某化学工业集团有限公司加急采购管理规定

1×××××化学工业集团有限公司加急采购管理规定（试行）第一章总则第一条为加强各项紧急采购工作的管理和控制，及时满足现场需求，提高工作效率的同时兼顾采购成本，依据《**集团采购管理办法》（北华政字〔2014〕319号），经公司研究制定本规定。第二条本规定适用于**集团本埠各子（分）公司和其他部门，北沥公司等外埠企业依据本规定，结合本企业实际制定适合本单位的加急采购管理规定。第三条定义（一）加急采购：是指企业在生产经营过程中，突发故障、事故或出现隐患，严重影响和威胁生产经营的正常运行，必须加紧处理的，需要通过紧急采购、外委加工、制作、维修等方式从供应市场获取产品或服务，以保证企业生产经营活动正常开展的采购行为（不包括工程项目建设加急采购）。加急采购分为紧急采购和一般加急采购。（二）紧急采购：是指必须刻不容缓的尽一切努力尽快落实采购物资（服务）到货（到现场）的加急采购。（三）一般加急采购：是指不需紧急采购，但按照正常采购周期难以满足问题处理，需要加快采购行为，缩短采购周期的加急采购。第四条加急采购原则（一）加快采购行为，缩短采购周期。简化正常采购工作流程，简化正常采购手续和管控内容，满足生产经营的急需；（二）加强风险防范，堵塞管理漏洞。保留必要的管控环节，加强技术和管理防范措施，防控或规避因加急产生的各类风险；（三）加强沟通协调，明确各项职责。使用单位、采购单位、管理单位要加强沟通协调，分清轻重缓急、抓住重点，确保各环节的2密切衔接，确保各项工作即快又准的落到实处。第二章职责第五条加急采购物资或服务使用单位（以下简称使用单位）为确定是否需要加急采购的责任部门，并负责保证相关信息及时准确的传递到采购部门和各管理部门。第六条采购单位为加急采购活动的具体落实部门。第七条招标管理部为加急采购全程管理控制的牵头部门。设备管理部、生产与质量管理部等专项管理部门为加急采购的审核把关部门。第八条加急采购过程中各部门各级责任人的职责按照相关岗位职责和《**集团采购管理办法》中的相关规定执行，其中补办手续环节的管理责任部门仍然有事后管控的责任。第三章加急采购工作业务流程第九条紧急采购业务流程（一）使用单位发生需要紧急采购事项，首先与物资采购公司仓储部门核对库存，在无库存或库存不足的情况下，由使用单位负责人确定启动紧急采购；（二）使用单位总经理（负责人）口头向集团主管副总经理汇报，集团主管副总经理听取汇报，口头批准，并通知采购部门；（凡是一个工作日即可完成加急事项处理的，可不需向集团主管副总汇报请示）。（三）紧急采购获得批准后，使用单位应及时将相关信息传递给有关管理部门和采购部门，将紧急采购的物资名称、规格、数量、交货期等重要信息准确详细传递给采购部门（要求较多的要填写《加急采购需求计划表》）；（四）采购部门按照领导的指示和使用单位的要求，立即组织3货源，落实交货期等采购事项，实时掌握发货动态，协调好到货检验等准备工作；（五）货到后，使用单位牵头组织现场检验，检验合格后即刻投入使用或维修、安装等工作；（六）紧急采购经领导口头批准后，使用单位即可开始办理后补手续。填写《加急采购项目审批单》，审批单要经过使用单位基层和主管部门签字，单位主管领导或总经理签字后，经集团管理部门专业审核、外委复审、部门领导审批，最后报集团主管副总经理审批；（七）《加急采购项目审批单》通过审核审批后，凭此依据办理后补手续；（八）候补手续办理齐全后，进行结算付款。第十条一般加急采购业务流程（一）使用单位发生需要紧急采购事项，首先与物资采购公司仓储部门核对库存，在无库存或库存不足的情况下，由使用单位负责人确定启动加急采购；（二）使用单位填写《加急采购项目审批单》和《加急采购需求计划表》，审批单要经过使用单位基层和主管部门签字，单位主管领导或总经理签字后，经集团管理部门专业审核、外委复审、部门领导审批，最后报集团主管副总经理审批；（三）物资类加急采购需求计划报送物资采购公司，非物资类加急采购需求计划报招标部；（四）物资采购公司根据加急采购需求计划优先做好相关货源联系工作，同时，将计划报送招标部；（五）招标部优先办理加急事项，在充分沟通协调的前提下，确定加急采购事项是否正常招标或进行独家、议价谈判；其中，如果属于框架协议采购的，由采购部门通知供应商先行供货，按框架协议的批次进行结算；4如果正常招标或洽谈不延误加急采购供货期限，应当进行招标或洽谈，并以招标或洽谈的会议纪要为依据通知供应商发货，并补办后续手续进行结算；如果正常招标或洽谈延误加急采购供货期限，应由使用单位和采购单位以背书的形式再次确认后，可先行通知供应商发货，事后进行价格审核，并补办手续；（六）采购部门按照领导的批示、招标洽谈会议纪要，立即组织货源，落实交货期等采购事项，实时掌握发货动态，协调好到货检验等准备工作；（七）货到后，使用单位牵头组织现场检验，检验合格后即刻投入使用或维修、安装等工作；（八）候补手续办理齐全后，进行结算付款。第四章加急采购管理第十一条加急采购应按照应急管理和风险管理的“非常规”原理，依据“分级负责、快速反应”机制，实行逐级确认制度。第十二条采购部门和专业管理部门要在做好加急采购的统计分析基础上，进行加急采购消耗规律的研究，合理设定安全储备库存，减少加急采购。第十三条加急采购选择了**集团供应商名录以外的供应商，应在结算前办理临时准入，不经供应商审核与考察合格不能视为合格供应商纳入供应商名录。第十四条凡加急采购事项均作为审计部门和纪检监察部门后评价的重要内容。第十五条整个采购链条中涉及的单位和部门要以加急采购工作为中心，充分沟通、密切协作，建立协同联动机制，将各环节的业务处理时间和衔接时间降到最低。5第十六条使用单位要及时将加急采购事项相关信息传递相关部门和各级领导，采购部门和管理部门应优先安排加急采购事项。第十七条供应商管理部门应根据加急采购品类，选择有紧急供货能力的供应商，在供应商准入标准或采购协议（合同）中明确其紧急供货承诺条款。第十八条紧急采购可以口头请示和口头确认批准，一般加急采购应根据采购周期合理精简采购环节。第十九条加急采购到货后必须进行质量检验。使用单位应视情况派人赴供应商处对采购物资进行提前现场检验确定。第二十条采购手续和后补手续不全不得办理结算，采购价格不合理不得办理结算。第二十一条没有经过招标或洽谈的加急采购，按价格调整管理程序进行事后审核，审核通过后办理结算。第二十二条加急采购需要先付款（订金）的，则需履行正常请款审批程序。第五章附则第二十三条本规定由招标管理部附则解释。第二十四条本规定自印发之日起执行。附件：1.加急采购工作业务流程（一）：紧急采购2.加急采购工作业务流程（二）：一般加急采购3.加急采购（外包服务）项目审批表4.加急采购需求计划表6附件1:加急采购工作业务流程（一）：紧急采购使用单位集团主管领导管理部门采购部门阶段开始口头申请汇报总经理确定紧急采购事项核对库存履行资金审批程序紧急领用、后补办出库手续听取汇报、口头批示组织货源落实交货期填写加急采购需求计划表是否先付款（订金）现场到货检验否检验结果投入安装或使用合格货物更换不合格填写加急采购审批单补办手续必要时，使用单位与采购部门赴供应商处进行现场确认补办后续合同管理等手续使用单位需逐级确认签字价格审核价格谈判不合理价格合理付款结算流程结束详细列明紧急采购的物料名称、规格、尺寸、数量、交货期等，并告知采购部门7附件2:加急采购工作业务流程（二）：一般加急采购使用单位集团主管领导管理部门采购部门阶段开始确定加急采购事项核对库存履行资金审批程序办理领用出库手续组织货源落实交货期填写加急采购审批单及加急采购需求计划表需要加急采购是否先付款（订金）现场到货检验否检验结果投入安装或使用合格货物更换不合格补办手续办理后补手续付款结算流程结束内部基层和主管部门签字主管副经理总经理签字管理部门审核审批集团主管领导审批专业审核；外委复审；管理部门领导审批充分沟通协调，确定是否进行招标、独家和议价谈判招标部①框架采购先行发货批量结算②按招标、独家和议价谈判结果发货，补办后续手续结算③先行发货，事后价格审核，按补办手续结算使用单位和采购单位背书，再次确认8附件3:加急采购（外包服务）项目审批表加急级别：申报单位联系人联系电话项目名称计划号加急采购（外包服务）原因：（独家采购的要说明独家采购的原因）到货时间（精确到小时）序号拟推荐供应商单位名称联系人联系电话使用单位确认基层（车间）负责人年月日主管处室负责人年月日总经理（主管副经理）年月日集团相关部室审核意见专业审核年月日外委复审年月日部领导审批年月日集团主管领导审批：年月日9附件4:加急采购需求计划表使用单位：序号采购项目名称品牌规格尺寸数量到货时间质量要求备注