档案管理系统使用说明

第1页共11页档案管理系统使用说明系统运行环境：显示器分分辨率在1024x768以上；windows9x；windowsxp；windows2000；建议使用windowsxp效果最好。excel.97及以上版本；word.97以上版本；建议使用word2003及excel2003系统使用：只需将档案管理系统直接复制到硬盘上D盘根目录下（不能在其他位置，若在其它位置将出错）即可使用特别注意：不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构，任何表格只能增减、修改记录。一、系统登录：打开D:\文书档案管理系统，将快捷图标复制到桌面上，双击打开。初始用户名：123；密码：123第2页共11页首次使用，将提示软件尚未注册，点击“是”打开注册界面，出现下图界面时请电话联系索取注册码。二、系统使用方法：注册成功后，再次登录出现如图主界面：第3页共11页本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案，请参照相关说明操作。其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同，现以文书档案为例进行操作方法介绍。点击“文书档案”按钮，出现以下界面：文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行，但也可直接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。（一）文书档案收文簿1.新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容第4页共11页录入相关内容后将在表格中自动增加一条新记录并自动保存。注意：（1）收文号与年度自动生成，一般不需改动。但年度发生变化时，请改动。（2）收文月与收文日自动与上次输入的内容一致（避免同一天收文时重复输入收文月与收文日），若收文月与收文日与当前日期不一致，请修改。2．文件处理单打印：填写文件处理单时，最好是在新增信息录入完毕后，点击文件处理单按钮，即可实现对当前新增记录文件处理单的打印。若不是当前记录，需将要处理的文件设置为当前记录（用鼠标点击表格中相应记录，在表格的最左边将出现一个黑色三角形标志，如下图，该记录为当前记录），并依次点击左边输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密级等项目，该记录的信息将自动进入到输入框内，再点击文件处理单按钮，实现该记录的处理单的打印。3.文件链接点击该按钮后将自动打开已收集的电子档案（word文档或excel表格）或扫描文件图片文件夹。注意：请将电子档案按年度分别存放在档案管理系统\电子档案\..\相应的类别内。电子档案可以按文号或文件名命名保存，并且电子档案的标题必须与当前记录标志第5页共11页档案系统内的文号或题名完全一致，扫描文件存放在以文号或题名命名的文件夹内。3．年度打印：在输入框内输入年度后按提示操作。提示:年度打印导出时可能会因为excel版本兼容、计算机性能等问题出现错误，点击“忽略”后会正常进行。4．年度删除：按提示操作第6页共11页注意：年度删除只能在归档处理与年度打印后执行。5．返回：返回到主界面(二)归档处理点击“文书归档处理”按纽后出现下图界面，初始界面中输入框不可用，表格数据只能读取，不可更改。1.点击查询按钮：在输入框内输入文号或题名：第7页共11页提示：输入文号或题名时可只输部分内容：如要查询文号为：梁平人发[2004]24号，在输入框内只需输入24即可，输入内容越准备，查找出来的文件越少。2．再次点击查询，出现查询记录的内容：3．定位输入：1)系统默认第一条记录为当前记录，若需操作的记录不是第一条记录，必须点击需存档的记录进行定位（指定当前记录）；输入部分即可当前记录标志第8页共11页2)点击定位输入，在输入框内输入相关内容：4.修改，定位输入后必须点击“修改”才能将输入框内的内容保存到表格中。此时表格可修改，若有错误可直接在表格内更改。如此反复查询——定位输入——修改，直至把一个年度需归档文件的整理完。(三)文书档案归档按提示操作。第9页共11页特别注意：只有当一个年度的需归档文件整理完后才能进行。且一个年度只能执行一次。（四）文书档案管理1．查询通过文号或题名（只输入文号或题名的部分内容即可）查找文件在档案室的位置，方便提取文件。2．新增录入与添加到库这两个按钮共同实现直接向档案库中添加记录，点击新增录入按钮，在输入框内输入新增的档案；输入完毕后点击添加到库，输入框内的内容保存到档案库。第10页共11页若发现错误，点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。3．删除：按提示操作；4．打印：按提示操作。（五）系统维护1．导入进行此操作前请进行如下导入数据的整理工作：(1)打开D:\文书档案管理系统\导入数据\导入数据到*.exl并修改表格内容：特别注意：标题不可更改红色方框内的内容不可更改第11页共11页○1．不能更改该电子表格的结构及标题，只能修改记录内容。进行了如上准备工作后，就可进入本系统进行导入数据操作了。操作时按提示操作即可。○2．每次可导入5000条记录。2．导出数据：按提示操作即可（导出的数据保存在D:\文书档案管理系统\导出数据文件夹内）；3．数据备份：将收文库与档案库数据进行备份，按提示操作即可；4．数据恢复：替换收文库与档案库数据，按提示操作即可；5．用户管理：修改用户名及密码，按提示操作即可。（六）综合查询通过此表可直接查询档案库中各种类别的档案，只需输入文号或文件编号（科技档案）或题名的部分内容即可实现，与各类档案管理中的“查询”按钮功能相同。最后要提醒您的是在系统的各项操作过程中，一定要慎重，在不熟悉本系统的情况下，严格按本帮助操作，从而尽可能地避免错误与麻烦。真心祝愿您在本系统的帮助下，事半功倍，工作愉快！(七)退出系统：只能点击此按钮方可正确退出本系统！本系统由重庆市梁平县文化镇初级中学杨照平编制。联系电话：[phone]（短号：647205）感谢您对本系统的支持与使用！请使用原版，翻版必究！盗版必究！！20101218