浅谈人事档案的信息化建

浅谈人事档案的信息化建设[摘要]人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分，是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，是真实反映一个人的客观面貌。下面是本人从事档案服务工作的几点领悟：[关键词]人事档案提供利用一、档案管理现代化、信息化是必然趋势随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用、升级以及档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。也给档案工作者们带来了新的课题，如何从事好信息社会的档案工作，已是当今档案管理人员面临的最大挑战。面对这种挑战，我们档案工作者应积极应对，不断学习。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也能产生更广泛的社会效益。所以在我公司档案信息化建设的过程中，应在目前归集整理人事档案的基础上，提前做好信息化建设的准备工作。应注重质量、加强特色建设。档案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量多大，而更要关注经信息化“包装”后的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分利用。人事档案储存着大量的人才信息和数据，它是国家档案的重要组成部分。其主体是干部和工人档案。人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，以及处理与人有关的事情所形成的文件材料。是党和政府的重要工作，之所以重要，是因为党和政府的工作需要档案工作者及时提供系统、准确、具有参考价值的档案资料，进行重要决策。组织、人事部门可通过使用人力资源信息系统，可以方便快捷地查询、阅读、修改、统计和重复使用等。从中探索人才成长规律，发现人才，识别人才、培养人才和使用人才，以提高人事管理科学水平，开发人才资源，为社会对人才的广泛需求提供准确、全面可靠的信息和数据。明确了这个道理，我们的工作就能主动地做好。二、人事档案利用工作的重要意义人事档案工作是随着社会发展需要而产生的，又随着社会发展需要而存在而发展的。现实生活中，用人就要看档案，已成为必要的工作程序。作为依据性的人事档案，如何使用起着决定性的作用。只有人事档案利用的好，才能充分体现和发挥人事档案的作用。否则，人事档案的作用再大、再多，也难以被社会所认识，人事档案管理工作做得再多、再好，也反映不出它的效益。只有利用的好，人事档案管理工作的成果和质量，才能得到衡量和检验。为开展利用工作而进行的收集、鉴别、清理、整理、保管、转递等一系列的基础工作做得如何，都可以通过利用工作得到检验和反映。通过利用工作可以发现问题，可以检验和促进人事档案工作的其他各个环节的工作，从而提高人事档案工作的质量。所以，人事档案利用工作及其效益，是检验其工作好坏的重要途径和唯一尺度。没有提供利用工作，就没有人事档案工作的其他各项业务工作，人事档案也就失去了存在的意义。随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人的自主权。档案信息录入项目齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案管理工作的要求。企业档案管理的自动化是当今社会的发展趋势。三、怎样做好提供利用工作（一）树立服务的意识，坚持做好人事档案的收集整理维护工作人事档案提供利用的效率如何，首要条件是看提供出来的档案材料是否齐全、完整，内容是否真实，是否能客观地反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况，以此帮助组织上更好地了解和正确地使用干部。反之，造成了残缺或中断，利用起来就很不方便；收集是人事档案发挥作用的前提，档案工作人员，要积极主动的与人事档案材料的生成部门联系，对档案中缺少的主要材料必须补充收集归档，对填写不规范、手续不完备的档案材料要补充完善，坚持定期催要收集，并按要求整理好归入人事档案。（二）在主动服务方面多做文章作为一名档案工作者，要努力学习有关干部工作的方针、政策、了解当前的任务和工作的方针，争取多做一些主动服务性的工作，变人事档案死材料为活材料。要经常与上级主管部门保持密切联系，不能完全坐等有关单位送材料上门，应主动索要应归档的人事档案材料，以保证材料归档的及时性。档案室就是一个人才信息库，我们应当利用这个有利条件，分门别类地进行汇集或将资料储备起来，当有关部门需要某些人员的简历或学历、专业职务、参加工作时间、入党、招工等情况时，可根据利用单位的要求整理综合材料给予提供。如：用目前开发的人力资源信息系统，对某些内容进行查询、有利于及时给多方面提供服务，可以满足大量人事工作需要，迅速准确，为领导提供信息和决策。（三）咨询服务咨询服务能迅速及时满足利用部门的工作需要，减少办理查档手续和节省上门查阅档案的时间。但要处理好保密与利用的关系，咨询一般通过电话进行的。所以要求档案管理人员熟悉咨询人员，依据有关规定，给予答复，并做好记录。我认为，在目前档案整理好的基础上做好电子目录的制作工作，建立相关的数据库，目前工作主要集中在人事档案的整理工作上，对于后期的档案开发与利用研究较少，而提供信息服务社会是档案工作的强业之路，所以应一手抓档案的归集整理的基础性工作，一手研究档案的开发与利用。计算机、网络这些都是当今社会的科技精华所在，经常和这些先进的技术工具进行“交流”，学会利用它们更好地工作和学习，是提高我们干部知识水平、业务素质的捷径。（四）加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识加快档案信息化的建设，领导重视是做好档案工作的关键，即为我们积极开展档案工作创造了好的氛围，又是对我们工作的大力支持。档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。争取上级主管部门的支持，舍得投入财力，增配软、硬件设施，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展。使档案的管理水平迈上一个新台阶，为企业创造更大的经济效益和社会效益。综上所述，人事档案工作的其他环节都是为利用工作服务的，对加强干部档案管理，推动干部档案工作的信息化建设，更好地为干部工作提供优质服务，具有重要意义。