爱心交换小组管理办法2012.4.24

第一章总则第一条河北大学爱心交换小组（以下简称“交换小组”）是一个在校团委领导下，由河北大学学生社团联合会的学生自主管理的青年志愿服务机构。爱心交换小组以“爱心交换，你我共传递”为宗旨。第二章机构设置第二条1.爱心交换小组设组长1名，全面负责交换小组的工作。下设四个总管，协助经理工作，指导其他部门工作，参与爱心超市事务的协商和管理等。2.上收部门：负责收集物品及管理的相关事物，包括对接收的物资进行登记及整理，募捐、整理，对部分物品的分流等。3.物资库管部门：负责物品的出入库管理，做好入库登记及出库记录，对部分物品的消毒、晾晒、定期清理，及将物品有效的发放到接收人手上。4.网站维护部门：负责网上的物资的管理，物品照片的上传、下架、网站的日常维护，各类信息的有效统计。组长上收部门总管清点登记组物品分类组网站维护总管信息组网站管理组物资出入库总管入库清洁组出库管理组财务部财务总管5.财务部：负责物品的采购、定期变卖、现金的保管和财政支出以及账目的管理，定期进行现金的清点和账目的核对、上报、公示。实现交换小组的资金有效的利用；第三条爱心交换小组组委会成员组长：单耀军（河北大学校团委书记）副组长：滑晓军（河北大学校团委副书记）办公室主任：白金（河北大学学生社团联合会秘书长）办公室委员：各学院团委书记执行委员：黄诗语（河北大学学生社团联合会主席）胡文凤（河北大学学生社团联合会主席）第三章管理办法第四条爱心交换小组工作流程第五条物资的接收和管理（一）物资接收1、在大四学生毕业前（五月份）通知全校关于爱心交换的活动，各院团委下发通知，由各院自强社带头，园区办和志愿者辅助进行收取。2、各学院只收取自己学院的物品即可，方法可以由各学院自行拟定。收取的物品可为资金、学习用品、衣物、被褥、暖壶、自行车等。志愿者三下乡活动在校学生的领取变卖用于内部管理清点登记组进行物品入库登记物品的整理及清洗下发捐赠通知各学院开展捐赠活动各学院将所捐物品登记整理物品出库3、爱心超市不接收贴身衣物；不接收传染病患者使用过的衣物或其他用品；不接收没有使用价值的物品；不接收非法律允许的物品。对不宜接收的物品，工作人员可拒绝接收，并要耐心解释原因。4、各院自强社将本院收取物品数目进行统计然后分类交由爱心交换小组进行清洁整理，并指定一名负责人与爱心交换小组上收部门联系，物品清点完毕后由校团委向各院负责人邮箱发布物品捐赠回执清单。5、与后勤集团联系，方便在物品接收期间进入宿舍进行宣传以及收取物品（以个人或集体为单位的捐赠）。6、接收物品的成员主要为上收部门，按照清点登记组、物品分类组进行分工协作，做好各院物品统计和分类工作。7、对入库物品拍照，将其照片信息上传至爱心交换网站。8、接收物品时间为周四和周六日下午2:30—5:30，地点为多功能馆。（二）物资整理1、对刚接收的物品按学院分类，方便工作人员对各学院发送邮件进行回执。物品接受完毕后，先按种类分类，然后将各类物品按照保存的完好程度分类。2、认真做好消毒、清洗、整理、打包、分类和入库管理工作。工作人员对物资应做到品种清、数量明，保持库内整洁，物资摆放整齐，分类正确，不准私自变卖或挪作他用。3、对需消毒、清洗的物品严格履行消毒、清洗程序，坚持先消毒，后分拣，再包装。已消毒和未消毒物品不得混放。4、保存较完好的物品由工作人员清理之后放入库房进行储存；其余则交由财务部定期变卖，所得资金纳入“爱心基金”并用于爱心交换小组的正常运行及紧急情况的处理。5、对清洗好的待领物品进行分类、整理、编号、记录。具体分类如下表：分类所含物品衣物区上衣，裤子，鞋日常用品区水壶，脸盆，衣架，洗衣粉，洗洁精等床上用品区被子，褥子，被罩，床单，枕头等文具区笔，本，书夹等书籍区学习类，文学类，杂志类等对有损坏的物品，如：台灯、桌椅等，进行清洁、修补，然后将物品编号，并存档，以便对物品进行登记和管理。6、将物品照片分类公布在爱心交换网站上，并按网站页面展示对物品进行分区摆放。衣服春、秋夏冬女针织衫风衣打底衬衫运动长裤毛衣毛裤裙子T恤短袖短裤棉衣防寒服棉裤男衬衫毛衣卫衣夹克皮衣西服毛衣毛裤T恤短袖短裤篮球服棉衣防寒服棉裤鞋女靴子运动类凉鞋凉拖拖鞋靴子棉鞋运动类男皮鞋运动鞋凉鞋拖鞋棉鞋运动类生活用品日化用品水杯水壶包类小饰品学习用品书籍文史类专业课本笔记考试资料本子笔其它腰带帽子手套等等5、建立岗位责任制，做到定人定岗，定期点验库存物品。6、建立防盗、防火、防潮、防霉、防蛀等安全制度，配备消防、消毒以及应急器材，定期进行检查。（三）物资发放爱心超市物品根据发放流程将物品分成四部分a.用于爱心交换卡领取b.用于爱心网站预订c.用于社会爱心交换活动进山区d.仓库定期清理，杂物变卖1、爱心交换活动①时间：每学期初（第二个月的第一个周末，持续两天，分批次进行）②地点：多功能馆③对象：全体在校生④活动期间，工作人员将物品分为A女装区、B女裤区、C男装区、D男裤区、E书籍区、F生活用品区G其他七个区域，摆放到多功能馆内，学生可凭借爱心交换卡（卡片以班级为单位于各学院团委处领取）来领取物品。⑤每名在校学生限领2件物品，勤工助学学生可凭借勤工助学证明领取3-4件。（注：物品的领取需提供学生的有效身份证明）⑥设立物品发放明细账，发放的物品须由领取人签字。⑦出库管理员做好物品出库记录，物品登记、清点工作，及时更新网站信息。相应工作人员做好学生的身份核实工作。⑧每次活动结束都需核对物品数量，做到收发相符，各类明细账目及单据保存完整，及时归档。⑨爱心超市物品必须凭有效证件及爱心超市会员卡登记领取。2、爱心交换网站①爱心交换网站正式开通后，校团委向各院团委下发通知，由各院团委向学生介绍网站地址和物品选购办法。②入库物品上传网站后注明其新旧程度，大小及其他信息。学生根据其照片及相应的物品信息进行选择。所选物品需在周一至周五提前预订，根据系统提示如实填写学院、专业、姓名、学号、联系方式等基本信息。③爱心交换网站结合二维码技术，物品选中后系统发送二维码至选取人手机，选取人于周六日携带系统所发二维码到多功能馆领取并登记。④网页管理部于每日中午十二点查看预订人数和物品种类，及时通知出库管理部把即将出库的物品以编码的形式整理好。编码以预订的时间顺序为区分标志，其后附带领取人的个人信息和联系方式。⑤网站领取与爱心交换卡领取同时进行，所领物品分区分属两个不同管理部门，互不冲突。通过网站预订必须为本人领取，管理人员核对信息后由领取人在物品附表上签字方可领取。一次领取完毕后网页管理部及时清除待领信息。⑥物品领取结束后，出库管理部做好出库记录，网站维护组及时清除已出库物品的信息。⑦网站管理部定期查看预订待领物品信息，自预订日起一周内未领取者由爱心交换小组短信通知，逾期两周将取消其预订资格，物品重新归档上架。⑧网站物品细分后以一周为期限定期更新。⑨网站预订及凭借爱心交换卡领取活动结束后由物资出入库总管对所剩物品数量统一登记分类，为下一阶段社会爱心交换进山区活动做好数据清单。⑩爱心交换结束后，网站公布此次活动捐赠与发放明细，制作当期物品领取发放清单，并将领取人名单回执到各学院。3、联系爱心社或志愿者总队，将部分物品用于捐献贫困山区、小学。①所捐物品主要为号码较小的衣服、鞋子，包括棉衣棉裤等。②下乡捐赠活动定于校内爱心交换活动结束一周后，对剩余物品进行挑选并分类整理，由校团委直接联系捐赠地开展社会爱心交换活动。③社会爱心交换与社会实践相结合，由爱心社或志愿者总队组织进行，爱心交换小组执行委员随程监督。④用于爱心交换的物品禁止挪作他用，捐赠前确定物品种类、数量，制作详细物品清单，一式两份，一份用于爱心交换小组组委会存档，一份交与受赠地区的管理单位。4、仓库定期清理，杂物变卖①爱心交换活动前三期开展完毕，由仓库管理部进行物资清点，将物品清单交与财务部，由财务部进行杂物变卖。②变卖所得资金纳入“爱心基金”，用于下期爱心交换活动流动资金。③财务部制作整期爱心交换活动资金花费明细，物资出入库总管负责整理爱心交换活动中各院捐赠情况和领取人信息，网站维护总管总结网站物品预订与领取情况，所有信息统一归档。第四章活动对象第六条爱心交换活动的活动对象为河北大学全体在校生。第五章爱心交换卡第七条爱心交换卡为学生身份的证明。内容包括：学生姓名、学院、联系方式。爱心交换卡编号由爱心交换小组统一编制，所对应的学生信息严禁向外公开。第八条学生可以凭爱心交换卡在爱心超市进行采购，不得转借、挪用。第九条受助人的完整信息由相应辅导员保管，爱心超市仅登记受助人的姓名及其编号。第十条爱心交换卡每次活动更换一次，活动结束后，由爱心交换小组统一收回。换卡后，原卡无效，不得结转。第六章活动参与方式第十一条爱心交换活动持续过程中，学生凭爱心交换卡可以在要求数量内任意选取所需物品。第十二条学生在爱心交换过程中选取所需物品时，须出示爱心交换卡，并在“物品领取登记表”上进行登记。第七章资金来源及财务管理第十三条所集资金分三部分，运用方式如下：资金来源在南北院食堂门口举行爱心集资，鼓励同学们献出爱心变卖爱心交换物中无人领取的物品爱心交换小组成员到校外去宣传，以获得校外热心人士的资金物品资金用途支持新品购买将收取的爱心交换物整理分类后，再用组织基金购买一部分新的生活学习用品应急基金由于某些不确定因素收取的爱心交换物较少，应急基金用于买进一部分用于爱心交换的物品运行费用用于物品保存、运输、发放过程中的一些额外费用第十四条爱心交换小组财务制度以公开透明为根本原则，财务部将在校团委指导和监督下开展工作，财务部工作将保持严格独立性，直接有关部门负责。第十五条爱心交换小组库管部门从接受货物起必须逐一清点，并作好详细登记，入账，再进行库存，发出货物时严格做好核价监督管理工作，及时入账，与出库部门之间作好账目数据的核实确认登记工作。第十六条严格审核各种支出的原始凭证，所有凭证必须由部门负责人签字确认，并上报校相关部门负责老师审批，再转交财务部统一报销，对凭证不实，手续不全者应予以拒付。第十七条做好固定资产及办公用品的登记工作，发现物品丢失或损坏及时查明原因，追究相关责任人。第十八条妥善保管好库存现金，相关印章，做好有关单据，账簿等会计资料的整理，归档工作，以备核查。第九章监督体制第十九条“爱心交换活动”建立物品公示制度，定期对物品发放情况进行公示，接受广大同学监督。第二十条爱心交换小组监督委员会由学校负责人担任主任，校团委书记担任副主任，委员会委员由全体学生组成。第二十一条爱心超市在爱心超市监督委员会监督下展开工作，并向委员会负责。第十章学生义务第二十二条学生应遵守爱心交换活动相关制度。否则，爱心交换小组将给予警告、取消活动资格。第二十三条学生应妥善保管个人的爱心交换卡，配合爱心交换小组做好统计工作。第二十四条学生不得诋毁爱心交换活动，宣传不利于爱心交换活动正常运营的言论等。第二十五条学生在活动过程中不得大声喧哗，不破坏物品，文明有序领取。第十章紧急预案第二十六条物品上收数量不足，财务部购置部分物品保证活动有序进行。第二十七条上收物品过多，提高每人领取爱心物品的数量，或加大爱心卡发放力度。第十一章附则第二十八条本章程由爱心超市监督委员会负责解释。第二十九条本章程自发布之日起实行。二〇一二年四月二十四日爱心超市物品入库登记表入库时间：年月分类数量衣物类上衣裤子鞋其他日常用品类热水壶脸盆衣架洗衣筐洗衣粉其他床上用品类被子被单褥子枕头枕巾床单其他文具类笔本书夹其他书籍类学习类文学类娱乐杂志类其他爱心超市物品领取登记表领取时间：年学期姓名学院班级领取物品名称及数目爱心超市物品变卖登记表变卖时间：年月日变卖物品名称数量爱心交换活动入场表格姓名学院学号分类所含物品选取物品及数量衣物区上衣，裤子，鞋日常用品区水壶，脸盆，衣架，洗衣粉，洗洁精等床上用品区被子，褥子，被罩，床单，枕头等文具区笔，本，书夹等书籍区学习类，文学类，杂志类等联系方式时间年月日