第2章2.4(6P-3400)

12.4建立项目资源当被任命为项目经理时，你心里可能已经有了某些你认为适合该项目的资源。到制定任务工期的时候，非常具体的信息呈现在你面前。你确切知道该进行那项任务以及为完成该任务需要那些资源。资源实际执行项目中的工作。随着任务的明确和进度计划的排定，必须在项目计划中实际指出资源。通过向项目中添加资源可以提高进度计划的精确性，提前了解在已分配时间中是否有资源超负荷分配了过多的工作，依照资源工时跟踪项目的进展情况，跟踪项目中原料的使用、成本和消耗情况，通过E-Mail进行沟通，确认所有任务都分配了负责的、可依靠的资源。2.4.1向项目中添加工时资源任务的工作可由人员、设备和材料来完成。Project把这三类资源整合为两类，工时资源和材料资源。工时资源包括人员和设备，这类资源以时间度量任务的完成情况。材料资源是可消耗的原料，这类资源以数量来度量任务的完成情况。向项目中添加资源，只需简单地在项目计划中输入资源的名称。也可以通过从公司的ActiveDirectory（活动目录）或E-Mail地址簿中选择资源名称实现这一过程的自动化。如果在Excel工作簿中有资源列表，也可以把这些信息导入到项目计划中。资源输入完毕后，就可以添加信息，如可用性、成本、备注等等。1.手工添加资源名称通过简单的数据输入向项目中添加资源的具体步骤如下：1）打开“资源工作表”视图。2）单击“视图”菜单中的“表”，选择“项”。3）在第一个“资源名称”域中输入资源的名称，并按回车键。4）以相同方式输入其他资源的名称。如果某台设备对一项任务的成功完成是必不可少的，则作为工时资源输入该设备的名称，就好像它是人力资源一样。可以输入资源的真实名称，或者输入一个类资源。类资源是头衔或其他类似的资源的描述而不是实际名称，如设计工程师，监理人员等。22.从E-Mail地址簿添加资源如果运行Project的计算机同时又是公司MicrosoftExchangeServer邮件服务器的一个客户端，就可以由E-Mail地址簿向项目计划中添加资源。可按照以下步骤操作：1）单击“插入”菜单中的“新资源来自”，选定“通讯簿”。2）选定你需要的资源并点击“添加”按钮。3）点击“确定”，选定的资源便加入到项目计划中。可以把包含在一个组里或分发列表中的所有资源添加到项目计划中。就像添加单个资源一样，把资源组的名称添加到列表中。当点击“添加”按钮时，Project会询问是否希望把组展开以在项目计划中列出单个资源。3.从活动目录添加资源如果公司部署了活动目录，就可以从活动目录向项目计划中添加资源。步骤与从E-Mail地址簿添加资源类似。4.使用Excel中的资源信息假定在Excel工作簿中有一份资源列表。你可以非常方便地把这份资源列表移植到项目的资源工作表中。既可以复制信息，也可以直接导入文件。可以使用MicrosoftProject计划导入导出模板，由Excel向Project导入资源。标准的Excel导入过程把Excel的列映射到相应的Project的列，以保证Excel中的信息被导入到资源工作表中的适当位置。向项目计划中导入资源列表的过程与导入任务列表类似。5.指定资源的可用性资源的可用性可以通过确定资源的“最大单位”，也称为资源单位来指定。全职资源的可用性为100％资源单位。一半时间可用的资源的可用性为50％资源单位。当为任务分配资源时，那些任务依照资源的可用性排定进度。如果不单独命名每个资源，可以依照职能命名资源并把他们整合成一个代表多个资源的单一资源。三个工程师合并在一起可用性为300％，两个建筑师为200％。输入资源单位，只需简单地在资源工作表“最大单位”域中键入百分比即可。最大单位的默认值是100％。如果想随时间的变化，具体指出资源数量和可用性的变化，请依照以下步骤进行操作：1）在资源工作表中，选定需要进行单位调整的资源。2）在标准工具栏中，单击“资源信息”或者直接双击资源名称。“资源信息”对话框将3被打开。选定“常规”选项卡（图2-47）。图2-47“资源信息”对话框的“常规”选项卡3）在“资源可用性”下，输入资源单位说明的第一个时间范围和资源可用单位。4）在第二行，输入资源单位说明的第二个时间范围和资源可用单位。5）重复进行这些操作，直至全部资源可用性说明均设置完毕。2.4.2向项目中添加材料资源任何完成任务必不可少的物资，都可以作为材料资源添加到项目计划中。依照以下步骤输入材料资源：1）打开“资源工作表”并应用“项”表。2）在第一个可用“资源名称”域中输入材料资源的名称，如钢筋。3）在“类型”域中选定“材料”。4）在“材料标签”域中，输入材料的度量单位。当一个资源是“材料资源”而不是“工时资源”时，·资源单位（或最大单位）和与之相关的可变的可用性不适用。当把材料资源分配给任务时，必须指明材料资源的需求量或消耗率。·资源日历是不适用的。·工作组域，如电子邮件地址等不适用。“加班费率”域也同样不适用。42.4.3设定资源日历利用资源单位（最大单位）可以指定资源可用性。明确资源可用性的另外一种方法就是建立资源工作时间日历，也就是资源日历。资源日历本质上就是一种项目日历，可以定制以反映单个资源的特有工作时间。由于资源日历指明了对已分配任务资源何时是可用的，所以资源日历影响任务进度安排方式。1.查看资源日历一旦为项目创建了资源，系统就把项目日历默认为资源日历。可以依照以下步骤查看资源工作时间日历：1）打开资源工作表或其他资源视图。2）选定希望查看工作时间日历的资源。3）在标准工具栏中，单击“资源信息”。4）在“资源信息”对话框中，选定“工作时间”选项卡。选定资源的工作时间日历将被显示（图2-48）。图2-48“资源信息”对话框的“工作时间”选项卡默认情况下，资源工作时间日历与项目日历是相同的。“基准日历”域表明该资源日历是由何种基准日历改编而来的。2.修改资源日历可以对一个资源的日历进行修改，使之能够反映不同于项目团队其他资源的工作时间5表。这样，已分配的任务仅在资源实际可用的工作时间内安排进度。修改某个资源的工作时间日历，需要在资源工作表或其他资源视图中选定该资源，然后打开“资源信息”对话框并选定“工作时间”选项卡。在“工作时间”选项卡中就可以进行修改了。3.创建基准日历如果你需要对几个资源日历反复进行相同的修改，你就需要创建一个全新的基准日历并把它应用于适用的资源。如果有一组资源的工作时间表于其他资源不同，也需要创建一个新的基准日历，并应用于相应的资源。创建一个新的资源基准日历的步骤与创建新的项目基准日历相同。为资源分配一个新建的基准日历，需要在资源工作表或其他资源视图中，选定希望分配新基准日历的资源，然后打开“资源信息”对话框。在“工作时间”选项卡的“基准日历”域中，选定希望应用于选定资源的基准日历。如有必要，可以依据资源需要对日历进行另外修改。这些修改仅应用于选定资源并不改变原有基准日历。2.4.4添加详细资源信息除基本信息，如名称、类型、单位和日历外，还可以为资源添加补充信息，包括资源信息附加域、备注或超链接等。可以在资源工作表的相应域，或“资源信息”对话框中的“常规”选项卡中添加资源的补充信息，如名称缩写、组名称或代码等。·缩写：如果你不希望在项目计划的任何域中显示资源的全名而是只显示该资源名称的缩写，只需在资源工作表的“缩写”域，或“资源信息”对话框中的“常规”选项卡里输入希望显示的名称缩写。·组：使用“组”域明确资源类别，以方便对资源进行排序、分组和筛选。·代码：在“代码”域中输入对你或公司有意义的代码。“代码”域的使用方法与“组”域一致。·电子邮件：指明资源的电子邮件地址。与成本相关的域是资源工作表重要的一部分。“资源信息”对话框同样也包含成本选项卡。还有其他表包含资源域的不同组合。在资源工作表中应用不同表需要打开资源工作表，然后单击“视图”中的“表”，再选定你希望应用的表。如果你希望使用的表未在列表中出现，则单击“其他表”。如同在任务工作表中一样，在资源工作表中也可以加入大量的附加资源域。向当前表中添加新域只需要插入新的列。6与任务一样，我们也可以为资源添加备注信息，也可以为资源信息建立超链接。