海盐县中小学档案管理现状的调研和分析(修改稿)

1海盐中小学档案管理现状的调研和分析县档案局监督指导科（邱土荣张伟）为了进一步整体推进海盐县中小学的档案管理工作，日前县档案局、县教育局联合组成调研组对海盐县中小学(主要是10所进馆学校)的档案管理工作现状进行了一次调查摸底。从调研的情况来看，随着近几年海盐基础教育事业不断发展，办学水平的不断提高，学校档案工作已越来越得到县教育局和学校各级领导的普遍重视。但是，由于历史和现实的各种原因，在档案信息化高速发展的今天，县中小学的档案管理工作也暴露出了不少问题，已远远跟不上海盐档案事业的发展步伐，同时也无法满足学校教育事业自身快速发展的需要。一、海盐中小学档案管理工作现状目前，全县共有38所中小学，其中列入县档案馆移交范畴的法定进馆学校为元济高级中学、海盐高级中学、海盐第二高级中学、武原中学、实验中学、职成教中心、向阳小学、天宁小学、实验小学及三毛小学等10所学校，这几所学校2000年以前保管期限为永久和长期的案卷都已移交进馆，而其他的28所中小学，自建校以来的档案还放于各自学校中。在档案规范化管理上，38所中小学中，只有元济高级中学和海盐高级中学进行了目标管理认定，分别为省一级和县二级，其他的学校均未进行规范化的等级认定。通过此次调研，总体来看，各中小学都设立了综合档案室，基本上都配备了兼职档案员，但是在档案的保管上主要以文书类档案为主，其他门类的档案偏少。而在档案管理体制建立、经费投入、人员落实、硬件设施配备以及各类档案类目的设置、规范整理、台帐建立等方面问题则更为突出。一定程度上影响了学校工作的正常开展，大部分学校现有保存的档案均无法完整地反映所属学校历年工作面貌，也无法有效地为学校各项工作决策、编修校志、教学研究提供档案利用服务工作。因此，整个学2校的档案工作已严重滞后于目前快速发展的教育事业，档案管理工作已明显落后于我县其它系统档案发展的整体水平。二、学校档案管理工作中存在的问题1、档案管理体制问题从调研的情况来看，我县大部分学校未建立起一整套完善的档案管理体制。如档案管理领导小组、网络成员、档案规章制度等，大部分学校只设置了兼职档案员，一般都是由校办主任或其它任课教师担任，身兼数职，有的学校未明确档案分管领导，使得档案无法从管理体制上形成上抓下管，导致了一些学校档案工作基本处于无序管理的状态。由于档案多年分散于各业务科室，没有实行集中统一管理，有的学校甚至出现了个别年度教学类、毕业照等档案不完整等情况，给档案的集中管理带来较大的不利因素，阻碍了学校档案管理工作的正常开展。2、档案管理人员的业务素质问题从调研的情况来看，所有学校都没有设专职的档案管理人员，档案管理人员严重缺乏。目前，现有的档案管理人员大部分为任课教师，档案业务不熟，没有接受过系统性的档案业务知识学习和相关技能的培训。档案管理基本操作要领都不够熟练，能力上也参差不齐。特别是对学校档案的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节知之甚少。在档案整理方面，基本都是按照自己的本职工作，按照自己的理解，为便于组卷，便于查找等为目的在开展档案工作，致使很多门类档案未能按照规范的要求进行收集、归类、整理等，影响了室藏档案工作的规范化管理。3、文件材料的收集问题从调研的情况来看，大部分学校的文件材料收集不完整，没有按照《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》的文件材料归档范围开展收集3工作。特别是学校在业务工作开展过程中形成的各类业务文件材料大部分存放于各个业务处室，自己形成自行管理、未进行统一的移交归档工作，文件材料缺失严重。例如有些文件在办理过程中多次传递，由于没有专职的档案人员进行督促管理，致使收集工作不到位，每年也未进行集中组卷，时间一久容易造成文件丢失；有些教职员工对教学教育工作中自己形成的个人材料归档持抵触心理，认为工作材料、教学教案等资料是自己在工作过程中取得的成果，应归个人所有，拒绝归档，一旦人员调换或换岗，使这些第一手的原始材料无法归档；一些领导或教职人员外出参加会议、活动、听课等带回的材料，未主动上交给综合档案室或各科室部门的档案收集人员，而兼职的档案员对学校外派人员参加会议的情况未能及时跟踪，从而造成了会议文件未能及时收集和归档，造成缺失。从各学校现有保管的档案来看，大部分集中在文字性材料，而其它的多媒体、活动照片、毕业照片、实物档案、荣誉、设备、基建等都比较缺乏，综合档案室不能完整的体现全校各类档案的集中统一管理。4、档案整理的规范化问题我县学校的兼职档案员除了档案工作外大部分都有着繁重的教学任务，大部分学校每年基本都是在寒暑假期间集中开展各业务科室的档案收集和整理。由于没有受过系统性的档案业务培训，档案的收集和整理存在着诸多问题。主要是未能参照2005年嘉兴市教育局和嘉兴市档案局联合印发的《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》执行，许多学校没有严格执行，档案整理不规范化问题特别突出，有些材料基本分散存入于各业务处室，未进行规范管理。例如大部分学校都没有制定各类档案的分类方案，也未制定相应类别文件材料的收集范围和各类档案的保管期限，致使综合档案室没有集中的保管好各类应归档材料的档案。在现有已归档的案卷中，档案的整理也比较乱，未参4照归档文件整理规则进行操作，整理方法不一，与规范化管理距离相差较远。一些学校许多的学生、学籍、照片档案等由于不知道如何整理，散乱的存放于综合档案室，未进行规范整理，影响了各类档案的集中统一管理。5、档案保管的设施设备问题从调研的情况来看，新搬迁建造的学校在档案室的设置上都比较到位，配备了密集架和档案柜，但是一些老校舍综合档案室的设置就比较简陋。多数学校未实行三室分开原则（即综合档案室、档案阅览室、档案员办公室）；有些学校没有专门的档案室，个别甚至是临时搭建的建筑，在照明线路的布局上、档案室的实体管理上完全不具备保管档案所要求的防光、防潮、防霉、防盗、防虫、防火、防高温、防有害气体等的“八防”基本条件；有的学校档案橱柜非常陈旧，甚至个别学校仍在用木柜橱，在防盗、防火设施的配备上严重不足，严重影响到学校档案的保管和档案的安全，造成极大隐患。6、档案资源开发和信息化问题如今的档案管理已从传统单纯的实体管理向档案信息化管理方面发展，学校的档案信息资源也已成为社会共享信息资源的一部分，档案信息资料的开发再利用已成为重中之重。我县大部分中小学普遍存在着档案信息化、现代化管理落后的问题。大部分仍以传统的档案管理模式处于主导地位，基本以管为主，以用为次，档案的信息化管理已明显滞后。有的学校只局限于应用计算机打印档案目录，只是对文书档案部分的卷内目录进行了录入，而其它类别的均未形成电子目录，同时，也未进行全文的管理与检索。此外，档案的编研工作已跟不上档案信息资源的开发利用需求。三、加强我县中小学档案管理工作的基本对策1、加强领导，提高认识5提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。为此，我县教育主管部门应把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核。县教育局档案室在负责抓好本单位档案工作同时，应统筹监管全县各学校的档案管理工作。要制订全县中小学校档案发展规划，以为学校各项工作开展服务为目标，以档案工作目标管理和规范化数字室创建为抓手，以点带面、整体推进全县中小学档案管理水平。各学校也要切实加强对档案管理工作的领导，制定学校档案工作实施计划，分步实施。同时，每个学校要确定一名校级领导分管档案工作，组织广大教职员工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要性。另外，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和保管期限表，使档案工作做到有章可循，科学归类与归档。每年在财政预算的编报上要有计划安排好综合档案室的经费，加大对档案室建设的投入，为学校档案管理工作提供有力保障。2、健全档案制度，强化规范管理各中小学要按照档案管理的有关要求，建立本校综合档案室，设立档案阅览室和档案员办公室，集中统一管理全校的文书、教育教学、学籍、设备、基建、会计、声像、实物等各种门类和载体的档案。要建立建全档案管理领导小组和档案工作网络，形成齐抓共管的机制。要围绕收集、管理、利用三个基本环节，加强档案工作制度建设，按照学校档案的分类原则制定好各类档案的分类方案和编号要求、制定各业务处室文件材料的收集归档范围、明确各类档案的整理规范要求，以统一指导本校档案工作。学校综合档案管理部门要建立健全档案工作规章制度和岗位责6任制，编制出学校各部门文件材料的归档范围、整理的规范要求和保管期限的划分等方面工作手册，以便有效地进行指导和检查。3、提高人员素质，加强硬件建设为使能够综合提高学校档案管理水平，各学校必须配备专、兼职的档案管理人员，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设，要在档案工作网络的基础上，各部门负责人为本部门档案的第一责任人，同时确定一名兼职档案员。最好是能选拔年轻、懂计算机的档案管理人员负责收集和整理本部门的文件资料，形成档案工作齐抓共管的局面。另一方面要有计划地对档案管理人员进行档案岗位培训，坚持持证上岗，为学校档案管理打下扎实的基础。各中小学校要进一步加强综合档案室的设施设备建设，把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，并留有发展余地。根据库房“八防”要求，库房内需配备如空调、除湿机以及防火、防盗等基本设备。同时，要从档案工作实际出发，按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设备，以提高工作效率，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。4、注重收集，规范整理要根据《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》文件要求，参照各类档案的收集范围要以本单位形成的材料为重点，如教学、学籍、教案、教研等方面的为重点，拓宽档案收集范围，丰富室藏内容。每学年度各类文件资料收集齐全后，应根据《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》，要依照不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档，采用计算机进行统一编号，进行集中统一的规范整理，最终移交综合档案室管理。5、提高学校档案管理的开发利用和信息化水平档案管理的最终目的是为了利用，为各层次提供服务，各学校要7利用现有的档案资料，加强对档案资源的开发利用，编研各种能反映学校特色的、有较高利用价值的材料。要利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，使档案信息资源更好地为学校教育教学和管理服务。同时要积极鼓励各学校开展规范化数字档案室创建工作，加强综合档案室的信息化管理程序，结合计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量，对现有的传统档案利用现代化手段进行数字化转换处理，为资源共享和档案登记备份工作打下扎实的基础，更好地服务于我县教育教学工作的发展。