浅论办公自动化在办公管理中的作用论文

附件一四川电大毕业论文姓名黄引省（市）级电大泸州电大专业行政管理年级2012级学号141104145指导教师刘建平目录摘要、关键词、引言………………………………………………………………………………1一、概述……………………………………………………………………………………………2（一）计算机应用概述………………………………………………………………………2（二）计算机系统开发的背景………………………………………………………………2（三）办公自动化的变迁……………………………………………………………………2二、办公自动化的发展……………………………………………………………………………3（一）办公自动化……………………………………………………………………………3（二）我国办公自动化的发展状况…………………………………………………………3（三）办公自动化应用的发展范围…………………………………………………………4三、现代企业办公自动化的功能需求……………………………………………………………4（一）信息发布功能…………………………………………………………………………4（二）公文流转功能…………………………………………………………………………5（三）考勤管理功能…………………………………………………………………………6（四）办公室管理功能………………………………………………………………………7四、办公自动化在现代企业管理的重要性………………………………………………………8（一）办公自动化对现代企业的经营和管理重要性………………………………………9（二）办公自动化是现代企业信息化的必要条件…………………………………………9（三）办公自动化是现代企业营销创新的技术基础………………………………………9（四）推行办公自动化对现代企业带来的进步……………………………………………9五、办公自动化在企业管理中的具体应用………………………………………………………10六、办公自动化在管理中所面临的问题及解决办法……………………………………………11（一）安全问题及解决办法…………………………………………………………………11（二）技术问题及解决办法…………………………………………………………………12（三）管理问题及解决办法…………………………………………………………………12七、分析总结………………………………………………………………………………………13八、致谢……………………………………………………………………………………………14九、参考文献………………………………………………………………………………………151浅论办公自动化在办公管理中的作用[摘要]网络办公系统是适应现代化无纸化办公的趋势，更好地服务于现代化办公操作。在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。随着计算机技术和信息技术的发展，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，对企业而言，对信息的掌握程度、信息获取的及时性、信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素。企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，已经不可避免地需要脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。那么，对于企业，如何建设一套完善的办公自动化系统？本文将从办公自动化的发展、作用、要求和管理四个方面分析和探讨，以期为企业办公自动化提供可行性建议。[关键字]网络办公发展作用要求管理[引言]办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。在市场竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。2一、概述（一）计算机应用概述随着计算机技术的不断发展与提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能以为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。今天，计算机的价格已经十分的低廉，性能却有了长足的进步，在发达地区计算机的普及率也可以说已经达到了无所不在的地步，与计算机相关的配套设施，外部设备和网络设置也有了很大的进步，与人们的日常生活有着息息相关的联系，使人们的日常生活，工作，娱乐等社会活动有了更大的便利和效率。计算机作为我们人类得力的助手，之所以占据重要位置的原因主要有以下几个方面：首先，代替人工进行许多繁杂的劳动，减少人工的危险性和失误率；其次，节省许多资源，降低人工生产劳动的成本；再次，大大的提高人们的生产效率；最后，可以使某些敏感和重要的信息更加安全，等等；总之，计算机技术的合理应用是现今社会一个十分重要的课题，许多人投入到计算机科学的研究中，为计算机科学的进步做出了伟大的贡献。可以说计算机技术的发展代表着人类社会的发展，计算机技术的应用已经深入到人类社会的活动当中。在现今人类社会的各种活动中，以经济活动的公司经营管理代替传统的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趋激烈的商业竞争中占据有利形式，取得现任那一步的商机。（二）系统应用开发的背景现今的商业社会中，许多非计算机专业的公司对于计算机的应用操作还停留在一个相对比较肤浅的应用层面上，并没有充分发挥计算机系统的高性能和智能的优势，计算机只是用来进行一些比较简单的文档处理，网页浏览和信息保存，这些相对于计算机系统强大的功能来说是一种十分严重的资源浪费。计算机系统完全可以充分的融入公司日常的管理经营工作中去，使工作人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员反复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提干了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性，工作人员避免了因为某些工作而不得不停下手边的工作去和别的人员频繁见面的情况，只需要通过计算机系统进行一定范围内的相互通信，使用几个简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦。因此可见，开发一套适用于公司日常经营活动的无纸化办公系统对于一个公司企业来说是十分具有现实意义的。（三）办公自动化的变迁办公自动化，英文OfficeAutomation，简称OA，是办公信息处理的自动化，他利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到3充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代末80年代初在我国提出的，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的丰富出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行存贮、排版、及输出工作，用电脑进行人事、财务等进行管理。现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非本文的如：声频、视频、图形、OLE对象、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效处理。同时，传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流程提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事物的处理过程。因此，现代办公自动化系统更有着重于提供办公信息的共存、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人的神经系统。目前成熟的基本客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统，都是企业数字化神经系统的重要组成部分。因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动化内涵的发展变化，清楚认识到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也将不同于今天的OA，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。二、办公自动化的发展（一）办公自动化办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网和广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度的提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。（二）我国办公自动化的发展状况办公自动化简称(OAOfficeAutomation）,在我国自70年代开始发展，到00年代中期大致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的主要原因有三条，首先对办公自动化的本质作用理解4不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的为提高效率，实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。（三）办公自动化应用的发展范围一直以来，许多人对办公自动化的理解有误，认为办公自动化只是政府机关的事。实际上，在市场化的经济环境中，企业面临着激烈的竞争，企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分，没有一个快速反应的神经网络的协助，任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。随着企业对办公自动化理解的进一步加深，越来越多的企业已经把办公自动化提到日程上来，很多企业都在不同的层次上实现了办公自动化。事实上，有一些企业已成功地实施MRP或ERP系统，他们在生产、经营数据的收集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般的MRP或ERP系统并没有在办公、行政事务方面，提供计算机处理功能，这方面的工作，只能依旧利用手工进行。不能全面实施办公自动化，工作、生产效率难以得到进一步提高。因此，通过办公自动化系统的实施，对于企业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具有重要的意义。三、现代企业办公自动化的功能需求随着经济环境的改变，社会进步正在不断加速，越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统，从而提升其管理水平。（一）信息发布功能1.发布信息本功能供具有发布权限的用户发布信息，部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限，部门用户和访客没有发布信息的权限。可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种。两种信息都具有信息标题，所不同的是，发布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片，而“文档信息”没有信息正文，发布者须指定“文档信息”中的文档（可以是任何格式的文件，但推荐使用Word文档、Excel文档和文本文件）。用户发布信息时须指定：（