竣工资料编制管理办法2

竣工资料编制管理办法审议稿xx有限责任公司编制日期：二○一三年二月五日xx煤业竣工资料编制管理办法随着矿井建设的进一步推进，矿井竣工验收的资料整理归档及相关证照的办理工作已越来越关键。由于参加矿井建设的施工单位较多、周期较长，为确保竣工验收的顺利进行，现对此工作安排如下：为贯彻《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002、《基本建设项目（工程）竣工文件编制及档案整理规范》（国家档案局修改稿）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008、《煤矿安全监察档案整理规范（修订）》、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001以及《归档文件整理细则》DA/T22-2000、《煤炭工程建设工程质量认证（备案）资料表汇编》、《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》（煤规字[1999]34号）、《煤矿井巷工程质量检验评定标准》（MT5009-94）等相关法规，加强本工程竣工档案的管理工作，结合本工程具体情况，结合本工程的特点制定本细则。一、加强组织领导、成立领导组二、编制要求及具体内容1、竣工技术资料的编制要求归档⑴竣工资料编制总要求是：竣工技术资料实行以单位工程为一个独立的案卷和“三同步”的原则进行编制，每个单位工程都必须编制一套完整、准确、齐全的竣工资料；竣工资料要完整、系统、准确、清晰。⑵竣工资料用纸统一标准A4（210mm*297mm）幅面70g-80g白色复印纸。图幅大于A４的图表或图纸，应折叠成A４幅面；小于A４幅面的要粘贴在A４复印纸上（比较小的贴在白纸中间），也可以粘贴两张或以上的小幅文件，但必须符合页边距要求，粘贴时用不干胶，若项目文件破损、局部残缺需进行修补后归档。⑶文字规格为：标题宋体三、加粗，正文宋体小四，特殊情况（表式内容）可为小五或六号字。行距固定值２０磅，首行缩进２字符；英文、数字采用TimeNewRoman。⑷竣工资料内所有签名和日期必须由当事人亲笔使用碳素墨水签全名，日期使用年月日格式，不能缩写。⑸竣工资料正本应用激光打印机打印。⑹关于原件和复印件开工报告、图纸会审记录、技术交底记录、设计修改通知单、工程变更及洽商记录、隐蔽记录、检验（测）报告、单位工程质量综合评定表、单位工程质量竣工验收记录表、单位工程质量观感评定表、安全和功能检验报告、单位工程质量保证资料核查表、分部质量评定表等文件，均为原件，必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏的必须加盖红色印章（采用不易褪色的印泥）。传真件不得作为原件归档，当无法取得原件时，应由接受部门复印后，在复印件上加盖公章，并由复印人签名后并写明原因。多方需要的桩基试验报告、中间交接签证等类型材料，有些案卷中只能是复印件的，必须在备考表上注明原件所在处（复印件上注明原件在哪一个案卷里面）。施工方案、作业指导书等封面须有责任单位公章，卷内签名页的内容：必须手写签名，注明编制单位和编制日期，其中：批准——负责总工签字审定——负责部门领导签字审核——责任专工审核签字编制——编制人签字表格中的空白栏用“/”表示。3、原件、复印件与竣工文件字迹材料耐久性要求⑴符合档案长久保存的字迹材料有：墨、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色签字笔、油墨、印泥。⑵不符合档案长久保存的字迹材料有：纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔、蓝色签字笔、彩笔、荧光笔、普通印台油、热敏传真纸或复写纸。⑷竣工文件必须使用激光打印机打印，不得使用喷墨、针式打印机。⑸竣工文件严禁出现涂改、刮改、修正液涂抹现象。４、封面及表式的编制⑴内封面的编写案卷题名：简明、准确的揭示卷内文件内容，主要包括项目名称、单位工程名称等内容。立卷单位：负责竣工文件组卷的部门。单位名称必须全称，不可缩写。起止日期：填写每一个案卷卷内最早——最晚日期，年代四位数，月、日均为两位数填写（月份、日期一位数时在前面补零，例：20080304—20080512）保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限填写。密级应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级（可不填写）。单位工程案卷编号由施工单位填写，可用铅笔暂填写。⑵卷内目录的编写，表格采用EXCEL，格式必须符合（GB/T11822-2000）序号：用阿拉伯从１依次标注。文件编号：填写文件的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。责任者：填写文件的形成部门或主要责任者（可缩写）。文件题名：亦称文件标题。填写文件标题的全称。日期：填写编制文件的年月日（特注）归档材料中的日期：××××.××.××，纸质材料年代必须为四位数，如“2008”年不得写作“08”，例“2008.3.5”；照片的拍摄时间必须用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，5～6位表示月，7～8位表示日，例“20080305”，中间不得用点隔开。页号：填写每份文件首尾页上标注的页号。⑶卷内备考表的编写：互见号：应填写反映同一内容而形式不同另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。说明：要标明卷内文件的件数、页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。如文字材料XX件，XX页，附图XX张；卷内XX文件的原件见XXX卷。立卷人：由责任立卷人签名。检查人：应由案卷质量审核者签名（立卷单位专业负责人）；日期应填写完成立卷日期。卷内备考表排列在卷内技术文件的尾页之后。５、竣工档案卷内材料的排列顺序竣工档案卷内材料的排列顺序：案卷题名、卷内目录、材料正文、卷内备考表（标准格式），材料正文的排列顺序按附表。如果一个文件太大可组成若干个案卷，但每卷必须填写“案卷封面”、“卷内目录”、“备考表”。6、工作流程要求各专业分项目部做好工程资料整理。各项目部工程资料要在项目组长领导下，由项目技术负责人牵头，安排胜任工作的内业技术人员具体负责收集和整理工作。强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。分阶段对竣工资料进行整理归档（1）注意施工准备阶段的资料整理。①熟悉施工图纸，提出疑问并解决。工程开工前的准备是最重要的，首先熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。②填写和准备工程开工必备的资料。填写工程施工安全开工条件验评表、工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表（附七大员责任制）、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。③分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。（2）加强施工过程中收集和填报资料的力度。①收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料，就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告（有CMA标志的），必须是原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。②填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表，书写要求规范，不能涂改，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格一式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，不同的监理对资料的要求不完全一样，填写报验资料前应积极与监理沟通，达成一致后填写。隐蔽记录与工序表应写明具体部位、工序名称、桩号、东、西侧（半幅）、南、北侧（半幅）或左、右侧（半幅），这样便于日后整理资料时更清晰、直观；其内容应符合实际，不能照搬。③收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，属工程质量保证材料，70％的试验报告为自检报告，30％为见证取样报告，由质监站委托的检测中心出据，这30％为强制规定，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，需要熟悉各种试验，试验完成后的试验报告应收集完整，跟资料中的桩号、时间、混凝土浇注记录、施工记录等相符合，工程中的大多数资料都相互联系，不仅相符，汇总和评定记录也需要根据试验报告进行填写。（3）施工后期可提前进行的竣工资料整理工作。①汇总资料。检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建档案馆统一的档案清单顺序整理、汇总到一起。②复印装订。复印所需的套数（业主、接受单位各一套；监理与设计只看不存档），装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送档案馆的一套为不装订的原件，且档案馆对竣工固有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。③竣工图的编制要求。竣工图应画出所有变更内容，如实反映竣工后的现状，道路所处地段若有大型设施的也须标注，完成后加盖竣工图章，签字手续完备。（4）做好工程竣工资料整理及后续外业及相关资料的整理。①工程竣工后，按工程实际重新绘制竣工图。重新绘制时，要求原图内容完整无误，修改的内容也能准确、真实的反映在竣工图上。绘制竣工图要按照建筑制图的规定和要求进行，同进参照原施工图和该专业的统一图示，必须在底图的右下角绘制竣工图图签。②填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书，必须是原件，签字、盖章手续完备；做好竣工验收会议记录。7、加强人员学习、培训，制定工作计划竣工资料编制工作是一项复杂的技术工作，从事此项工作的人员必须具备综合业务能力，只有在了解工程各部位的组成及作用之后，才能有条理地进行整理，并且能及时发现资料中存在的问题，便于及时查找、补齐。同时竣工资料的编制人员，还要了解工程资料归档的规范和业务的特殊要求，才能按工程资料归档要求做好竣工资料的目录编制和装订。施工企业应定期对技术人员进行业务培训和考核，外派技术骨干进行业务再学习，开展以老带新、示范帮助活动，全面提高技术人员业务素质，并按规定时间要求制定工作计划。8、保持竣工资料编制人员稳定性施工企业技术人员流动力性大，往往不能自始至终参与一项工程建设。人员变动时，资料交接不清楚，不齐全，资料失散严重，使资料的准确性，完整性得不到保证。因此，施工企业在成立项目部之初，应组建竣工文件编制小组，并力保人员组成稳定。如有特殊情况需要工作调动，必须将其所负责的全部资料移交清楚，并办理交接手续，否则不得离开。9、各类设计、方案、报告等应同时移交电子版存档。对于有电子版的文字、图形、影音等资料也应同时分类存档。三、明确职责、落实责任矿各处室按照职责分工专门抽出专业人员集中统一整理资料。矿科室领导要高度重视，必须密切配合。详细整理资料与分工如下。竣工验收需提供的图纸资料明细表（分工）序号图纸资料名称现场查阅提供复印件完成时间承办人负责人一煤矿概况1企业营业执照★2采矿许可证★3安全生产许可证★4《爆炸物品使用许可证》、《爆炸物品存储许可证》★5职工人数、员工花名册、劳动合同▲6矿井行政（生产）编制（职能科室、生产作业队组）▲7矿井主要工种及设计定员（设计与实际）★二设计依据1项目（新建、技改、扩建）立项审批文件用地用水批文、各类报告、方案评审、施工验收批文安全、环保、水土保持、职业病防治、消防、竣工决算审计、地质灾害、安全无事故证明★2地质勘探报告及储量核实备案文件★3项目“可行性研究报告书”及“安全预评价报告书”★4矿井设计的其它依据文件★三设计文件1《矿井初步设计》、施工图及评审文件（有关变更文件）★2《安全专篇》及评审文件★3图纸：总平面布置图★矿井