门店的控制。–提高经常性采购商品的计划性。中国免税品集团总公司14批发业务整体流程-对系统的主要要求能够提供对商品记录分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配的功能能针对销售订单直接生成相应的采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单的联系。能针对商品确定面向库存采购的数量，并生成相应的采购申请。能够支持对需求的合并，进行集中采购，并在采购到货后，系统能根据合并前的需求对货物进行分配。今后，应该将报关单从发出、免税店使用、回收、付汇等一整套流程在系统中加以管理，实现相关部门对报关单信息的共享。中国免税品集团总公司15采购管理WS3采购管理WS3.2长期协议/合同WS3.3生成采购订单WS3.4配送中心收货WS3.1采购计划WS3采购管理WS3.5应付/付款流程WS3.6供应商返利管理参见WH1.4配送中心收货参见财务应付/付款流程新增流程中国免税品集团总公司16采购计划-目标流程（2004-2006）从销售部获取年度销售计划从配送中心获取计划的期初库存余额从配送中心获取计划的期末库存余额获取已订货未到货的订货数量测算年度损耗计划计算年度采购计划年度采购计划初稿审核调整库存余额或损耗计划年度采购计划终稿重复上述步骤制定季度采购计划季度采购计划采购员采购经理采购员是否WS3.1采购计划中国免税品集团总公司17采购计划-流程改进关键点当前问题：–采购计划与销售计划分离，没有进行反复的沟通和联系，缺乏总体的规划与协调。–制定采购计划时，没有考虑到采购提前期、采购总金额。–采购计划没有与供应商的供货计划、生产计划相结合，尤其是一些紧俏商品，总是不能及时满足订货，甚至出现较长时间的断货，影响了免税店的正常销售，降低了中免的服务水平。改进建议：–销售计划应作为制定采购计划的基础，同时采购计划应作为与供应商签订合同的指导。–根据具体情况，综合以下方式制定计划：时段计划：根据供应商的供货周期，为不同的供应商和商品创建不同的计划周期。再订购点计划：在已有存货和定义的再订购点间进行比较，如果存货低于再订购点，通过系统产生一个采购请求。再订购点在补货提前期期间，由安全库存和估计的平均销售量组成。基于预测的计划：基于对将来的销售预测，优点是系统的需求预测是基于精确的当前消耗水平。基于现有订单和库存的计划：基于已存在的销售订单和库存作计划预期效果：–基于销售计划制定采购计划，可以确保供销的平衡，也是公司全年经营计划落实的一个必要过程。–当销售正常的时候，合同有利于保障采购计划的实现。中国免税品集团总公司18采购计划-对系统的主要要求系统能够提供制定采购计划必需的业务数据以支持采购计划的制定系统能够支持“推”式补货方式以支持采购计划的执行能够提供多种方式制定采购计划：–时间段计划–再订货点计划–基于预测的计划–基于现有订单和库存的计划采购到货后能按照分配计划分配商品到门店中国免税品集团总公司19长期协议/合同-目标流程（2004-2006）采购员采购经理与候选供应商洽谈筛选合格的供应商中免的年度采购计划供应商评估报告市场信息与供应商签订供货协议书确定商品种类及年度采购数量按协议书进行分批采购分析供货协议的执行情况终止协议续签否是审批是否采购员采购经理系统维护长期协议采购助理WS3.2采购长期协议/合同中国免税品集团总公司20长期协议/合同-流程改进关键点当前问题：–现有合同沿用了多年的协议文本，许多条款不规范，约束力不强，缺少法律部门的支持。–大品牌产品供应商多采用自己的协议文本，因此很多条款受制于供应商。–由于中免经营的产品多为高档消费品，供应商对自己的产品生产日期有统一的全球策略，尤其是香水化妆品，一般不直接打印日期，而是用相应的编码来代替，拒绝提供解码，因此，我们无法了解产品的保质期，只能根据进口日期推算保质期，这一点今后在协议中应加以规定；另外关于退货、换货的程序、供应商需要提供的文件等，也应该在协议中规范。–对协议的执行情况没有进行跟踪和监督，没有做定期的整理分析报告，作为今后续签协议的依据。–对于采购提前期、年度采购金额和数量没有在协议中规定。改进建议：–采购部根据以往合同暴露的问题，在法律人员的帮助下重新审议合同范本。–对于供货及时性、满足率、产品质量等指标记录在案，作为对供应商合同执行的考核。–对于能够确定全年采购计划的商品，将采购金额和数量纳入合同，不能确定的应该尽可能与供应商确定采购提前期。预期效果：–严谨规范的合同有助于减少未来在处理问题时的纠纷。–对合同执行情况的记录可以作为与供应商谈判