档案管理考试复习资料

1一、填空选择判断知识点1.早在3000多年前的殷商时代，就已经有了档案。2.东晋安帝时（公元404年）出现纸。3.文件是档案的基础，档案时文件的精华。文件的价值作为档案构成的要素和条件，决不能“有文必档”。4.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物。5.原始记录性是它的本质属性。6.档案作用的性质有两个方面：一是凭证性；二是参考性，也称为档案的基本价值。7.国家档案全宗，又称“国家全部档案”，是社会主义国家档案工作的一个专业术语。国家档案全宗的含义是指国家所有的、由国家统一管理的档案的总称。8.档案工作从广义上讲，是指国家的整个档案事业各组成部分的工作。它包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案宣传、出版工作。9.档案工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务等八项工作。10.档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用。11.统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。12.便于党和国家各项工作的利用，这是档案工作的根本目的。13.档案室是各机关、团体、企业、事业单位统一保管和组织利用本机关档案的内部组织结构。14.档案馆是集中管理档案的文化事业机构。15.做好档案接收和征集工作，是档案馆的首要任务。16.中国第一历史档案馆负责收集和保管明代和清代中央机关形成的档案。17.接收现行机关的档案，是各级档案馆收集工作的经常任务，也是档案馆馆藏的主要来源。18.丰富与优化馆（室）藏是完善馆(室)藏建设的一个重要方面。19.丰富和优化馆(室)藏的主要原因（一）档案完整性原则（二）档案系统性原则（三）档案利用实践性原则（四）档案价值性原则（五）档案特色性原则。20.档案整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。21.档案文件之间的历史联系主要体现在文件的来源、时间、内容、形式等四个方面。22.全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆(室)对档案进行管理的基本单位，也是国家档案全宗的基本分类单位。23.全宗不变5种情况：（1）立档单位改变名称（2）立档单位改变隶属关系（3）立档单位迁移工作地点（4）立档单位在一定时期内停止活动或其职能并入其它立档单位，以后又重新恢复（5）立档单位内部机构调整24.全宗内常用的档案分类方法主要有三种：即年度分类法，组织机构分类法和问题分类法。25.案卷目录是以全宗为单位逐卷著录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。26.立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件。27.对于归档文件以“件”为单位进行整理。28.件号是指归档文件以件为单位所给予的代码，它反映文件在排列顺序中的物理位置。件号分为室编件号和馆编件号。29.档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。30.档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。31.档案鉴定工作的内容主要包括以下几个方面：一是制订档案保管期限表，作为鉴定档案2价值的主要依据。二是对有保存价值的档案划分保管期限。三是对超过保管期限的档案进行审查，其中无保存价值的予以剔除销毁。四是鉴别历史档案的真伪。32.档案鉴定工作的原则：全面的、历史的、发展的、效益的。33.鉴定档案价值的基本工作方法是直接鉴定法，就是直接地、具体地审查档案内容。34.档案保管期限表是档案部门准确划定档案保管期限，科学鉴定档案价值，确定档案保管期限的重要依据和时限标准。35.档案保管期限表是档案工作制度体系中重要组成部分，是各级立档单位档案鉴定工作中的主要依据，是判定各种文件寿命的具体标准，其权威性以及使用语言的准确程度、结构层次、条目设置、包括内容等的确切性、统一性、全面性、可操作性，直接关系到档案的质量。档案保管期限表的科学与否直接影响鉴定质量，最终影响档案的有效利用。36.保管工作是维护档案完整与安全的活动。37.档案保管的基本任务：防治档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。38.全宗卷是说明历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。39.档案统计就是对反映和说明档案及档案工作现象的特征进行搜集、整理和分析的活动。40.计算机档案数量的尽量单位用“米”。41.档案检索工具是用于储存、查找和报道档案信息系统化文字描述工具、是（目录）（索引）和（指南）等的统称。42.档案检索工具的基本职能有两个方面：一是（存储），二是（检查）。43.档案著录是档案馆（室）编制检索工具时，对档案的内容和外形特征进行分析、选择和记录的过程。44.档案著录标引工作的作用是多方面的，它具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。45.《中国档案分类法》于1996年出版第二版。46.以职能分工（或者职能分类法）作为《中国档案分类法》的主要分类标准。47.档案工作的服务性集中表现在开展利用工作上。48.档案提供利用的基本途径：以档案原件提供利用、以档案副本或复制件提供利用、编写书面参考资料、编辑出版档案文件汇编和著作、制发档案证明。49.档案咨询服务是指档案馆（室）答复询问、指导和帮助利用的活动。50.1987年9月5日颁布《中华人民共和国档案法》当自形成之日起满30年向社会开放。51.开放档案的范围不仅仅指中华人民共和国建国前档案，也包括中华人民共和国建国后满30年的档案。52.在资本主义社会大部分历史档案可以向社会开放，档案得到更多的利用。53.特别是1980年党中央、国务院作出了开放历史档案的重大决策，1987年《档案法》以法律条文的形式作出了开放历史档案的决定，明确规定了档案向什么人开放、多长时间开放、开放内容是什么、采取形式如何等。这是我国几千年来的档案工作第一次以法律形式确定向社会开放档案（主意开始时间是1980年）54.档案编研工作，是档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。55.档案编研工作的主要（物质对象）是（档案文件）。开展编研工作是为了开发利用档案信息资源，应以馆（室）藏档案文件为主要对象。56.编研工作以满足社会对档案信息的（利用需求）为主要目的。57.大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。58.电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数3据。59.音像档案是记录声音或影像的档案，包括（照片）、（影片）、（录音带）、（录像带）等。60.会计档案具有其存在的普遍性、内容的专业性、形成的严密性和形态的多样性。61.人事档案是各级各类国家机关、社会团体和企业、事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保寸，以备日后查考的文件材料。62.人事档案的特点：材料来源广泛、材料专指性强、内容机密、反映情况具有动态性、分类划一、整理统一。63.人事档案的内容统一划分为十类，不能有任意随意性。64.人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案，及时准确地提供人事档案为人事工作服务的一项专门工作。65.编写大事记应按照历史唯物主义观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维护事物的本来面目，客观的加以记述。五、简答1．简述文件转化档案的条件？答：文件转化为档案是有条件的，不是一切文件均可转化为档案，文件转化为档案一般需要具备三个条件：（1）办理完毕的文件才能作为档案，正在承办中的文件不是档案。（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。2.简述档案行政管理机关的职能？答：《档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。”具体职能如下：（1）统筹规划档案事业。（2）组织协调档案事业各方面的关系。（3）统一制定档案工作制度。（4）监督与指导档案业务。3.简述保管期限表的作用？答：（一）统一认识，步调一致。档案保管期限表在鉴定整个档案工作中具有重要的地位和作用，各级档案部门要编制出本机关的文书档案保管期限表，认识上的片面性、局限性、差异性。（二）提高鉴定质量和效率。保管期限表为档案价值鉴定提供了较为明确的标准，有助于各级档案人员在鉴定档案价值时的理解和执行，有效地促进档案基础工作的开展，提高工作效率。（三）防止错误地销毁档案。各单位编制的档案保管期限表须经同级档案行政管理部门审查同意后才能执行，这样可以有效地杜绝个别机关领导因对档案重视程度不够而擅自销毁档案的现象。4.电子档案的特点？答：（1）信息内容的非直接性。电子档案信息内容是人工不可识读的数字式代码，只有借助计算机解码，才能转换成人们可识读的记录。（2）信息存储的高密度性。电子档案载体都具有存储密度大的特点，具有“海量存储”之称。（3）信息与载体之间具有可分离性。电子档案内容信息存放的位置不是固定的，可以从一个载体转换到另一载体上，内容信息却不发生任何变化。（4）多种信息媒体的集成性。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息可以单独或互相搭配构成电子文件的内容，真实地再现历史活动情况。（5）系统依赖性。电子文件从生成传输到存储归档都是通过计算机实现的，所以电子档案与计算机及其外部设备和软件，有着密切的关系。这种关系决定了电子档案对设备及软件环境的依赖性。5.简述档案检索工具体系的基本要求？答：（一）要有一定数量的不同种类的检索工具。检索工具只有数量多、内容全、专业面广，才能为利用者开辟广阔的信息来源，从不同角度获取档案信息的途径。（二）不同种类的检索工具要能够功能互补。检索工具种类多样化的本质在于功能齐全，检索工具体系应是一个多样形式、多种层次、多种结构的，相互间既有明确分工又有密切联系的有机整体，检索工4具的项目设置要实用合理，易于掌握。（三）检索工具设置要与利用需求相吻合。检索工具的编制应以大多数利用需求为依据，满足多方面、多角度查找档案的需要。（四）馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。一个档案馆（室）的检索工具体系中，应同时具有馆藏性、查检性和介绍性检索工具，三者不可偏废。三种检索工具并举，功能互补，才能为利用者提供恰当的检索途径，满足利用需求。（五）正确处理各种检索工具之间的关系。档案馆（室）的检索体系也是一个系统工程，在档案检索体系中，分类目录具有系统性强的特点，主题目录便于特性检索和少量利用档案。二者各有所长，二者可互相结合，互相补充，以适应查检档案的需要。6.会计档案的作用？答：会计档案是会计活动的记录，它的作用表现在多方面，但主要是凭证盒参考作用。具体体现在以下几个方面。（一）会计档案是经济管理工作的依据。（二）会计档案是打击经济领域犯罪活动的重要凭证。（三）会计档案在落实党和国家各项政策中，发挥了重要的凭证作用。（四）会计档案是研究经济发展历史的可靠史料。7.简述归档制度的内容？答：归档就是办理完毕具有保存价值的文件经过系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档制度的内容主要包括：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求和归档手续等内容。（一）归档范围。归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档和不应当归档的范围。一个机关应该归档的文件材料，应包括以下四个部分：（1）上级机关的文件材料。例如：上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的法规性文件等。（2）本机关的文件材料。例如：本机关负责召开的代表大会、代表会议的文件等。（3）同级机关和非隶属机关的文件。例如：这类机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件等。（4）下级机关的文件材料。例如：下级机关报送的重要的工作计划等。不属于归档范围的文件材料，主要包括：重要文件；一般事务性无查考保存价值的文件等。（二）归档时间。归档时间是指根据机关及其形成档案的特点，确定各文书部门和业务部门将需要归档的案卷向档案室移交的时间。按照规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案