浅谈行政人事经理职位像政委一样工作

1/7浅谈对行政人事经理岗位的认识——像政委一样干活儿汇报人：刘寻各位领导、各位同事：非常荣幸能代表行政人事部向大家做工作汇报，不足之处敬请指正。前言——说到政委，大家一定记得前几年非常火的电视剧《亮剑》，大家对主角儿李云龙一定记忆犹新，但知道他的政委名字的人却寥寥无几，赵刚。虽是配角儿却也不是毫无用处，一文不值。我觉得政委这个角色在企业中就像HR，像行政人事经理。我今天的述职报告将从三个方面进行：Chapter1干什么事？（主要职责）2、如何干好？（工作思路与操作方法）3、能否干好？（个人优势）Chapter一、干什么事？我们公司是行政人事部，其实严格说来算是综合管理部，也就是行政、人事后勤的工作。具体说来就是行政的六大模块+HR的六大模块+后勤工作。简而言之：我们部门工作内容——1、业务部门的合作伙伴2、实现人力资源的增值3、行政后勤管理之做好员工和公司的纽带4、内外资源管理之做好公司的“形象代言人”文化价值观的诠释宣导传承。岗位角色：围绕团队目标：谋划者（想主意、出点子）、完善者（严格落实、任务分解组织）、凝聚者（凝聚人心、化解冲突）、协调者（内部沟通、外部协调）。其中行政六大模块为：一、流程制度管理：流程建设，制度管理。二、会务外联管理：秘书服务，会议管理，活动管理，文书方案，公共关系，省市堪协、党支部、街道办等外联工作等。三、文印资质管理：发文公告，印鉴管理，资质办理，信息管理等。四、档案资料管理：档案管理，资料管理，图书管理，企业证书管理等。五、采购资产管理：资产管理，采购领用，办公设备用品管理。六、后勤安保管理：车辆管理，安全保卫，食堂管理，办公室工位管理，钥匙管理，名片印制，卫生事务，接待预定服务，报刊信函收发等。HR也是六大模块：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。Chapter二、如何干好？一、工作思路1.1人力资源管理1.1.1招“合适的人”根据项目进度，找到合适的渠道，招到合适的、认同企业的人才。2/71.1.2育“优秀的人”进公司即制定个人职业规划，挖掘内部肯干、肯学勤思、总结的人员作为核心人才储备培养，有目标、有方向、有平台，让每一位优秀的员工都成为公司的内训讲师。1.1.3留“干事的人”留下认同域高文化、工作业绩优秀、专业能力强的员工，培养成域高的中坚力量，为企业内部输入人才。1.2行政后勤管理制度建设——没有制度不成方圆8月份，在总工办制度整体调整的前提下，微调人事类制度9项，行政类3项，网络管理、客服中心制度7项，并补充上流程图，简化手续，不管谁上手都能办理。客服中心档案管理工作后勤安保工作1.3内外资源管理A：政府资源建立，核心办事员关系维护；B：外部合作伙伴资源建立；建立客户资料，将客户分成ABC三档，由客服中心维护关系。C：各兄弟单位、各关联部门沟通与项目内部沟通协调；二、工作思路工作标准化——降低对人的要求，可复制性强。2.1岗位工作事项标准化2.1.1重新对部门各岗位进行工作分析，完成工作说明书编制及标准作业流程(SOP)，细化到比如：购买保险是出公司门如何坐车，填表如何填，给谭院长氧吧区金鱼喂食每次XX颗鱼饲料的细化、量化程度。提出一个观点：工作标准化，降低对人的要求，有重复性工作，我们有几十个项目，能否将工作标准化固化，我们有新项目开工后，哪怕他业务能力不强，拿到SOP标准作业流程。我做了一件事情，将行政和HR工作做了详细分解，按照几大模块细分，梳理出来就是89件事情。确定每项职责，让每项事宜可控。企业找到适合的人，标准化，要求就不会高，按照标准流程做，培养成企业的人才，这样他对企业忠诚度更高，成为培训基地，这样比花高薪挖人才，还不一定留得住更好。管理缺陷表格沉淀前人经验，将隐性知识显性化。对出现的问题，及时分析原因，找出解决改进方案，为该岗位的工作标准化做出贡献。2.1.2行政工作图表化商家图卡式资源库另一件事情将行政工作图表化，历史资料无法积累，事项无法量化，降低传统的扣扣相传的经验传授，用旧社会的思维只能得到旧社会的结果。我们必须与时俱进，管理也需要创新。比如：餐饮娱乐的酒店分类，环境、消费标准、特色、房间的实际情况、消费场景情况，看似简单的行政工作做到如此细化，如此极致，我们将前面的工作做到很标准化。即便是新人也能很快进入角色，用不着考察市场，浪费人力成本。也把公司的资源沉淀下来。3/72.3干了什么？HR---1.招聘：2013年，共招聘入职42位新员工，其中离职了10位新员工。招聘下载筛选简历基本信息如下：从2013年11月开始策划校招，同时开始社招，提前储备人才，以减轻春季招聘压力。提前储备了建筑副总工总2人、结构3人、方案实习生10-15名、景观方案2人，共计20名。2.培训：从6月份开始组织并开展公司内训6次，置信公司保洁工具正确使用、职场商务礼仪、高效时间管理、office2007基本操作、新员工入职培训、打造职业化形象。2013年9月应谭院长要求，用时15天拟定域高设计学校的管理体系文件。秉承“学习是一把手工程，没有经过培训的员工是企业的最大成本”的原则，进行培训需求调研及分析，制订了2014年培训计划并提交院长审核。3.绩效：梳理完成了部门员工的绩效考评KPI指标，并记录日常绩效实施情况，让部门员工围绕经营目标开展工作，有针对性进行绩效面谈。4.员工关系：共完成13件员工关系事宜，包括员工生子探望、生病慰问等。（具体见附表《2013员工关系事件》）4/75.入离职：2013年，共入职42位新员工，共离职38位员工。为每位新员工办理入职手续，讲解公司部门分布情况，带领新员工参观公司；办理离职员工离职手续。不足之处是转正面谈和离职面谈没有深入做好，做了离职分析报告并呈报院长审阅，以便指导招聘工作顺利进行。6.人事管理：A完成了劳动合同的清理，并完善了劳动合同电子台账，完成了新员工劳动合同的及时签订与老员工合同的及时续签。B完成每位员工个人档案电子化的工作，所有的档案资料扫描后存档，在电脑上即可查询。7.人力资源规划：每月一次与所长、部门主管交流人员编制，汇总后向院长汇报，并结合公司实际情况，完成招聘及优化配置工作。8.薪酬：2013年3月份对同行10家设计公司进行小范围薪酬调查，提出合理化建议，并协助财务部进行薪酬管理制度的梳理。后勤安保管理：一年来，共计接待客户达2000人次左右，从11月起接送晚归员工120人次，陶师大部分时间都是工作到1-2点。客服中心工作：1、遵守公司规章制度，严格按照用印、晒图、存档、派车流程开展工作，特别是加晒图纸时维护公司利益。全年累计处理用印2700余人次，仅4季度完成盖章675次，合同章27次，技术类用印327次，非技术类348次。2、计划完成归档18个，目前完成17个，其中资料交接单273份。3、完成派车上千次，第四季度完成268次，出差30次，为私车公用员工报销28757元，做好车辆出行登记台账、检查。4、核算加晒图纸费用、效果图、文本等费用核算及管理工作，充分节流，保证公司利益。5、经客户划分成ABC三档，对客户进行满意度调查、回访并维护关系，改善公司服务质量，秉承“服务创造价值”的核心价值观。采购资产管理：5/7将一道简单的公式做到极致：净利润=销售总额-总成本。我部门是职能部门，在无法行使开源的职能，就从节流出发，降低成本，就等于创造净利润。假定公司利润率是30%，节省的10W元成本，就等于创造了10W元的净利润，就相当于做了30W的业务，这个简单的公示都会算。部门人人头上有指标，每位同事需要创造大于自身工资总额的价值。1、根据李践老师的《砍掉成本的12把刀》，建立每位员工的个人资产管理表，后期还会根据院长的思路建立个人资产损益表等考核表格，完善记录每位员工从入职到迄今为止的办公用品领取情况，做到每一支笔、每一张纸用到刀刃上。2、严格按照环保温度执行开关空调，晚上派专人巡检未关灯、未关电脑等情况，查实后与其确认并及时关闭，从7月份刚开始执行的每月17人次忘关电脑，到1月份只有1人次。在此也谢谢各位同事的配合，践行了环保低碳的新观念。从5月份开始，每天记录电费开销，对空调温度进行追踪，电费从当时的近3W每月，下降为1W左右，此项开支一年可为公司节省20-40W费用，而我们的几家兄弟公司每月用电量基本是我们的2-4倍，这个数据非常惊人，就相当于我们拿下一个100W-200W的合同。举例说明，市政所加盟后，有一晚忘关空调，陶师巡查发现后，在市政所门已经关闭、无法联系的情况下灵活处理，关掉总空调闸，避免一晚上损失1440度电，计2664元。此类事件不胜枚举。3、每月盘点高值、低值、保洁劳保用品，动态监控物资情况，不闲置一台电脑，合理利用库存物资。电脑101台，其它电子设备9台，并本着经济适用的原则进行分析，对部分老旧设备提出处理建议，以满足正常的日常工作需要；4、采购打印统计软件，统计打印机使用情况，减少浪费，及时提醒公器私用的员工（打旅游文件、电子书的员工），并将打印分析报告提交三位院长及部门负责人参考，如大家能做到节约每一张纸，打印每一份图之前预览检查，全年可节省纸张、墨粉、硒鼓等耗材5-10W元。5、对各电子设备硬件故障尽可能地自行维修处理，避免产生维修费用，为公司节约成本；6、学习打印复印机硒鼓加粉技术，为后续自行加粉积累经验，节约费用开支。改善提案等建议报告共提交15份。基本上部门每个人每年都提了一次改善建议报告，内容涵盖CAD及图纸管理软件、电脑设备情况分析及建议、短信群发平台方案、物管现阶段存在问题报告3次（3月，7月，12月）、关于域高设计加班人员食堂晚餐情况及建议、客服中心报告（1月份）、硫酸图存放问题及建议方案、派车问题及建议方案、近3年离职分析报告、企业文化提纲梳理的建议、校招分析报告及建议方案、车辆维保建议方案。落地的有7项，不到一半。但我们始终不会放弃发现问题并提出解决问题的方案。这点坚持，得益于我偶然认识的一位电力系统的老总，他和我分享关于员工建议的感悟。“你向老板提了建议，老板不采纳，那是你的错，因为不适用或者是你没有汇报清楚。如果你在合适的时间、地点、场合、对合适的汇报对象，说了合适的话，老板还是没采纳，那还是你的错，因为这样的老板和公司，你都还要继续待下去！”他让我学会一句话“我是一切的根源”，不能因为老板不采纳，你就不再发现问题，这样下来，吃亏的是你自己，因为几年以后你会发现你连发现问题和解决问题的能力都丧失了。虽然我还达不到这种高度，但我在努力。6/7Chapter三能否干好？（个人优势）企业管理本科毕业，从业年限：8年，目前薪资等级5级。2005年在中国工程物理研究院（CAEP九院一所）实习，顺利留在九院，获得人生第一份宝贵的职场经历，历任行政文秘、行政主管，兼任6S小组组长、内刊编辑、工会组织委员、党支部委员，久远集团团委书记等职务。2009年加盟域高，从院长助理到办公室主任再到行政人事经理三个岗位，8年历程，从一名普普通通的职员成为现在公司的一名管理者，无论在什么岗位，我都秉承“热爱、承担、付出”，“平等、尊重、互信”一直是我的人生信条，我是一个骨子里流着域高血液的域高人。黄色性格的我具有执行力和责任心，信奉细节决定成败/不找借口，只找办法/追求客观，事实说话/有计划有执行有检查有改进，始终用PDCA管理循环指导工作。8年行政人力资源管理经验/熟悉了解行政及人力资源工作方法及运用技巧/大型活动及会议的筹备经验/较强的人际沟通协调能力/，具有自省意识，知道自己起步晚，基础差，充分运用网络资源，坚持每周二三四，每晚2小时学习充电。周末参加线下培训累计41场，不管是和院长去北大去蹭课还是和HR同行免费学习，或者自费，我始终相信30岁前投资在脖子以上的部位是极其划算的一笔包赚不赔的投资，学习型组织之父彼得圣吉说过“学习力就等于竞争力”。同时注重加强自身资质建设，从2011年开始，在谭院长的鼓励下考取了助理政工师、人力资源管理师、劳动法法务师、测评师、BEC-vantage中级、企业文化管理师、TTT教练技术等证书。坚持干中学，学中干