档案工作实务

1第一章文件与文件管理机关文件主要有：通用文书、专用文书、科技文书。机关通用文书主要有：党的机关公文种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关的文书种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。文件的格式。《国家机关公文格式》2000年1月1日实施。公文的组成要素：眉首、主体、版记。眉首：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关的标识、发文字号、签发人。主体：公文标题、主送机关、公文正文、成文时间、公文生效标识、附注。版记：主题词、抄送、页码、印发机关和印发时间、版记中的反线。1、文件处理：公文处理是使公文发挥作用的过程，文件须经收、发处理的一系列环节，每一环节都是公文运转处理过程依次出现的工序，统称公文处理程序。包括5个阶段：1、收进阶段-签收、拆封、登记；2、阅办-分办、拟办、批办、传阅、承办、注办；3、制文阶段-拟稿、会稿、核稿、签发；4制发阶段-注发、制作、盖印、登记、封发；5办毕阶段-清退、立卷（归档或销毁）。实际工作中还有三个环节-传递、催办、留注。2、发文处理环节的工作内容、要求与方法行文方向：上行文、下行文、平行文。下行文：多级行文、逐级行文、直贯到底。上行文：逐级行文、多级行文、越级行文发文处理过程指机关为制发文件所进行的拟稿、制作、处置与管理活动过程。发文处理的一般步骤：拟稿、核稿、会商、签发、注发、文件的制作、发文的盖印、发文登记与封发、文件的传递与公布。3、收文处理过程：收文登记、分办拟办与批办、传阅、承办、催办、注办4、办毕文件的处置：1、立卷归档：编制归卷目录、平时归卷。2、清退3、销毁4、暂存。第四节文件的立卷与归档立卷工作的步骤：准备立卷、平时归卷、调整和组卷、编目装订。《机关文件材料归档和不归档的范围》于1987年12月4日国家档案局发布。归档必须以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料为重点。立卷的质量要求：1、必须将应归档的文件材料收集齐全完整。2、遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。3、正确区别文件的不同价值。4、立成的案卷要便于保管和利用立卷的方法：按作者特征、问题特征、名称特征、通讯者特征、地区特征立卷。案卷的组合方法步骤：1、对已归卷文件进行检查调整。2、卷内文件排列。3、拟写案卷标题4、卷内文件编号与案卷装订。归档，是指文书部门或业务部门将立好的案卷按归档制度向档案部门移交。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求。机关档案工作条例1983年4月28日由中共中央办公厅和国务院办公厅发。第五节办公自动化和电子文件的管理与归档办公自动化（OA）是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于自动化的办公设备，服务于某种目标的人-机信息系统。计算机在文书处理工作中的应用：文字处理、收文登记和检索、公文的催办、发文管理、综合统计、文件印刷、建立各类数据库、辅助文书立卷。办公自动化使用的基本技术：文字处理、数据处理、语音处理、图形处理、图像处理、网络通信。电子文件是借助于计算机产生、传输和处理的文件。2第二章档案管理第一节档案的收集档案收集工作：按照有关规定和需求把分散的各个机关、各个单位以及个人手中的档案乃至散失在国外的历史档案有计划地分别集中到各有关机关的档案室或各级各类的档案馆之中，实现档案集中统一管理。档案收集工作的内容1针对机关档案室：即机关档案室对本机关需要归档的文件材料的接收工作。2针对档案馆：档案馆对各现行机关和撤销机关具有长远保存价值的档案的接收和集中。3针对历史档案：对历史档案的接收和征集。档案收集工作的意义：1、档案收集工作是档案工作的前提条件。2、是贯彻档案工作基本原则，集中统一管理档案的一项具体措施。3、是档案工作其他业务环节的基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量。档案收集工作的要求：1、档案收集工作首先要形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系，这是档案收集工作的首要任何和指导思想。2、档案收集工作必须根据档案形成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局部与整体，当前与长远的矛盾。3、应该保持全宗的不可分散和全宗群的系统性。4、要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏。归档是指各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后不得由承办单位和个人分散保存，必须由文书部门或业务部门予以整理，并定期移交给机关档案室集中保存。这个制度最早是1956年由国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》里规定归档时间：机关文书处理部门或业务部门一般应在第二年上半年档案部门移交档案。归档的质量要求：1、应归档的案卷应齐全完整。2、归档文件材料要系统、条理。3、要求归档文件编写页号，填写卷内文件目录，装订成卷。归档的组织工作：1、档案室要结合本单位实际情况，正确选择立卷部门，指导和协助他们做好立卷归档工作。2、要协助立卷部门编制立卷目录，督促做好文件平时归卷工作。3、注意提高文件材料的质量。三、档案馆的收集工作档案馆资料的来源：1、接收现行机关的档案。2、接收撤销机关的档案。3、征集历史档案。4、档案馆之间相互交换档案。接收期限。县级档案馆接收县级机关保存了10年的档案。省级及以上的是20年。接收方法：逐年接收、定期接收。接收要求：1、档案要保持全宗的完整性，并按规定系统整理。2、各单位编制的组织沿革，全宗介绍和有关检索工具、资料等应随同档案一起移交进馆。3、档案室编制移交目录，一式数份，馆室双方根据目录清点、核对档案，并在交接文件上签名盖章，以作凭证。第二节档案的整理档案整理工作：对零散的或需要进一步条理化得档案进行分类、排列、编目，使之系统化。档案整理工作内容：1、档案室接收各内部组织机构归档的案卷，然后进行系统排列和编目。2、档案馆接收了各单位档案室移交的档案后进行进一步的整理。3、档案馆（室）对档案的局部调整工作。4、档案馆（室）对零散文件进行全过程的档案整理工作。档案整理的步骤：区分全宗、全宗内案卷分类、初步立卷、卷内文件整理编目、类内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录。档案整理工作的原则：档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度的保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用。全宗：就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。档案必须按全宗整理。同一全宗的档案不能分散。全宗的意义：1、区分全宗，是档案整理工作的开始，是首要环节。2、按全宗整理档案，是整理档案的一项重要措施。3、按全宗整理档案，为档案利用提供了科学依据。立档单位也叫全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。全宗是一组档案，立档单位是3形成该全宗的单位。立档单位的条件：1、是否有独立行文、处理事务的职权。2、是否有独立的财务。3、是否有一定的人事任免权。全宗的补充形式：联合全宗、汇集全宗、档案汇集。全宗内常用的分类方法：1、年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、复式分类法。第三节档案的鉴定和统计档案鉴定工作的内容：制定鉴定档案价值的原则和标准、判断档案价值、确定档案保管期限、销毁失去保存价值的档案，以及有关档案鉴定的组织工作等。档案鉴定中坚持一下三个观点：全面的观点、历史的观点、发展的观点。鉴定档案价值的基本工作方法是直接鉴定法。具体方法是：1、档案文件的来源，即分析文件与立档单位的关系。2、档案文件内容。3、档案文件的数量，即分析文件的完整程度。4、档案文件的作者。5、档案文件的时间。6、档案文件的名称。7、档案文件的文本。8、档案文件的外形。档案保管期限表：就是利用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是判定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。1988年，国家档案局颁发《文书档案保管期限表》，在全国开始执行。该表通常由三部分组成：说明、表格、附注。作用：1、档案保管期限表使档案鉴定工作有了明确的依据和统一的标准，能够起到统一思想认识，保证鉴定质量，提高功过效率的作用。2、表能够在实际工作中防止人们任意地销毁档案。3、表便于文书部门或业务部门按不同保管期限组卷。档案保管期限表的类型：通用保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表。档案统计的步骤：1、档案的统计调查。2、档案统计资料整理。3档案的统计分析。档案数量和状况登记：卷内文件目录和案卷目录、收进登记薄、总登记簿、案卷目录登记簿、全宗名册、全宗单、全宗卡片、档案馆档案成分和数量变化情况报道表。档案检索、编研和利用情况登记：检索工具登记表、编研成果登记表、利用者登记卡片、阅览室入室登记簿、借阅单、档案借出登记簿、档案利用效果登记簿。第四节档案的检索档案著录：档案馆（室）编制检索工具时，对档案内容特征和形式进行分析、选择和记录的过程。档案标引：对档案内容进行主题分析，将分析的结果赋予检索标识的过程。第五节档案的利用档案利用工作的基本内容：就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过多种方式为利用者实际提供档案资料，进行咨询服务。如何做好档案利用工作：1、明确服务方向，坚定服务思想。2、熟悉馆藏，了解客观需要。3、正确处理利用和保密的关系。4、正确处理利用与基础工作的关系。档案提供利用的方式：1、组织阅览。2、档案外借。3、档案复制品。4、举办档案展览。5、出具档案证明。6、提供咨询服务开放档案：开放档案室对已满一定保密期限和可以公开利用的档案，简化利用手续，允许持有合法证件的中华人民共和国公民以及社会组织阅览使用。国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。第三章科技档案管理科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。科技文件的基本类型：科技图样材料、科技文字材料、目录、表格材料、声像材料机读材料。科技文件材料积累方式：科技人员个人积累、专兼职资料员积累、科技档案人员代为积累。科技文件的鉴别：完整性鉴别、准确性鉴别、文件材料属性鉴别、归档材料密级鉴别、保管期限鉴别。科技文件的组卷要求：1、不同种类的科技文件，要采用不同的方法分别组卷。2、与科技项目关系密切的管理性文件，应列入相关科技项目中组卷。3、要保证案卷所反映问题的科技文件的齐全完整。4、案卷内4科技文件必须准确地反映科技活动和有关管理活动的内容。5、案卷内科技文件的制作和书写材料必须利于长期保存。组卷方法：按部件组织案卷、按阶段组织案卷、按其他方法组卷。案卷编目内容包括：编写页号、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷封面的编制、案卷脊背的编制。归档范围：凡是直接记述和反映本单位科技活动的，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围；凡国家规定不得归档的材料，不得列入归档范围。归档时间：按项目归档、按阶段归档、按子项归档、按年度归档、随时归档。科技档案：是直接记述和反映科技活动的，归档保存的科技文件。科技档案的特点：专业技术性、成套性、现实性、复用性、多样性和数量大。科技档案的种类：生产技术档案、基本建设档案、设备档案、科学技术研究档案、专门性科技档案科技档案工作的内容：科技档案室工作、科技专业档案馆工作、科技档案行政管理工作、科技档案教育工作、科学研究工作。科技档案管理的原则：集中统一地管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现科技档案的有效利用。科技档案收集的要求：1、必须认真实施《档案法》和《科学技术档案工作条例》，2、必须认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。3、必须遵循科技档案的自然形成规律。4、要保证科技档案的完整、准确、系统和安全。科技档案室收集渠道：按制度接收归档、收集零散的科技材料、向外单位收集和购买一部分科技档案材料。科技档案室的收集方法：1、疏