物业公司档案管理办法

-1-档案管理办法第一章总则第一条为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章项目档案的分类与归档第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，-2-结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：二级类目三级类目归档内容分类号名称代号名称代号基础管理类1建筑类1小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料10.1.1设备类2公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证、年检报告及维修期限等10.1.2业主档案3入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等10.1.3业务管理类2房屋管理与维修养护1巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料10.2.1共用设施设备管理2共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等10.2.2公共秩序维护、消防、车辆管理3巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等10.2.3环境卫生管理4环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等10.2.4绿化管理5绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等10.2.5社区文化管理6社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料10.2.6项目管理综合7物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等综合管理性文件材料10.2.7接待服务管理8指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等10.2.8其他业务管理9其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料10.2.9第三章项目档案的整理第七条物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。第八条基础管理类档案的组卷与编目-3-基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。第八条业务管理类档案的组卷与编目业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。第九条物业项目类档案的排列与编号-4-物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。第十条项目档案整理标准（一）案卷的编目与装订要求1、卷内文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。2、案卷封面的编制案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。3、案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。-5-文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写文件材料的全称。日期：填写文件材料的形成日期。页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。5、卷内备考表的编制卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。立卷日期：填写完成立卷的日期。检查人：由项目负责人签名。检查日期：填写审核的日期。6、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、年度、件号。7、“件”的确定原则与整理（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；-6-文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。第四章项目档案的管理第十条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。第十一条物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照本档案管理办法和有关档案管理制度执行。本办法于2014年4月修订