浅析Word表格与Excel表格的优缺1

浅析Word表格与Excel工作表优缺点张玉芳云南省保山市隆阳区职业技术学校二0一一年七月1浅析Word表格与Excel工作表优缺点张玉芳（隆阳区职业技术学校保山678000）摘要：Word表格与Excel工作表在日常工作中被广泛应用，但很多人在使用中却不能做到游刃有余。针对两种表格的优缺点，本人将自己多年来在教学工作中总结出地教学经验与大家一起分享。关键词：Word表格Excel工作表优缺点1.Word表格与Excel工作表的异同1.1Word表格与Excel工作表的相同点1.1.1Word表格：由很多行和列的单元格构成。1.1.2Excel工作表：由若干行和列的单元格组成。1.1.3相同点：表格都由无数个单元格构成。1.2Word表格与Excel工作表的不同点1.2.1Word表格是静态表格。1.2.2Excel工作表可做静态表格也可做动态表格。1.2.3不同点：Word表格只能做静态表格，不能做动态表格；Excel表格既可做静态表格，也可做动态表格。2.Word表格与Excel工作表的优缺点2.1Word表格的优缺点2.1.1优点：适合做上下表格线参差不齐的表格；2.1.2缺点：不适合做动态表格，且不利于复杂数据的处理。2.2Excel工作表的优缺点2.2.1优点：不仅可做静态表格，而且可做动态表格，还有强大的数据处理功能；2.2.2缺点：不适合做上下表格线参差不齐的表格。3.Word表格与Excel工作表案例分析23.1Word表格制作案例个人简历姓名性别年龄民族政治面貌籍贯联系方式地址邮政编码手机E—mail学历专业毕业学校个人履历时间学习或工作经历所获奖励专业特长求职意向其他3.1.1Word表格制作案例分析上述个人简历表适合用Word表格来制作，不适合用Excel工作表来制作。Word表格在制作上下表格线不在一条直线上的线条时比较方便，而Excel工作上下表格线不在一条直线上3表不适合做这种表格，因为Excel工作表制作的表格上下线条必须在一条直线上。这就是Word表格制作的一大优点，也是Excel工作表的一大缺点。3.1.2关键点解读此表的关键点在将一条垂直线分成几段且分段后不在同一条直线上。3.1.2关键点突破选择要移动直线所在的单元格，将鼠标移到要移动的直线上，当鼠标指针变成双箭头时按下鼠标左键，左右移动即可。3.2Excel工作表制作案例一2010－2011学年度第一学期校历上下表格线在一条直线上。此表可静可动，动态表格输入数据时有规律可循。B2H2B3H3A3A2243.2.1Excel工作表制作案例一分析上述2010－2011学年度第一学期校历表，作为静态表格处理时，可用Word表格制作，也可用Excel工作表制作。但作为静态表格处理时，不能有效地提高工作效率。为了提高工作效率，本人推荐使用Excel工作表智能化输入数据这一原理来制作，既省时，又省力，同时还简化了制作流程。3.2.1关键点解读此表关键点在输入“时间”和“日期”时数据量大，要求制作流程简单，快捷。3.2.2关键点突破本案例采用Excel工作表智能化输入数据中的“用填充柄自动填充”和“使用菜单命令填充”这两个原理来简化制作流程，提高工作效率。1.在B2单元格内输入“星期一”，向右拖动填充柄到H2单元格为“星期日”，在A3单元格内输入“第1周”，向下拖动填充柄填充到A22单元格为“第20周”2.选择“格式”下拉菜单的“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡的“分类”框中选定“日期”项，在“类型”框中选择“3月14日”；在B3单元格中输入“2010－9－1”单元格显示为“9月1日”向右拖动填充柄到H3单元格为“9月7日”；保持B3到H3的选定状态，使用“编辑”菜单5“填充”命令下的“序列”对话框，设置序列产生在“列”，类型为“日期”，日期单位为“日”，步长为7，终止值为“2011－1－18”，单击“确定”按钮，此时完成所有“日期”的填充工作。3.3Excel工作表制作案例二3.3.1Excel工作表表格案例二分析上述趣味选取单元格的操作与“案例一”相似，作为静态表格处理时，可用Word表格制作，也可用Excel工作表制作。但为简化制作流程，本人推荐使用Excel工作表的智能化输入数据来完成。3.3.1关键点解读本案例的关键点是在不相同的单元格中输入相同的数据，要求制作流程简单，快捷。63.3.2关键点突破本案例采用Excel工作表智能化输入数据的“在选定单元格区域中输入相同数据”这一原理来简化制作流程，提高工作效率。1.选定所有输入相同数据的单元格。方法：按住Ctrl键的同时单击所有相同数据的单元。2.在选定区域的活动单元格中输入一个数据如（隆）；同时按住Ctrl+Enter键确认输入，则可以在选定的连续区域或不连续单元格区域内输入相同的数据（即可完成所有“隆”字的填充）。其它三个字以此类推即可完成。3.4Excel工作表数据处理案例3.4.1关键点解读本案例的关键点是利用黑色部分的原始数据计算出红色部分的目标数据。要求方法简便又快捷。3.4.2关键点突破首推Excel函数的调用，方法最为简单，快捷。下面我将以10位学生的“总分”计算为例来调用函数。1.选定F3单元格，单击插入函数按钮，在“粘贴函数”对话框中，选7择“函数分类”为“常用函数”，“函数名”为SUM，单击“确定”按钮；打开函数编辑对话框。单击Number1输入框的折叠对话框按钮，在工作表中选定C3：E3区域，地址自动填入。单击展开对话框按钮，返回对话框。单击“确定”按钮关闭对话框。编辑栏显示公式“＝Sum（C3：E3）”，单元格F3显示计算结果“238”。2.拖动F3填充柄复制公式到F12，即可得出10学生的“总分”。其它结果的计算，只要记住了“函数表达式”以此类推即可得出结果。其它函数表达式如下：求平均值函数AVERAGEA（Number1，Number2，…）统计数据个数据函数COUNTA（Value1,Value2…)统计满足条件的单元格数函数COUNTIF（Range,Criteria）求最大值函数MAX（Number1,Number2…）求最小值函数MIN（Number1,Number2…）排位函数RANK（Number,Ref,Order）4.案例论证分析结果显示1、Excel工作表和Word表格各有优缺点；2、Excel工作表的应用范围远比Word表格的应用范围广；3、Excel工作表可做静态表格，也可做动态表格；而Word表格只能做静态表格。84、对数据的处理Excel工作表比Word表格更有优势。综上所述，Excel工作表使用范围远比Word表格广泛，建议广大工作人员在实际工作中大胆地使用Excel工作表，它能有效提高工作效率。主要参考文献：[1]计算机应用基础/周南岳主编.—北京:高等教育出版社,2001.9[3]计算机应用基础与上机指导/吴清萍主编.—清华大学出版社,2004.9本文是本人在工作中观察到很多工作人员只擅长于用Word表格处理业务，而不擅长于用Excel工作表处理业务的前提下编写的，不足之处，敬请各位读者批评指正。