海关代征业务计算机管理的探讨

海关代征业务计算机管理的探讨近年来，由海关代征而纳入国税机关统计口径的进口环节增值税和消费税（简称“进口两税”）呈逐年增长的趋势，“十五”期间全国达14269.36亿元，年均增长23.1%，高于全国税收年均增幅3.6个百分点，与海关进口贸易额年均增幅的弹性系数为0.96，占全国税收总规模的比重由2001年的10.9%提高到2005年的13.7%。但与此同时，也出现了部分不法分子利用伪造的海关代征增值税专用缴款书骗取出口退税、抵扣税款的违法行为，令国家蒙受巨大的损失。为有效防范此类违法犯罪活动，国家税务总局决定从2004年7月份开始，对海关开具的代征进口产品增值税票证进行稽核比对。目前，海关代征完税凭证的会统、采集和协查工作（简称“海关代征业务”）主要由计统部门负责，其中数据采集工作依靠单机版采集系统采集汇总，会统和协查工作主要由手工操作，在这种工作方式下，工作量大、效率低，容易出现错漏。为优化海关代征业务的工作流程，实现信息传输无纸化、业务处理自动化、资料管理规范化的目标，我们尝试对将海关代征业务纳入计算机管理进行了一些探索。一、目前海关代征工作现状分析海关代征业务工作主要分为海关专用缴款书数据管理和海关代征完税凭证稽核管理两部分。基层税务机关根据总局要求，采集海关代征进口产品增值税专用缴款书的有关信息，汇总后上报总局比对；对总局下发的稽查信息进行查验，并将稽查结果反馈至各相关单位。海关专用缴款书数据管理包括数据的采集、检查以及汇总上报三方面，涉及的操作软件包括由总局开发的通用税务数据采集系统、采集软件文件检查程序、通用采集文件汇总软件。银行国库按照有关规定将海关专用缴款书的第五联和收入退还书移送至税务机关，税务机关据此核对票据的税款数额，确认无误后将票据录入采集系统，生成电子汇总数据。该电子汇总数据经数据检查程序进行有效性校验后，统一导入到汇总系统，由汇总系统导出汇总文件（包括两个数据文件以及一个校验文件），再报送至上级机关。海关代征完税凭证稽核管理是指上级税务机关将总局下发的票证稽核结果信息分派各基层税务机关，基层税务机关根据下发信息区分票证的“相符”、“不符”、“缺联”、“重号”等情况，按要求分别作出相应处理，最后根据同城协查或异地协查两种情况分别作出对应的复函。由下表可见，海关代征业务的工作量巨大而繁复。整项工作中的问题主要反映在海关代征完税凭证的协查工作上，目前复函量远远少于协查量，已严重影响了稽核管理工作的开展。2005年度某局海关代征工作量统计表（单位：份）工作类别全年月均日均海关代征完税凭证信息采集量10.6万8800350海关代征完税凭证协查量120001000——海关代征完税凭证复函量——100——二、目前海关代征业务工作模式的存在问题目前海关代征业务工作尚处于探索阶段，并没有一套相对完善的计算机系统可供操作，所以大部分税务机关仍采用手工操作，其弊端主要体现在以下几个方面：一是税银双方对帐程序繁复。在缺少计算机支持的情况下，税银对帐的方法相对落后，概括如下：首先手工把纸质海关专用缴款书的金额逐张相加，然后与银行国库移送的日报表的各项金额进行比对，比对后如金额无误则把纸质凭证的数据按要求逐张输入数据采集系统，如金额有误则要手工对纸质凭证进行逐张检查，直到确定问题出在税务端还是国库端，再根据问题具体原因进行解决。这种手工比对方法的弊端在于，不仅要将大量的海关代征信息重复处理多次，工作量大、耗时长，而且当金额总数比对有误时难以迅速找出问题所在，还要耗费更多时间去全面检索，因而使税银双方的对帐程序异常繁复。二是数据采集效率和质量低下。由于海关代征数据采集的全过程都是通过手工操作来完成，而通用税务数据采集系统则要求每张海关完税凭证采集8个必要指标，工作量实在太大。据了解，全程手工操作情况下，录入100份海关完税凭证平均约需3-4小时，并且难以保证录入的准确率达百分百，在一定程度上影响了上报汇总数据的准确性。数据采集质量的低下，更会对后期的海关完税凭证稽核工作带来不利影响，错误录入的海关代征数据将导致海关完税凭证稽核工作量不断增加，长久下去便形成了一个恶性循环。三是海关代征数据难以跟踪。目前，海关代征数据跟踪工作是整个海关代征工作中耗时最长的，原因在于一方面税务机关对纸质凭证的整理归档没有明确的规范，另一方面国库移送的纸质海关专用缴款书上的票据号码并没有连续性，而其他指标也没有任何规律，所以装订保管无序可依，只能够按日期归类装订和存放。这导致工作人员开展协查而需要纸质凭证作为依据时，根本无从下手，只能逐张查阅，存放时间越长跟踪难度越高，极大地影响了工作开展进度。三、将海关代征业务纳入计算机管理的探索开发区局从2006年1月1日起正式接收黄埔海关代征业务管理工作。本着致力提高海关代征工作效率和数据采集准确率的理念，该局分析研究前者开展海关代征业务的工作经验，并多次与银行国库进行沟通交流，初步完成“海关代征业务信息管理系统”的开发工作并投入试运行，尝试将海关代征工作纳入了计算机管理，为实现信息传输无纸化、业务处理自动化、资料管理规范化搭建了良好的工作平台。该系统的工作原理是：由计算机对外单位（银行、海关）移送的电子数据进行自动的分解重组，并由工作人员进行部分必要信息的补充，最终使其转化为税务机关自身可利用的有效数据，并实现了所采集信息数据的初步共享（其总体流程参见图1）。海关代征业务总流程图（图1）目前，该系统共包括海关完税凭证比对录入、海关代征税收会统、电子数据生成上报、同城及异地数据协查、进口企业信息采集、纸质资料管理六大功能，基本上涵盖了海关代征业务的日常工作。——海关完税凭证比对录入。银行国库于每个工作日内向税务机关移送海关代征资料，资料内容包括纸质海关代征完税凭证、海关代征入库对帐日报表、电子信息数据盘（内含银行国库端的海关代征电子数据）。税务机关工作人员首先按海关关区、相同企业等统计口径对纸质海关代征完税凭证进行清分整理，然后将电子信息数据导入该系统，系统立即反映当日各税种的合计金额，再与入库对帐日报表中的各项数据进行比对，如发现比对不符，系统将会提示相关的出错信息。数据比对无误后，最后由工作人员根据纸质凭证补充相关内容，进行数据采集工作。——海关代征税收会统。在确保当月的海关代征税收票证数据已全部导入该系统并且全部准确无误的前提下，在月度最后一天，通过该系统的“海关代征税收凭证汇总”统计功能，可分类统计出当月进口增值税和消费税的金额，再与银行国库于月度最后一条移送的月度入库对帐表进行核对，确保准确后在征管软件的计会统模块中录入海关代征数据。——海关代征数据采集上报。通过该系统的数据导出功能，可直接生成符合通用税务数据采集软件数据格式的企业增值税电子信息，无需再重复手工录入海关代征完税凭证数据。——异地及同城数据协查。对于异地来函协查，工作人员根据接收到的纸质协查资料，在该系统进行相关数据录入，由系统自动将待协查数据与已录入该系统的完税凭证数据进行对碰，最后产生核查结果。对于同城数据协查，由本局信息中心定期在征管软件后台导出同城电子发函数据，并进行相关处理，使之转换为符合该系统相关格式的可使用数据，再由工作人员将上述数据导入该系统并由系统自动进行对碰，最后产生核查结果。在月度最后一天，通过该系统产生协查来函复函台帐，并进行归档处理。——进口企业信息采集。在日常录入比对海关完税凭证的过程中可一并对进口企业信息进行采集，方便日后对进口企业税收规模的分析提供依据。——纸质资料保管管理。每日完成海关完税凭证比对录入后，可通过该系统的“海关完税凭证封面装订打印”模块制作凭证封面，方便汇总装订、保管以及协查工作的开展。四、海关代征业务信息管理系统的效能评估一是简化了海关代征数据采集的工作程序。目前，该系统利用银行国库提供的电子信息数据，由计算机进行自动的分解重组后，最终转化为税务机关自身可利用的有效数据，对比以往手工操作采集数据，优势有二：首先是省却手工相加纸质凭证的工序。原来手工操作做法为保证纸质凭证金额与银行入库金额相符，必须先将纸质凭证逐张手工相加再与银行报表金额进行核对，每天需耗时约两小时；现在采用该系统后，可通过国库提供的电子数据自动生成各类税种的税收金额，只需约十秒钟便可完成，优势明显。其次是有效减少必要指标的采集量。根据总局要求，通过《通用税务数据采集系统》录入海关代征数据，每张纸质凭证必须采集8项指标，该工作每天需耗时四至五小时，而且采集质量不能保证；使用该系统后，可通过国库提供的电子数据自动生成包含有总局要求每张海关完税凭证需采集八个必要指标的其中之四，余下四个指标只需工作人员按系统提示采集便可，目前完成信息采集工作每日只需耗时约二小时，工作量减轻超过一半。二是提高了海关代征数据采集质量。该系统通过计算机自动生成各税种统计税额，原则上可避免手工累计的误差，最大限度保证了海关代征数据采集的质量。目前，通过该系统每采集一条海关代征数据信息，便与银行提供的电子信息相对应数据进行比销。如比对不符，该系统也可立即反映出问题所在并解决，无需再像以往操作般进行全部纸质凭证复查。目前在日常数据采集工作中，基本上可保证采集信息数据的百分百准确。三是规范了纸质资料的整理归档。针对海关完税凭证第五联的存放管理，该系统为规范纸质资料整理归档提供了软件支持。该系统根据税票的装订规格预设了封面打印格式，并在封面上注明了“档案位置码”、当天“入库税款金额”、录入笔数等信息，方便工作人员汇总装订，分类保管。而且我局要求在正常情况下，纸质凭证必须当天内整理完毕，对纸质凭证资料的管理提出了更高的要求。四是补充了信息数据查询跟踪功能。由于我局已将海关代征业务的所有数据信息基本上纳入由计算机管理。所以目前该系统已建立了相对独立完整的海关代征信息数据库，方便税务机关在开展协查工作时对已采集的信息数据进行查询跟踪，有效节省了工作人员找寻纸质资料的时间。五、对海关代征工作的一些建议经过一个多季度的运行，海关代征业务信息管理系统在提高工作效率和信息采集质量方面显示了确实的成效，并为日后的海关代征信息管理奠定了良好基础，为将海关代征业务全面纳入计算机管理提供了一个良好平台。在广州国税系统6个负责海关代征工作的单位中，目前只有开发区局是全程采用计算机管理。为更好地促进海关代征工作的开展，我们期盼能把这个工作理念推广出去，起到抛砖引玉的作用，并提出以下几点建议：一是实现同城资源共享。从本市开展海关代征业务工作的角度来讲，确实需要一套完整的海关代征数据作为后台支持，但目前只有开发区局的数据能实现共享，实在不利于工作的开展。建议将同城6个负责海关代征的单位（荔湾、开发、番禺、花都区局和从化、增城市局）所采集的海关代征完税凭证信息资料统一转变为电子数据，并放在同一平台上（参见图2），实现同城信息资源共享，一方面便于市局对海关代征数据进行统计分析，另一方面便于基层单位有效开展海关代征完税凭证协查工作。海关代征税收数据集中示意图（图2）二是实现市本级比对清分。在实现同城资源共享的前提下，充分利用各单位提供的海关代征完税凭证信息资料，对总局下发的异常海关完税凭证信息，建议由市局相关部门进行市本级的比对清分，先将比对相符的海关完税凭证信息清分出来并回复总局，再将比对不符或比对异常的电子数据下发对应的征管局作进一步核实，有效减轻基层单位协查工作量（参见图3）。海关进口增值税完税凭证数据清分流程图（图3）三是同城单位开放数据查询跟踪功能。在实现信息共享的前提条件下，建议在本市系统范围内开放海关代征完税凭证数据查询及跟踪功能。各基层单位可通过海关代征业务信息管理系统，直接在海关代征税收数据库查询同城的海关完税凭证电子数据，并可根据自身要求设置各种条件对该数据进行各项统计和分析，有效简化同城协查的工作流程（参见图4）。海关代征业务同城协查流程图（图4）海关代征税收数据库增城花都番禺开发荔湾从化发送异常完税凭证电子数据市局机关海关代征税收数据库正常数据异常数据各基层单位国家税务总局数据对碰回复下发海关代征税收数据库同城各基层单位数据查询、统计、分析