中国民生银行文书档案管理规范

文件材料整理北仑区档案局档案整理含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。档案整理方法1、传统整理方法——按卷整理2、新的整理方法——按件整理档案的收集和鉴定档案的收集将在各项工作活动中形成并办理完毕的对日后工作有查考利用价值的文件，整理后，定期从各个部门汇集到档案部门集中保存，这个过程就是档案的收集工作，简称归档。档案的鉴定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。以“令”的形式颁布这个《规定》，使这个文件具有法律效力，反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，必将对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。解读《规定》（一）六大变化与1987年的两个文件相比，新《规定》无论是在内容上还是在形式上都有较大的改变，归结起来有六个方面：一是将两个文件合二为一。1987年颁布的是两个文件，这次合为一个文件，《规定》既对文书档案保管期限进行了划分，也对机关文件材料的归档范围进行了规定。二是改革了档案保管期限的划分方法。原来的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种，新的规定只有“永久”和“定期”两种。原来的“短期”保管期限为1－15年，“长期”为16—50年，时间期限较为模糊。新《规定》中的“定期”保管期限实行了标时制，有30年和10年两个期限，时限规定更为明确。三是突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时，实际体现了“以我为主”的思想。四是条款进一步细化。这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项，比1987年规定的63项增加了21项。此外，新的文书档案保管期限表充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。五是调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管。上级或下级机关的文件材料，在本机关归档时，其保管期限也有下调。六是“备案制”改为“审批制”。在1987年的规定中，各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后，报档案行政管理部门备案。新的规定改变了备案的做法，即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行，加大了档案行政管理部门的管理力度。《机关文件材料归档和不归档的范围》应归档文件的范围1、上级单位下发的文件2、本单位形成的文件3、同级和非隶属单位抄送的需要执行或查考的文件4、下级单位报送的文件不归档文件的范围1、上级单位普发供参阅的文件，任免或奖惩非本单位人员的文件，供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件。2、本单位重份文件，事务性、临时性文件，未生效文件，一般文件的历次修改稿，摘录的供工作参阅的非证明材料，一般性的人民来信，与本单位无关的文件材料。3、同级机关和非隶属机关的文件属于不需要办理又无查考价值的文件材料。4、下级机关的文件中属于不需要备案的文件及参阅的简报、情况反映等。《文书档案保管期限表》档案保管期限表是用表册的形式列举档案来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。形成有归档必有保管期限，反之，具有保管期限的则一定归档。永久、30年、10年文件材料整理文件分类、组卷对归档文件或案卷进行检查审核（文件质量与组卷的规范性）对文件或案卷进行系统化排列编号、上架。编制检索工具、录入、统计编制检索工具案卷、盒编排检查审核分类组卷整理原则必须是已办理完毕，有保存价值的遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系区分文件的保存价值便于保管和利用传统整理方法——按卷整理使文件系统化、有序化的过程，它包括分类、组卷、卷内文件整理、案卷封面填写、装订、系统化排列上架、编制案卷目录等步骤一、档案分类1、常用分类方法1）年度分类法先将文件按其形成、处理或针对的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，跨年度根据具体情况区分年度。2）组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。3）问题分类法将文件按其内容所反映的问题、事物进行分门别类。2、联合分类方法1）年度与组织机构分类法2000年办公室2001年办公室人事处人事处业务处业务处············办公室2000年人事处2000年2001年2001年2002年2002年············2）年度与问题分类法2000年党群类行政类教学类科研类产品生产与科技开发类基建类设备类出版类外事类财会类声像类二、立卷组合方法立卷“六个特征”问题特征、作者特征、时间特征、文种（名称）特征、通讯者特征、地区特征1、按问题组卷将文件内容涉及的同一问题或同一类性质的问题组成一个案卷。例如：关于处理杨秀珠贪污案件的材料关于浙江大学校园扩建、购买设备问题的材料关于农村二轮土地承包问题的材料2、按作者组卷将同一作者的一些文件组成案卷。例如：浙江省档案局工会文件3、按文种（名称）组卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷例如：浙江省档案局局务会议记录4、按时间组卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷。例如：浙江省档案局2005年度工作计划5、按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成一卷。例如：浙江工业大学关于招生问题与浙江省教委的来往文件6、按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区（如同一省、市、县、区、乡等）的文件组成一卷。例如：中共杭州市委关于萧山区整党工作中若干问题的指示和情况汇集浙江省各市档案局2005年度工作计划几种方法结合使用例如：浙江省卫生厅关于所属系统科技人员工作条件问题的调查报告三、卷内文件整理查漏补缺修整:对破损文件进行修裱对传真或字迹模糊的文件进行复制对过大的文件进行折叠（最大不超过A4纸张的大小）对小于A4纸张1/2的文件进行粘贴去金属物1、卷内文件排列和编号卷内文件排列按重要程度、文件间的联系、时间顺序排列。必须注意保持问文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后，卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。2、填写卷内文件目录卷内目录放在卷首，列举卷内文件的主要内容和成份。激光打印字段格式符合要求字体大小适当卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1浦银杭发[2004]20号浙江省档案局、上海浦东发展银行杭州分行关于上海浦东发展银行杭州分行辖属临安、文晖支行2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报200402050012浙农银[2004]36号浙江省档案局、中国农业银行浙江省分行关于2003年度全省农行系统通过档案管理省级认定单位的通报200402100033浙文办[2004]12号浙江省档案局、浙江省文化厅关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知20040220007-0103、填写备考表备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。备考表盒内文件情况说明：1、盒内文件数量。2、盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：检查人：年月日四、填写档案案卷封面（立档单位名称）（组织机构名称）（案卷标题）自年月至年月保管期限:本卷内共件页归档号:全宗号目录号案卷号类内案卷排列排列方法按案卷所反映的工作上的联系来排列按案卷内容所反映的一定问题来排列按案卷所属的时间来排列按案卷内文件的作者、文件内容涉及的地区来排列······1、档号的编制档号:全宗号-目录号-案卷号-页号全宗号-类别号-案卷号-页号年度与组织机构分类法如:2000年办公室2001年办公室人事处人事处业务处业务处············某单位全宗号为169，2000年目录号为10,办公室案卷有30卷,人事处第10卷的档号:2、案卷标题的拟写案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种例如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定3、案卷的装订用电钻,三孔一线装订五、编制案卷目录六、档案上架档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。案卷目录案卷号题名年度页数期限备注室编号馆编号1各市地档案局关于浙江档案文献遗产情况的报告2004200永久2浙江省档案局2003年度档案统计年报2004100永久3省直机关2003年度规范化档案室认定通报及申报表2004150长期4全省各系统2003年度档案工作目标管理的通报2004150长期5省直单位2003年档案年检登记表2004200长期新的整理方法——按件整理文书立卷改革的意义1、适应办公自动化及档案工作现代化管理的需要。2、规范归档文件材料的整理方法，提高和确保档案整理质量。3、缓解机关档案工作压力，理顺机关档案工作职能，提高机关档案工作效率。归档文件的整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一、“件”的概念：件是归档文件的整理单位1、单份文件，一份文件为一件；2、报表、名册、图册等一册（本）为一件；3、文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；4、原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；5、文件处理单（表）与被处理文本为一件；6、来文与复文可各为一件。二、修整三、装订按件装订。1、“件”内排列2、对齐方式3、装订方法1、“件”内排列正本在前，定稿在后正文在前，附件在后原件在前，复制件在后转发件在前，被转发件在后不同文字的文本，中文本在前，原文本在后3、对齐方式装订前应将“件”内的各项按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐采用左侧装订的，应将左、下侧对齐4、装订方法：有五种方法缝纫机压线塑料、铝合金回形针包角文件夹不锈钢推钉从速度、成本、档案保护要求综合考虑四、分类有年度、保管期限、机构/问题三种分类方法。年度——机构——保管期限分类法将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。这种方法适用于机构与文件较多的分行，档案上架不必预留空间，便于充分利用库容。例如：2001-2003年文书档案分类2001年：办公室……..永久、长期、短期人事处………永久、长期、短期管理处………永久、长期、短期………….2002年：办公室…….永久、长期、短期人事处…….永久、长期、短期管理处…….永久、长期、短期………….2003年：…………五、排列事由原则（1）办理完毕的时间顺序（2）成套性文件相对集中，如：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。六、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必要项为：年度、保管期限、件号，选择项为：机构/类别（如图）。全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号例如：2001年办公室永久1号归档文件，归档章应填写为：七、编目归档文件应依据分类方案和档号顺序编制《归档文件目录》。《归档文件目录》由三部分构成a、归档文件目录封面b、归档整理说明c、归档文件目录归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1浙江省档案局、上海浦东发展银行杭州分行浦银杭发[2004]20号关于上海浦东发展银行杭州分行辖属临安、文晖支行2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报2004020512浙江省档案局、中国农业银行浙江省分行浙农银[2004]36号关于