文书档案整理培训.

机关文书与归档文件整理《归档文件整理规则》一、《归档文件整理规则》概述1、《规则》颁布、实施的时间与内容2、什么是归档文件3、什么是归档文件整理4、归档文件整理的原则5、《归档文件整理规则》的特点1、件的确定与装订2、归档文件的分类3、归档文件的排列4、归档文件的编号5、归档文件的编目6、归档文件的装盒二、归档文件整理的步骤与方法一、《归档文件整理规则》概述(一)《归档文件整理规则》颁布、实施的时间和内容《归档文件整理规则》是2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准，2001年1月1日正式实施，鞍山地区从2002年1月1日正式实施。(二)什么是归档文件？归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。(三)什么是归档文件整理？归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。(四)归档文件整理的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。(五)归档文件整理的特点:•“归档文件整理”的总体思路是“简化整理，深化检索”，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化。使《归档文件整理规则》具有简化、兼容、灵活和前瞻的特点。二、归档文件整理的步骤和方法（一）“件”的确定与装订:一般情况下一个自然件就作为一件，去掉金属物装入无酸纸的封套内。以下10种特殊情况应视为一件：1、文件的正本与定稿为一件（正本在前，定稿在后）2、正文与附件为一件（正文在前，附件在后）3、正文与文件处理单为一件（文件处理单在前，正文在后）4、原件与复制件为一件（原件在前，复制件在后）5、转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）6、报表、名册、图册等一册（或一本）为一件7、来文与复文为一件（复文在前，来文在后）8、各种会议记录，一次会议形成的记录稿为一件9、中文文本与外文文本为一件（无特殊规定的中文文本在前，外文文本在后）10、党团员组织关系介绍信存根、各种登记表等以10人为一件（二）归档文件的分类分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件的归类等内容。1、选择分类方法：①保管期限——年度——机构（问题)②保管期限——年度2、制定分类方案：在选定分类方法的基础上，应联系机关实际情况编制出分类方案。例：市××局分类方案：根据××局的实际状况采用保管期限——年度——问题分类法、分类方案如下：永久：2002年……党群类、行政类、业务类2003年……党群类、行政类、业务类2004年……党群类、行政类、业务类长期:2002年……党群类、行政类、业务类2003年……党群类、行政类、业务类2004年……党群类、行政类、业务类短期:2002年……党群类、行政类、业务类2003年……党群类、行政类、业务类2004年……党群类、行政类、业务类3、文件的归类：将归档文件归入相应的类别①保管期限：永久（50年以上）长期（16——50年）短期（1——15年）2008年以后分永久30年、10年②年度：A：文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。例如：2002年形成的《2003年——2005年工作规划》应归入2002年；2004年形成的《2003年工作总结及2004年工作计划》应归入2004年；2003年制定的2004年生效的法律法规应归入2003年。B、跨年度形成的文件如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件要统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。C、几份文件作为一件时，“件”的日期•按照《归档文件整理规则》的规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。D、文件没有标注日期（时间）文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，来考证和推断文件的时间，用方括号“[]”表示出来。E、有专门年度的文件归类如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。③机构：机构名称即为类目名称，机构排列顺序与有关批文一致。④问题类目统一为：党群、行政、业务类。（三）归档文件的排列通过分类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。1、排列原则“事由”原则。事由原则是对归档文件进行排列的原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。2、排列方法：►归档文件排列的方法是在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。►会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。①同一事由内归档文件的排列：最简单的方法就是：►A、按文件形成时间的先后顺序排列，形成文件日期在前的排在前，形成文件日期在后的排在后。►B、或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前，其他的排在后。•不同事由间的归档文件排列：•A、按不同事由形成时间的先后顺序排列；•B、按事由的重要程度排列，将主要职能活动形成的文件材料排在前，其他工作形成的文件材料排在后。•C、按事由具有的共同属性分别集中排列。•③零散文件的排列：•可以将其排列在相应类别归档文件的最后，并在相关事由最后一份文件的归档文件目录备注栏中注明该零散文件的件号。（四）归档文件的编号归档文件的编号就是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以“归档章”的形式在归档文件上注明。1、“归档章”的样式及项目内容全宗号年度室编件号页数机构（问题）保管期限馆编件号盒号•2、盖章的位置：归档文件首页上端居中空白位置。也可盖在文件处理单上端的空白处。•重要文件盖在附加空白页上端空白处，要填写文件题名。•3、盖章要求：每件必盖。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。•4、各项目填写方法：•全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。•年度：文件形成的年度，用4位阿拉伯数字表示，如2002•室编件号:室编件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从1开始标注。•页数：是指每件归档文件的有效页数。以原有页码为序，无页码的文件要以“件”为单位，从1开始编流水页码，正面在文件的右上角，背面在文件的左上角。•机构：通用简称。问题：党群、行政、业务•保管期限：归档文件保管期限的简称。永、长、短•馆编件号：•盒号：档案盒排列的顺序号。5、使用字迹材料要求：用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水。盖章要用印泥，不要用印台油。（五）归档文件的编目归档文件的编目就是编制归档文件目录1、归档文件目录的格式与项目填写方法：归档文件目录件号责任者文号题名日期页数密级盒号备注件号：填写室编件号。（在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始的顺序号）责任者：是制发文件的组织或个人，文件的发文机关或署名者，一般应使用全称或通用简称。文号：文件的发文字号。由机关代字、年度、顺序号组成，照实抄录，例如：鞍档发[2010]1号•题名：文件标题•没有标题或标题不规范的，可自拟标题，自拟题名应加方括号“[]”，会议记录须重拟题名。•[关于研究中层干部任免的党组会议记录]•△对于独立性强的附件和重要的附件应在正件题名后抄录附件题名，外加中括号“（）”，如：该文件标题为：关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）。•△涉及个人的要写明具体人员；人事任免和处分材料的题名拟写：文件涉及的人员要尽可能全部录入或录入主要人员、与本单位有关的人员。•△报表题名的拟写，要写明报表内容和时间。日期：文件的形成时间，也就是发文时间（文件的落款时间）。用8位阿拉伯数字标注年、月、日，分两行填写。月和日不足两位的填0占位。例如：2010-----0101页数：每份文件的实有页数。盒号：按照保管期限划分的档案盒的顺序号。密级：按文件本身注明的密级录入。如:秘密、机密、绝密备注：注明归档文件需要补充和说明的情况。2、归档文件目录的装订归档文件目录应单独装订成册并编制封面编制目录的方式视需要而定，用活页夹装订成册。按照保管期限——年度——机构（问题）分类的单位，可以每年按不同的保管期限订3本目录，每本目录中用口取纸来区分不同的机构（问题），或者通过在目录右肩上标注机构（问题）名称来区分不同机构。目录封面归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项。目录规格为A4纸。（六）归档文件装盒装盒：包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表，档案盒封面及脊背项目等工作内容。装盒方式、盒脊项目等与分类排列的原则方法一致1、装盒要求：严格按照件号的先后顺序装入档案盒。①不同年度形成的归档文件不能装入同一档案盒。②不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。③不同机构（问题）形成的归档文件不能装入同一档案④文件要严格按照件号的先后顺序装入档案盒。注：不同事由的归档文件可以装入同一档案盒，只需按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒。•2、档案盒格式：规格：310×220毫米，厚度：20毫米、30毫米、40毫米。(2公分、3公分、4公分）•3、档案盒封面：档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称）。可加盖印章或手写。•4、档案盒脊背项目：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。•5、备考表：备考表放在盒内所有归档文件之后，是用以对盒内文件的缺损、修改、补充、移入销毁等情况进行必要的注释说明。备考表项目：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。盒内文件情况说明包括：文件齐全完整程度；文件本身状况，如：字迹模糊、缺损等；归档后有无修改、补充、移出、销毁等情况，目录备注项填写不下，可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注中加“※”标示）要求：每盒必须有备考表，如实填写。谢谢收看