中国建设银行个人住房贷款档案管理实施细则(1)

1中国建设银行个人住房贷款档案管理实施细则（试行）第一章总则第一条为规范和加强个人住房贷款业务的档案管理工作，合理有效地保管和利用档案资料，根据《中国建设银行档案管理办法》、《中国建设银行信贷档案管理规定》、《中国建设银行个人住房贷款办法》、《中国建设银行个人商业用房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人再交易住房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人住房贷款业务操作规程（试行）》等规章制度，制订本细则。第二条个人住房贷款档案是指各行在经办和管理各类个人住房贷款工作中形成的，具有凭证依据作用和参考利用价值或史料价值的信贷经营管理专业技术材料的总称。个人住房贷款档案管理是指个人住房贷款有关资料的收集、整理、归档、保存、退回、销毁的全过程。第三条个人住房贷款档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。第四条个人住房贷款档案由个人住房贷款业务经营部门（以下简称经营部门）、会计部门、档案部门负责管理，即在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由经营部门、会计部门负责管理；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，由档案部门负责管理。经营部门负责信贷档案的收集、整理、保管、借阅和移交归档工作；会计部门负责重要档案的接收、入库保管、借阅、移交工作；档案管理部门负责贷款本息全部还清或信贷业务执行完毕以后的档案保管及销毁。第五条对个人住房贷款档案资料录入和扫描进计算机进行电子化管理的经办机构，应保证其档案管理信息系统的可靠性和完善性，严格信息录入、查询、修改等环节的人员权限设置，定期进行系统维护、数据备份和排查病毒等工作，防止信息的丢失和泄漏。第二章档案分类和部门管理职责第六条个人住房贷款的归档范围包括贷款业务中形成的专业技术资料，分为重要档案和一般档案。重要档案是指个人住房贷款抵押房屋他项权利证、权利质押的权利证明、保险单等重要物品和单证原件；一般档案指除重要档案以外的所有在办理个人住房贷款业务中形成的专业技术资料（具体归档范围见附1）。第七条个人住房贷款重要档案原则上由会计部门负责保管。经营部门如设立了专门的信贷档案库房和专职信贷档案管理员，重要档案可由该经营部门区别一般档案负责保管。第八条各经办行的经营部门除对所有个人住房贷款档案资料进行收集以外，还需设立专（兼）职贷款档案管理岗，负责接收、审查信贷经办人员提供的档案资料，做好还款阶段个人住房贷款一般档案的日常整理、保管和利用等工作。重要档案在经营部门负责保管的，该经营部门必须设专职档案管理人员负责保管。第九条档案部门负责个人住房贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后的档案管理。第十条个人住房贷款档案的保管期限为5年，从贷款本息结清的下一年开始计算。2第三章重要档案的管理第十一条信贷经办人员收到重要档案资料，要逐项登记“个人住房贷款重要档案资料登记簿”（附2），同时填制“个人住房贷款重要档案资料收妥通知书”（附3）一式三联，加盖经办人名章、业务部门公章以及借款人或第三人名章，一联留底，一联给借款人或第三人，一联给保管部门。登记簿与收妥通知书分别专夹保管。第十二条信贷经办人员将一联“重要档案资料收妥通知书”、收妥的重要档案资料及时一并移交会计部门或经营部门的重要档案管理人员，同时将重要档案资料复印一份装入信贷档案内，以备日常查用；重要档案管理人员应对信贷经办人员移交的重要档案资料进行复核，并“重要档案资料登记簿”上签字做好移交记录。第十三条重要档案资料要实行双人管理，一人管登记簿，一人管实物，登记人员与保管人员要有明确分工，登记人员负责收到保管物品时的初点，领（转）出的复点，登记簿的登记，办理交接手续及专夹保管有关通知书；保管人员负责收到保管物品时的复点、领（转）出时的初点，登记簿的复核及有关物品的日常保管。第十四条由于进行诉讼及其他工作需要，领用被保管的重要档案资料时，应填制“重要档案资料领用、退回保管通知书”（附4）或者“担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书”（见附5）一式两份，经办人、部门负责人签章，加盖部门公章，报主管行长签批后，送保管部门领用占管担保物。保管部门核对签章无误后加盖印章，一联退领用部门专夹保管，一联与原“收妥通知书”一同保管，按通知书内容将重要档案资料转交领用部门。第十五条重要档案资料用后交回时，应由领用部门填制“重要档案资料领用、退回保管通知书”或者“担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书”一式两联，经办人、部门负责人、领用部门签章后连同领用的重要档案资料送保管部门，保管部门将“领用、退回、变更保管通知书”与退回的担保物和领用时填制的“领用、退回、变更保管通知书”内容核对相符后，将担保物收妥保管，在“领用、退回、变更保管通知书”签章后，一联退领用部门，一联与原“领用、退回、变更保管通知书”与原“收妥通知书”一同保管，并在“重要档案资料登记簿”中签注。第十六条借款人还清贷款本息后，重要档案管理人员凭经营部门填制的“中国建设银行担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书”和贷款还款凭证或会计柜台出具的“贷款本息结清通知书”，将重要档案资料退回经营部门，并在“重要档案资料登记簿”中签注。第十七条对需退还借款人的重要档案资料，经营部门开具“个人住房贷款重要档案资料清退确认书”（附6），由借款人或其受托人在确认书上签收后，将有关重要档案资料退还借款人，并在“重要档案资料登记簿”中登记清退日期。“个人住房贷款重要档案资料清退确认书”补充贷款档案保管。第四章一般档案的管理第十八条收集信贷档案资料。受理个人住房贷款申请后，信贷经办人员应逐笔单独3设立专用文件袋，将受理、调查、审批和发放等各环节形成的档案资料存放于该文件袋内，并在文件袋上注明客户名称、文件内容、收件日期等项目。第十九条移交信贷档案资料。贷款发放后，信贷经办人员应填写“个人住房贷款档案资料清单”和“合作企业项目档案资料清单”（附7）一式两份，连同全部档案资料一并移交信贷档案管理人员。经办人员须按照“档案资料清单”规定的内容，形成多少移交多少，不得遗漏。信贷档案资料应在每笔信贷业务发放（办理）后2个工作日内移交，自发放（办理）至回收阶段的档案资料，随时形成，随时移交。档案管理人员负责集中统一整理保管至贷款本息结清或信贷业务执行完毕。第二十条档案资料的核查。信贷档案管理人员应对档案资料的完整性负责，同时对档案资料内容的合规性进行审查，对于移交的每笔个人住房贷款业务的档案资料，必须依照清单逐份逐张的核实，并确认每份档案资料是否为原件或同意存档的复印件。如果有缺项或缺少份数，档案管理人员有权要求信贷经办人员及时补齐。因特殊情况不能补齐的，由信贷经办人员在清单“缺项原因”中注明。经审查符合要求的档案资料，档案管理人员和信贷经办人员同时在“档案资料清单”上签字。清单一式两份，一份由信贷经办人员保留，一份有档案管理人员留存备查。第二十一条档案资料整理。信贷档案管理人员接收信贷档案资料后，应在10个工作日内进行整理，将信贷档案资料划分为客户基本情况档案资料、信贷业务和担保档案资料三部分内容分别整理与保管，其中信贷业务和担保档案资料按照贷前、贷后两个阶段的业务操作流程，分别按顺序排列。第二十二条档案资料的立卷归档。信贷档案管理人员对经审核整理的信贷档案资料应及时进行立卷归档。一、合作楼盘资料以项目为单位组卷。个人住房贷款贷款档案以笔为单位组卷，个人住房组合贷款以组合为单位组卷。二、贷款档案采取软卷皮方式以卷为单位装订，且可以通过粘贴、折叠、缩小、扩大等方法尽量做到纸张大小的统一（软皮卷封面格式见附8）。同一房地产开发企业多个合作项目的，以企业为单位装盒，即将项目案卷合装一个档案盒。个人住房贷款可将若干案卷合装一个档案盒，也可以卷形式保管（档案盒式样见附9）。三、每个案卷均应编制“信贷档案卷内目录”（附10）一式两份，其中一份放卷首，另一份作为检索工具。四、案卷卷内每件资料首页的左上角（留出装订线）应编写与卷内目录相一致的件号，以便于保管和查阅。五、将案卷按照“贷款品种－开发企业－合作楼盘项目－个人住房贷款业务发生时间”的顺序进行分类与排列。即：首先区分不同的个人住房贷款品种分别保管。对有合作房地产开发企业的，首先区分不同的房地产开发企业，然后将该房地产开发企业项下个人住房贷款4档案按不同的合作楼盘项目分开，同一合作楼盘项目下，再按照个人住房贷款业务发生的先后顺序依次进行排列。对没有合作房地产开发企业的个人住房贷款档案，按照个人住房贷款业务发生的先后顺序依次进行排列。六、按照案卷的排列顺序编制归档号。归档号设12位，前两位为贷款品种序号，第三位到第五位为开发企业或交易中介序号，第六位到第七位为合作项目序号，第八位到第十二位为个人住房贷款序号。七、按以下要求逐卷填写案卷封面和卷盒脊背各项目：（一）全宗名称及全宗号：“全宗名称”一栏填写本行全称，或将本行全称印制在固定位置；“全宗号”一栏按档案行政管理部门有关规定填写。（二）经办部门：填写经办个人住房贷款业务的具体部门。（三）档案类别：填写“经营类信贷档案”（简称“个人房贷”）。（四）客户名称：商品房销售贷款合作方填写单位全称，个人类客户填写姓名。（五）案卷标题：贷款品种及用途，合作楼盘填写项目名称。（六）合同生效日和到期日：填写信贷合同或证书正式生效日和规定期限的到期日。（七）保管期限：5年。（八）信贷业务办结时间：填写个人住房贷款本息结清和业务执行完毕时间。（九）卷内件（张）数：填写卷内实有文件件数，其数字应与卷内目录“件号”的尾数相一致。（十）年度：填写归档年度。（十一）盒号：填写档案盒排列的顺序号。（十二）归档号：填写本部门统一编制的归档号。（十三）目录号、案卷号：由档案部门统一编制。八、立卷后，对于信贷业务发放至全部信贷本息回收期间的后续资料，信贷档案管理人员随时在“档案资料清单”中进行登记和补充归档。在档案资料装订的过程中也要充分考虑到这一需要，可以采用在资料末尾直接粘贴补充材料并增加件号，或事先预留空白页以后加贴新资料等方式。第二十三条档案资料的保管。一、经营部门档案管理人员有义务保证档案资料的安全，严密防火、防潮、防尘、防盗、防蛀、防腐蚀。一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的，除及时采取必要措施外，应根据情况的严重程度迅速报告本部门负责人。二、档案资料需要的原本、原稿，不得另行编写与修改。经营部门档案管理人员不得违反规定提供、利用、移交资料或违法、违纪牟取私利进行涂改、伪造档案。三、建立档案管理人员变更交接制度。档案管理人员变更时，采用第三人见证制度，移交人与接收人在监交人的见证下核点贷款档案资料齐全后填制“贷款档案交接表”（附512），并专夹保管。第二十四条档案资料的使用。一、任何人使用档案资料，均必须经过批准后进行，并在“个人住房贷款档案借阅登记表”（附12）上登记，未经批准不得将资料带离现场或复制。对借用或查阅资料的时间和内容、行为要做概要记录，且由借用人或查阅人签字确认。未经批准，信贷档案管理人员有权拒绝借用、查阅。“个人住房贷款档案借阅登记表”要专夹保管。二、经信贷业务经营部门负责人同意后，查阅人可对档案进行现场查阅。需要将资料带离现场的，经同意后由信贷档案管理人员为其复印，复印资料不得擅自外传。原则上不得带走档案资料原件，因特殊情况需要出借时，借用人应填写“个人住房贷款一般档案资料出借单”（附13），经信贷部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借，同时将“个人住房贷款一般档案资料出借单”专夹保管。三、信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证资料的安全性、完整性和有效性，借用或查阅人均不得对档案资料涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开。对因资料的遗失、损毁或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。四、归还出借的信贷档案资料时，由信贷档案管理人员负责清点归档，同时交还借用人“个人住房贷款一般档案资料出借单”，并在“个人住房贷款档案借阅登记表”上登记注销。五、对于有关法律、行政法规明确规定具有查询、冻结或者扣划存款权力的机关，因工作需要查阅复印档案资料的，信贷档案管理部门应按《金融机构协助查询、冻结、扣划工作管理规定