湖南城际铁路有限公司文件竣工文件编制移交管理办法(试行)征求意见稿

-1-关于发布湖南城际铁路有限公司竣工文件编制移交管理办法（试行）的通知各参建单位：根据广铁（集团）公司档案馆对湖南城际铁路建设项目竣工文件培训指导过程中提出的建议、意见，并参考湖南城际铁路参建施工、监理单位提出的意见，现将《湖南城际铁路有限公司竣工文件编制移交管理办法（试行）》印发给你们，请按照执行。-2-湖南城际铁路有限公司竣工文件编制移交管理办法（试行）第一章总则第一条为完整、真实、准确、规范地编制好湖南城际铁路建设项目（以下简称“项目”）工程竣工文件，根据原铁道部有关铁路建设项目竣工文件编制移交办法、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010)、《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史〔2011〕110号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2000）、《电子文件归档与管理规范》（GBT18894-2002）、《铁路建设工程监理规范》（TB10402-2007）等以及湖南城际铁路有限公司（以下简称“公司”）发布的有关文件资料，结合项目实际情况，制定本办法。第二条竣工文件系指在建设过程中形成的，如实反映施工过程和项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、音像资料等。第三条竣工文件是建设项目的真实记录，是对项目进行审计、监督、管理、验收以及设备养护维修及破损修复的主要依据，是实施质量保修的重要凭证。第四条竣工文件从建设项目前期到竣工，其形成、收集、整理、移交、归档工作贯穿于项目建设的全过程。必须坚持科学认真、实事求是的态度，做好平时的资料形成、积累和文件整理、归档工作。第五条竣工文件要如实反映项目施工技术状况和工程竣工的-3-现状。如发现竣工文件与实际不符者，应追究原施工单位和监理单位责任，其编制质量及能否按时移交作为末次验工计价的依据。第二章竣工文件管理第六条根据建设各方签订的合同（协议）规定的职责要求进行竣工文件的形成、收集、整理、移交、归档工作，各编制单位必须及时移交完整齐全的竣工文件（包括电子文件）。第七条建设单位成立竣工文件编制移交领导小组，负责监督、检查、指导竣工文件的编制移交工作。公司竣工资料的收集、整理、鉴定和竣工文件归档等工作分工如下：预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、控制测量、科研报告、竣工文件、环境评价、环境保护、文物迁改、通航论证、防洪评估、交叉跨越等文件资料由工程管理部负责；建设用地、征地拆迁、林地手续等由征地拆迁办负责；文书、声像、实物等文件资料由综合部负责；合同、计划、会计等文件资料由计划财务部负责；三电迁改、地下管线、招投标、物资设备等文件资料由物资设备部负责；试验检测、工程监理、质量安全等文件资料由安全质量部负责。第八条施工单位应成立竣工文件编制移交领导小组，制定相应管理办法，并将此项工作纳入施工技术管理，作为总工程师的职责范围。竣工文件编制移交等工作应列入日常议事日程，专人负责收集、整理、保管、立卷、归档及移交。并接受建设、质量监督、监理及档案管理部门等单位的业务指导及检查。第九条监理单位在编制好自身竣工文件的同时，应依据监理委-4-托合同（协议）负责监督、检查施工等单位竣工文件的质量和完整性，负责向建设单位提交其监理业务范围的专项报告。第三章竣工文件的形成积累第十条竣工文件收集、整理、归档及移交，应做到安排施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进度与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。第十一条建设项目开工后参建各单位应做好文件材料形成、积累工作。施工单位各单项工程负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的新技术、新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目及地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料。各施工、监理单位技术负责人应及时对图纸进行校验，并应根据变更设计的要求，及时修改施工图，填写施工、监理日志，做到及时准确、符合实际。第十二条单项工程的技术负责人，要将施工过程中形成的各种检验批、检查证、试验报告、原材料（或设备）出厂合格证及各种施工记录等原始资料，按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内，以防文件材料的散失和损坏。第四章竣工文件的组成与内容第十三条竣工文件构成包括：建设管理资料、勘察设计资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料。-5-施工单位竣工文件由综合部分和专业部分两大类组成。专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、动车、给水排水、通信（含信息、防灾）、信号（含综合接地）、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、消防安全、铁路用地、工程测量、工程检测试验等组成（具体内容见附件1-1）。凡各专业未包括或不能包括进去的，可以纳入综合部分。监理单位竣工文件由监理管理资料和施工监理资料组成。监理管理资料包括监理组织结构资料、监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告等；施工监理资料包括工程停（复）工令、旁站监理记录、见证（平行）检测资料、工期延期报告及审批资料、索赔申请报告及审批资料等。勘察设计审核单位竣工文件包括勘察测绘资料、设计资料（含变更）和审核资料。建设单位竣工文件由内部管理资料、立项决策资料、征地拆迁资料、招投标管理资料、合同管理资料、开工报告、技术管理、物质设备管理、质量安全管理监督、水环保和投资控制资料等。第十四条对有从国外引进技术、引进设备的单位，要做好引进技术和设备图纸文件的收集、整理、译注（必须将所有的外文资料译成中文资料）工作。归档时，外文资料与译注资料一起归档，归档的竣工图应是译注后的图纸，并组卷进入竣工文件中。第十五条征用土地、拆迁补偿等原始凭证的原件，由建设单位组织单独组卷，地方国土部门和施工单位提供资料并协助进行。铁-6-路征地拆迁资料包括建设用地预审资料（含国家立项、批准的各种报批文件）、建设用地预审批复文件（含地方国土部门的各种报批文件）、选址意见书和建设用地规划许可证、勘测定界成果资料（含施工中现场制作的地界桩表）、施工用地图纸和资料、征地拆迁现场操作资料（含施工中与当地市、县、乡、村民委员会、村民等各级组织和个人协商产生的各种协议、合同、证明）、竣工里程与施工里程对照表、图等。第十六条监理竣工文件和勘察设计审核竣工文件移交公司存档。第五章竣工文件的整理与案卷质量标准要求第十七条竣工文件形成后，要按文件材料形成规律和成套性的特点，保持文件之间的有机联系，合理的组成保管单位，竣工文件整理方法和案卷质量要求详见附件4。第十八条一个标段工程由联合体各方分段负责施工时，其竣工文件按各自施工管段编制并组卷，由联合体汇总；一个单位工程由联合体负责施工时，其竣工文件由联合体各方按各自施工管辖范围编制并交联合体牵头单位汇总组卷；一个单位工程由两个以上的承包单位负责施工时，其竣工文件可各自按施工管辖范围编制，在满足接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求条件下，由建设单位指定的施工单位汇总组卷。轨枕预制和钢轨、道岔铺设单位应按照线下土建施工标段范围将工程竣工文件移交线下施工单位，并以线下土建施工标段起讫点-7-为界前后各延伸一定范围长度，便于各标段对接。涉及综合性资料如：建交表、竣工验收报告、施工中来往文电等由各承包单位收集汇总，分别组成保管单位。第十九条竣工文件在组成保管单位时，应分别对施工资料、工程日志进行整理装订，对图纸进行折叠，案卷要编张号，填写案卷封面、卷内目录、备考表（具体要求见附件4）。其案卷质量应达到国家关于《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2000）》及原铁道部有关的要求。第二十条竣工文件的质量要求1．齐全完整。应归档的施工资料、图纸全部收齐，各项签字盖章齐全，具备法律效力。2．内容准确。所移交的竣工文件内容，真实记述和准确反映工程建设过程和竣工时的客观实际，各项原始记录和技术数据翔实可靠；竣工图纸需按变更设计和施工过程记录进行修改，做到图物相符，施工里程需更换为竣工后的竣工里程。3．系统配套。一个建设项目内各专业内容，一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整。4．整洁美观。竣工文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。不得用圆珠笔、铅笔、双面蓝色复写纸书写和复印文件。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。第二十一条竣工文件具体排列如下：-8-1．竣工验收报告（A3纸采用折叠方式）；2．开工报告；3．施工小结；4．竣工工程数量表；5．单位工程、分部工程和分项工程质量验收记录表（全套）；6．变更设计建议书、会审纪要、送审单、工程数量计算单、工程数量增减对照表、通知单、概预算审批表等（均为原件）；7．建交表；8．施工记录表；9．检验批质量验收记录表；10．各种原始记录；11．原材料、成品、半成品出厂合格证及各种原材料复试报告，零小配件抽样检查合格证；12．混凝土、砂浆试压报告，混凝土灌注记录、隧道压浆记录，路基填土夯实度试验报告，电气、设备测试报告；13.动力机械、设备说明书、合格证；14.施工测量实施方案，施工控制测量、施工测量放样、结构变形监测与控制、沉降变形观测与评估、竣工测量资料；15．其他报告、文字资料；16．工程日志；17．竣工图。第二十二条其他要求-9-1．竣工文件的所有文字、表格材料统一采用70gA4纸（297mm×210mm），文字、表格页边距除“湘城安发〔2013〕15号、〔2015〕13号、17号”文件有特定规定外，其余统一采用上下边距23mm、左边距23mm、右边距20mm。质量验收记录表各栏字体和字号参照《客运专线铁路工程施工质量验收标准应用指南》（薛吉岗编）中的文字表格形式，表格内容除验收与检查评定意见采用签字外均可采用打印。各种工程用表如：工程质量验收记录表、施工记录表（工程检查证、铁程检等）、监理用表、测量用表、试验用表、材料用表等抬头均加上“长株潭城际铁路”字样。2．统一采用规定的科技档案盒。成册的图纸按3号图幅尺寸装订，对折后放入盒内，其他图纸散装。3．竣工资料组卷时应按照A4纸进行装订，不合规格的资料应进行折叠和裱糊处理。文字资料厚度为20～25mm，装订为三孔四等份位，用棉线沿左线装订，并同时拆除金属物。图纸折叠要求标题栏外露扇形折叠，尺寸为297mm×210mm，图纸装订厚度为不超过20mm,成册的图纸按3号图幅尺寸装订，对折后放入盒内，其他图纸散装。4．开工报告只要上级批复的一页，其余附件不必归档。5．工程日志的组卷与填写：工程日志按单位工程分别组卷；其填写内容及要求按照公司有关规定和《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010)专项要求执行。6．5km及以上隧道、特大桥及墩高不小于70米的桥梁需附施工组织设计。-10-7．多张横断面图中第一张和最后一张要标图标，中间部分可用角标代替，角标半径为7.5mm，上部为张次，下部为总数。8．照明工程、消防工程的可附在主体工程后组卷移交。9．车站平面图需完整描绘用地范围内所有构筑物（比例尺：1：500）。10．水质分析报告原件交接管单位，属多个工点共用的，可采用复印件并注明原件出处。11．竣工蓝图图标右上方加盖档号章时，不能遮盖图标内容。12．施工用表根据公司下发的相关文件规定使用。施工记录表包括工程检查证、质统表和自制表格。如施工用表没有正式表格，施工单位可自行制作，但必须加印“长株潭城际铁路”字样，由监理工程师审核、公司同意，方可作为竣工文件移交。13.凡外文签名文件资料均应译成中文名。第六章竣工文件的交接手续和份数第二十三条竣工文件移交验收工作分三个阶段：静态验收前竣工文件已经按规定的编制内容和标准基本完成。初步验收前竣工文件已经基本达到档案验收要求并交公司、铁路局（集团）（含总公司移交内容）、接管运营维修单位、城建档案馆、武警（军区）等单位。正式验收前三个月竣工文件已经通过各级档案管理部门的验收。第二十四条静态验收前由施工单位提出申请，报监理单位审核，确认竣工文件基本齐全、完整、准确后向公司提出验收申请，-11-并做好验收前准备工作。第二十五条初步验收前，施工单位应编好已完工程全部竣