秘书学概论_杨树森_秘书学概论教案

秘书学概论》教案之一第五章秘书工作的内容导语：在第一章我们讨论了秘书的界定：秘书就是为领导提供辅助管理、综合服务的人员，他们的工作以脑力劳动为主。上一章我们又讨论了“领导和领导工作”的有关原理，知道领导的基本职能是决策，而领导的一般职能是宏观管理。并且重点讨论了科学决策的原则和一般程序。那么，秘书究竟要为领导的决策和宏观管理提供哪些辅助管理和综合服务呢？这就是我们今天要讨论的主题：第五章秘书工作的内容（板书）一、有关秘书工作内容的理论存在的不足这是教材上没有的内容。为什么要了解它呢？这是因为我们是本科生。本科生读书不能仅仅满足于我知道了什么，还要判断哪些东西是对的，那些东西是错的，为什么会出现这些问题等等？本科生毕业时要具备初步的科学研究的能力，要写毕业论文，而研究能力的形成就要从不断地问“为什么”开始。秘书工作是秘书学的主要研究对象。但是现有秘书学著作关于当前秘书工作内容的理论存在两点不足：1.各本秘书学著作列举的内容很不一致请看三本发行量很大的代表性著作中秘书工作内容的比较：(为便于对照,顺序做了调整)陈合宜《秘书学》常崇宜《秘书学概论》董继超《秘书实务》文书处理和撰制文书撰写文字工作文书处理文书工作调查研究调查研究调研工作信息工作信息工作信息工作信访工作信访工作信访工作会务工作会务工作会议工作机要保密工作保密工作保密工作机要秘书工作临时交办工作其他其他工作三本书都没有谈到的工作参谋咨询资料工作网站管理公关工作领导日程安排值班和突发事件处理陈合宜《秘书学》常崇宜《秘书学概论》董继超《秘书实务》档案管理档案工作行政事务管理行政事务管理查办工作督促检查协调工作综合协调印信工作辅助决策工作公共事务管理秘书日常工作建议提案工作接待工作谈判工作随从工作通讯工作从上表可以看出,各书所列秘书工作的内容差别很大。其中陈合宜的《秘书学》不列接待工作、谈判事务；董继超的《秘书实务》不列档案工作、督查工作、协调工作等重要内容等等,都是不小的遗憾。特别是董继超先生的《秘书实务》,是与常崇宜先生的《秘书学概论》配套的全国自考教材,二者所列秘书工作的内容竟有将近一半不同,这必然会给学生带来一些理论上的困惑和学习上的不便。2.对秘书工作的分类存在逻辑上的不协调除了列举的内容不同(也不全)外,各书对秘书工作的分类也不很妥当。（翻屏）例如,陈合宜的《秘书学》将秘书工作分为辅助决策、日常程序化工作、协调工作、领导人临时交办的工作四大类,表中所列前十项在书中是作为“日常程序化工作”的子类介绍的；但是在“辅助决策工作”大类下又列举了调查研究、撰拟决策方案、制发决策文件、检查决策执行情况等“四个方面”④,这些与“日常程序化工作”中的调查研究、文书撰制、查办工作等是重复的。再如,常崇宜的《秘书学概论》将“十六个方面”主要内容(见表)并列,排在第一的是“秘书日常工作”,而日常工作又包括“文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保密、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等项工作”,其中多数子类又被列为与“秘书日常工作”并列的“十六方面”中的几项,这种处理让人十分费解。鉴于以上存在问题,我们认为有必要对当前我国秘书工作的内容作一些理论探讨。二、界定秘书工作的内容的三大依据“为实现秘书部门的基本职能而必须完成的具体工作”。依据之一：1951年7月中央人民政府《关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》所规定的七项“工作任务”：（教材91页）依据之二：前中央主要领导人190年1月在全国党委秘书长座谈会上的讲话：“当前要特别强调办公厅要发挥好这样几个作用：一是参谋助手作用……二是督促检查作用……三是协调综合作用。”依据之三：1996年和2004年两次对安徽省省直机关和合肥、芜湖、马鞍山三市共130多家机关、公司、学校、医院所作的调查。这个调查数据比前述文献材料似更有价值。三、秘书工作的内容及其分类政务性工作业务性工作事务性工作调查研究文书工作领导日程安排信息工作档案工作随从工作参谋咨询资料工作通信联络协调工作会务工作接待和礼仪督查工作信访工作值班和突发事件处理议案、建议、提案工作保密工作机关日常事务文字工作网站管理谈判事务公关工作提请注意以下三点：1.分类的标准我们把二十二项秘书业务分为政务性工作、业务性工作、事务性工作三大类,只是根据每项工作的主要特点而作的大体划分。实际上大多数工作都兼有其他类的某些特点,例如,调查研究固然是一项综合性很强的政务工作,但调查过程中必然要处理许多的具体事务,如开调查会就有会务工作,撰写调查报告又属于公文的撰写,它们无疑又是业务性很强的工作；再如文稿撰拟是专业性最强的一项秘书业务,但如果撰写的文稿是决策方案或政策文本,则无疑又具有政务性工作的性质。2.排列的逻辑顺序3.关于领导临时交办的工作秘书部门有时要完成“领导临时交办的工作”,这是不可否认的事实。但我们没有把它列在二十二项业务之中,这是因为任何一项“临时交办的工作”总是可以归入前面三类中的某一类。例如,领导临时让秘书调查清楚一件事的真相,这属于调查研究；领导临时要秘书去查找某方面的文献资料,这属于资料工作；领导临时要秘书去北京迎接某位外商,这属于接待工作。因此,没有必要将“领导临时交办的工作”单列为秘书工作的一项内容。四、“秘书工作”外延边界的模糊性1.“秘书工作”与“非秘书工作”的交叉“公共关系工作”是秘书工作吗？资料工作(秘书工作和图书资料工作的交叉)、调查研究和协调工作(领导工作和秘书工作的交叉)等等。2.“秘书工作”与“共有性工作”的交叉“共有性工作”是指现代社会一般管理人员都要做的工作。一个最普遍的现象是每个工作岗位都会处理大量的“公务电话”,我们不能说“公务电话是销售部的工作之一”,但却可以说“处理公务电话是秘书的职责之一”,其原因在于秘书是代表机关或领导处理电话,而销售部的电话则是自身业务往来的电话。打公务电话对于职能部门来说是一种手段,而对于秘书部门来说则是一项任务。类似的工作还有公务写作,销售人员要写销售报告、中层干部要写述职报告,这都不算秘书工作,而秘书为领导起草报告，或为机关起草文件，却是最典型的秘书工作。因此,当我们将文稿撰拟列为秘书的主要业务时,不能因其他工作人员有时要动笔写材料就说他们也在干秘书工作。除非某些职能部门工作人员被抽调去为单位起草材料,才能说他临时承担了秘书工作任务。3.“秘书工作”与“秘书部门负责的工作”的交叉机关在设立职能部门时,只有业务达到一定数量,才会设立一个专门机构。如果业务量不多,则往往由办公室(或综合部)处理,这就是秘书部门为何被称为“不管部”的原因。因此,许多单位秘书部门可能会处理一些明显不属于秘书业务的事项。例如,中央办公厅设有保卫局,辖有专门的警卫部队,负责保卫中央首长的安全,这种军事性质的工作无论怎么看也不属于“秘书工作”；再如有的办公室还管理机关人事、财务甚至计划生育工作,这些工作只能在“领导交办事项”的意义上才算是秘书部门的业务。在秘书学理论研究和教学体系中,我们没有必要把它们列入“秘书工作”的范畴加以探讨和阐述。五、秘书工作内容的发展变化秘书工作内容是随着社会发展而变化的。最典型的秘书工作那些自古以来就被人们公认的、将来也不会有任何异议的工作,包括公文起草、文书档案管理、会务工作、信访工作、接待工作等等。有些工作过去秘书部门一直也在做,但它们的重要性没有被充分认识,也没有成为一项常规业务,例如建国初期政务院规定的秘书长办公厅主任的工作任务中,没有出现“信息”的字样,仅“综合情况”这种笼统的提法似乎能与“信息”沾上边,说明当时人们尚未意识到“信息工作”的重要意义；直到改革开放后,随着西方信息科学传入,信息在决策过程中的重要性才被人们认识。现在信息工作已经成为秘书部门最重要的常规工作之一。市场经济体制的建立对我国秘书工作内容产生了很大影响,例如，谈判事务等就是受市场经济的影响进入了办公室事务。在计划经济下不需要商务谈判,当然也不存在谈判事务；但是现在谈判已经成了企业领导甚至地方政府领导最经常的公务活动之一,为谈判提供服务便成了当前秘书工作的一项重要内容。秘书工作的变化与现代科学技术的发展也有直接的联系。1996年我们做“秘书工作内容”的调查时,一般单位还不存在自己的互联网站(或网页),而2004年下半年我们做该项调查时,“网站和网页管理”已经成了秘书部门一项重头工作,还出现了个体企业招聘秘书要求应聘人员懂网络管理技术的案例。随着社会经济的发展,我国秘书工作的内容必然还会出现一些变化,因此，秘书学理论研究必须坚持解放思想、实事求是、与时俱进。一旦某项工作已经普遍进入秘书部门的工作范畴,秘书学中有关秘书工作内容的理论就应该作出相应的调整。当然,理论上的调整不能过于随意和频繁,任何理论创新必须有充足的理由和严密的科学论证。复习思考题1.为什么说“秘书工作”概念的外延是模糊的？2.何为政务性工作？它包括哪些具体内容？3.何为业务性工作？它包括哪些具体内容？4.何为事务性工作？它包括哪些具体内容？5.试对三家以上不同性质单位的秘书部门进行一次调查,看看他们的秘书工作内容与本章所介绍的有哪些不同。案例分析先阅读下面的文章,再讨论后面的问题。秘书难当干了近5年的职员,业余地写了点文章,时有见诸报端。这些没能躲过经理大人的慧眼。“小袁,我想用你作秘书,秘书嘛,就是秘密地为我书写东西。写东西你没问题。但我要先看看你会不会打电话。记住,电话比人话难说。试用一个月。如果电话比人话说的好,就正式聘用。”在逻辑上,电话应该是人话的一种,不是用声波而是用电流传递的一种人话。但我们经理大人轻松调侃的言外之意,似乎电话不是人话。我搬进经理办公室。办公桌的光洁度高了,面积也大了。椅子是软的且富有弹性,椅子上的轴承能旋转得我瞻前顾后左右逢源。我想,这把交椅坐定了。我不信我说不好电话。电话铃响了。“喂。是经理办公室吗？”“是经理办公室。”“您贵姓？”“免留姓袁。”“喂,袁经理……”我急忙打断他的话,“我不是经理。”“那您是什么？”我是什么？是秘书还没正式聘用,我什么也不是。“我是老袁。”“表经理,您别客气了。”“我真的不是经理。”经理办公室不是经理室,对方误以为坐在经理办公室的一定是经理,咬定我是经理不放。怕经理听到,我小声告诉对方我是秘书。他说：“袁秘书,你们的经理在吗？”“在,请您稍等。我找经理接您的电话。”我赶忙到对门的经理室喊经理。经理问我谁来的电话,我不知道,经理又问我是哪个单位来的电话,我还是不知道。经理吩咐我问清来电话人的单位姓名。我转回经理办公室。“喂,我们经理问您是哪个单位的,请问您贵姓？”问明后,马上转告经理。经理说：“告诉他,我不在。又是催那两千元电费。”我又回到经理办公室告诉对方：“我们经理不在。”忙乎一脑袋汗,却把电话打得一塌糊涂。我说的电话漏洞百出,怕对方追问,慌忙挂断。事后反复探究这次失败的原因,也颇有启迪。终于变得聪明一点儿。秘书实际是上司的一个挡箭牌,你必须首当其冲,探明虚实,给上司一个回旋余地。在电话中首先问明对方的身份,然后告诉对方“我给您找一找”,由上司权衡利弊,决定上司“在”或者“不在”。连续数次运用这一把式,果然灵验。于是自以为智商不低,电话不过尔尔。不料,第三天我的电话彻底说糟了。电话铃响了,我拿起话筒。“喂,经理办公室吗？”“对,是经理办公室。”“让你们经理接电话。”“请问您是哪位？”对方又强调一遍：“让你们的经理接电话！”我毫不示弱,也重复一遍：“请问您是哪一位？”“我姓刘。”他妥协了,我进一步追间：“您的大名？”对方极不情愿地说：“嗯,嗯,刘志高。”我的腿马上软了。我的天！刘志高是我们的总经理。我马上找经理接电话。我听到我们的经理陪笑向总经理解释：“对不起,刘总,刚才接您电话的是一个刚试用的秘书。”经理通完话后怒道：“生总经理经常到我们公司,你怎么就听不出他的声音？”总经理的声音我很熟悉。但人话变成电话怎么就走了样？看来还是我们经理见解入木三分,确实“电话比人话难说”。对于秘书,说的最好的电话一般没几句真话,统统是鬼话。我向经理要求回营业厅