档案学概论

档案学概论第一节档案的起源一、档案的起源诸说1.档案的定义：档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是人类社会实践活动的历史记录，它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期（文字是档案产生的前提）。关于档案起源观点的归纳：{文字说：文字是档案的必要条件文字图像起源说：文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件结绳刻契说：以原始记事方法形成的记录就是档案。2.中国档案：①.《尚书》——“上古之书”：迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集。②.1899年，河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案3.外国档案：①.巴勒摩石碑：现存的埃及最古老的年代纪。②.世界上最古老的文字有象形文字和楔形文字。第二节档案形态的演变1.古代中古档案：{甲骨档案金石档案：书史性质简牍档案缣帛档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。有铭文的青铜器始于商代。彝铭的四个阶段：①.铸器之意本在使用②.文化递进，器铭加详③书史之性质变而文饰④.铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名。中国近代史五大发现：长沙吴简、殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清朝大内档案。2.外国档案：汉谟拉比法典是第一部最完备的成文法典，亦称《石柱法》。纸草是古代埃及人在公元前3000-前2000年发明的一种书写材料。3.纤维纸出现在东汉时代。自东晋安帝时起，太尉桓玄下令改用纸张撰写文书和保存档案，一直沿用至今。4.音像档案也称声像档案或视听档案，包括照片、唱片、录像带、光盘等。直观性是其突出特点。5.档案的词源：档案在明末清初已被使用，在《清太宗皇帝实录》即顺治年间。第三章档案定义及其剖析1.档案定义的剖析。①.直观描述型：从档案的形成转化过程和档案的实存形态等较为直观的角度来描述，即认为档案是某种文书、文件或文书材料。优势：直观、易于理解劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质属性②抽象揭示型：主要从档案对人类社会的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案，且试图揭示档案的本质特性（用信息、历史记录、原始记录等抽象度较高的概念，根本目的是揭示事物的本质特性）。优势：理论抽象度较高、有利于人们对档案本质的深入认识与揭示。劣势：理解难度大、确指性差、易产生学术纷争。2.档案的本质及其定义表述①.原始记录性是档案的本质属性。②.档案是指国家机构、社会组织或者个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成（4）的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。理解：（1）档案是各种组织或个人在其特定的社会实践活动中直接形成的。（2）档案是保存备查的历史文件。（3）档案信息的记录方式和载体多种多样。（4）档案是原始的历史记录。3.对档案定义的理解①社会性：档案是人们在社会活动中直接形成的、而非自然界的产物。②历史性：档案是已经形成的而不是正在形成的或尚未形成的东西，将过去、现在和未来连结在一起，维系人类社会的时空统一性和整体连续性。③确定性：档案内容信息具有清晰性和确定性，内容清楚又依附于一定的物质载体形式而存在④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。档案的本质特性——原始记录性——不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。4.档案的实存形态及其形成过程①.档案的实存形态：凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西都是档案的实存形态，均可称作档案。档案的实存形态依然主要是各种各样的文件，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。当然还有非文件的，例如文稿、录音、照片、奖杯、锦旗、臂章等。档案是由文件转化而来的，但并非所有的文书都能转化为档案，是需要一定条件的，缺一不可：(1)办理完毕的文件才能转化为档案（完成文件处理程序或者文件处理暂时告一段落）。(2)对以后的工作、科研等活动具有一定的查考利用价值的文件才能作为档案保存(3)按一定的规律保存起来的文件才能成为档案。②.档案的形成过程：是指各种形态的文件，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。一是在其被制作时就是档案、为了日后的查证使用。二是在其被制作时并不是档案，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题，然后被有意保存成档案，如公务文书和私人信函。形成过程公式=“有意/无意地制作+有意的处理保存”5.对档案真实可靠性的理解一是档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、可靠的，因为它是直接的历史记录，但不能将其当成历史事实。二是档案有失实、歪曲、作伪之处，那么其失实、歪曲乃至伪造这一客观事实也恰恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之于世的，他依然有其了另一意义上的真实性与可靠性。第四章档案的种类1.公务档案与私人档案它主要可解决档案的归属，即所有权问题。公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案指人们在私人生活中形成的档案，主体为个人。不过，公务机关颁发给个人的证件、票据等同时具有私人档案性质，而私人向公务机关递交的申请、申诉等只要被处理，就同时有了公务档案的性质。但是，公务档案不是公有档案，私人档案也不是私有档案。2.历史档案与现行档案历史档案：形成离现在较久远，主要起历史文化作用的档案。现行档案：形成离现在较近，且主要起现时性查考作用。因此，决定档案是否保存的理论标准是：现时查考价值和历史文化价值。3.文书档案、科技档案与专门档案（社会上最普遍的三个档案概念）文书档案实际上是指行政管理档案，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。科技档案是在科技、生产活动中直接形成的，具有一定保存价值的科技文件。专门档案是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称，如会计档案、人事档案、医院的病历档案、婚姻登记等。4、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案将归国家所有的档案划分为三种档案类型：一、中华人民共和国成立后的档案。二、革命历史档案：中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。三、旧政权档案：新中国成立前除革命历史档案之外归国家所有的档案。第五章档案与相关事物的关系1.档案与信息（从属关系）档案是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。由此可认为：档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。档案与档案信息的区别与联系：①区别：一、档案是一种信息源，是载体与内容的统一，不能独立于载体，档案信息是档案所包含的内容与价值，他对于档案载体具有独立性。二、档案一般主要按来源原则进行整理，档案信息则按照信息传播的规律进行储存、整序、传递。三、档案是静态的概念，是固化在档案载体上的内容，档案信息是动态的概念，是运作中的物质形态。②联系：一、档案是档案信息的存储载体。二、档案是档案信息的来源。三、档案是档案信息的传递工具。四、档案中记载的内容可以转化为档案信息。2.档案与文献档案是文献的一种，二者之间的区别是：一、本质不同：档案是社会实践的原始记录，是第一手原始信息。文献则不论是否是原始记录，非原始记录性的信息记录也可以成为文献，这是根本区别。二、文献注重历史文化价值，档案则注重历史文化价值和现实性的查考、实用价值。三、文献内容一般比较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内。3.档案与文书。两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。两者的区别：一、档案实存形态不仅仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。二、二者本质不同。文书本质上是为了人们处理、解决现时性具体事务的信息传递工具，主要在空间上传播交流且具有强制性。而档案的本质是以往社会实践的原始记录，主要是时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。4.档案与图书区别：一、本质不同：档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录，图书本质上是系统知识的结晶，虽会涉及社会实践，但却不是对社会实践的直接记录。二、二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录，供人们查考史实、解决实际问题。人们看书则是为了学习系统知识。三、而这内容上的交叉重合部分的特点也是明显不同的。例如，档案内容虽有知识，但是知识是不系统的知识片段。图书内容虽有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工的系统性知识。5.档案与资料资料是一个相对性、动态性极强的概念，一般来说对人们研究、解决问题有一定价值的所有相关信息均可称为资料。例如文书、档案、图书、文物等。所以档案可以被人们当作资料看待，但资料不能作为档案看待。6.档案与文物文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣物等，有相当程度的原始记录作用。档案，尤其是重要档案，既有原始记录作用又有突出的历史文化作用，可看作是文物，并被作为文物被收藏。但由于文物记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的，所以大部分文物不能成为档案，所以，内容信息的清晰性与确定性与否是二者的根本区别。档案中“实物档案”确立的标准是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。一般来说，只有那些自身带有文字的实物才有可能成为实物档案被收藏，同时，实物档案的另一必要条件是其技术上的可保存性，那些即使带有文字而无法收藏的庞然大物（飞机等），也不可能成为实物档案。第六章档案的价值与作用概述1.含义：档案价值是指档案对国家、社会组织或者个人的有用性。特点：档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。主体的需要是构成档案价值的前提条件，而客体属性是构成价值的客观基础。当客体属性满足主题需求时便形成价值关系，两者都不能单独决定档案价值。2.档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用，档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。价值具有较高的抽象性，作用则比较具体，可以看作是价值的体现和扩展，价值具有比较稳定的特性，作用则可以根据社会的发展、需求的变化呈现出多种形式，价值一般是指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正负两个方面。第七章档案的价值形态1.档案的价值形态是指档案价值的具体表现形式。2.档案作为一种信息资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。3.档案的价值形态：①.凭证价值和情报价值：档案是历史的真凭实据，这种是凭证价值。档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本特点。档案具有凭证价值：一、从档案的内容上看，他从当时直接使用的文件转化而来，因此他客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。二、从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。档案是事实、知识和经验的记录，可供参考的特征，是档案的情报价值。②.现实价值和长远价值：根据档案价值实现的时间不同，分为现实价值和长远价值。现实价值：是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。长远价值：是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面的利用者需要的性质。③.对于形成者的价值和对于社会的价值：文件的双重价值学说（美国谢伦伯格）认为，文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，它是文件的原始价值。文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称档案价值，包括凭证价值和情报价值。两种价值主体的划分，体现了档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。在我国，档案对于形成者价值的实现一般是在档案室阶段，而对于形成者之外的社会价值的实现主要是档案馆阶段。文件与档案的分界线是是否归档。第八章档案的作用档案的作用比较集中表现在行政、业务、文化、法律、教育等方面。一、行政作用：提高行政效率的重要手段。档案是行政工作的工具之一，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。二、业务作用：提高经济效益的途径。档案在每一个业务领域中都可以发挥重要的