文件、档案的分类整理与归档流程

1文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。”(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。”(三)“事由”“一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。”(四)“件”“件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。一般来说，文件正本与定稿为一件。正文与附件为一件。转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。二、文件、档案的整理原则2文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。四、文件、档案的整理方法(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。(二)文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度—保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限3内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。永久：顺序名称1会议记录；2年度工作计划、总结；3工作报告、生活会材料；4办法、规定、制度；重要文件材料；5大事记、组织机构沿革、院志；6合同、协议；7会议、活动等形成的主要文件材料；上级领导视察本院工作的材料等；8机构设置、机构改革、人员编制等方面文件材料；9人员干部任免、表彰、奖惩等方面文件材料；10干部年报、干部名册等；11业务统计全年汇总表；定期：顺序名称1半年工作总结；本院各部门全年工作总结；2关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；3一般性事务管理、一般性业务文件材料；4编制的检察信息等材料；本院传真发文；5召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；6人事管理工作形成的一般性文件材料；7上级机关制发的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关关于一般性业务问题的来函与本院的复函等文件材料；8业务统计月报表；(三)文件、档案的编号4归档文件要根据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图1)，并在指定位置填写相关内容。(全宗号)(年度)(室编件号)(问题)(保管期限)(馆编件号)(图1“归档章”式样)“归档章”需设置全宗号、年度、保管期限、件号等等必备项，并设置了问题选择项目(档案不进馆的单位，全宗号可暂不填写；不按问题分类的无须设置。)（1）、全宗号：档案馆给进馆单位编制的代号。（2）、年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2013。（3）、保管期限：归档文件保管期限分为：永久、30年、10年。（4）、问题：问题的名称或规范化简称。（5）、件号：文件的排列顺序号，只填室编件号，馆编件号不填。在分类方案的最低一级类目保管期限内，按文件排列顺序从“1”开始标注。(四)文件、档案的编目归档文件应该逐件编目，归档文件目录(见图2)设置件号、责任者、文号、日期、页数、盒号、备注等等项目。归档文件目录年度：问题：件号责任者文号题名日期页数盒号备注5保管期限：(图2“归档文件目录”式样)（1）、件号：填写室编件号。（2）、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文的责任者以发文编写号的单位为主要责任者，加“……等”。责任者文字必须要写全称。（3）、文号：文件的发文字号。（4）、题名：文件标题。如果档案或文件没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加符号“［］”；正文与附件，转发文与被转发文，如果正文、转发文不能反映附件、被转发文内容，附件、被转发文题名要抄录，附在题名后，并加符号“()”；任免、调配等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，附在题名后，并加符号“()”。（5）、日期：文件的形成时间，以八位阿拉伯数字标注年月日，如20130101。（6）、页数：每一份归档文件的页数。文件中有图文的页面规定为一页。（7）、盒号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般不需填写。（8）、备注：需要补充说明的情况，如果内容太多，在备注栏加注“＊”，具体的内容填在盒内备考表里面。归档文件的目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4(长×宽为297mm×210mm)型，并区分保管期限装订成册。6(五)文件、档案的装盒（1）、将归档文件按件号顺序装入盒中，并及时填写盒脊及备考表项目。需要注意的是：不同形成年度的归档文件不可以放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不可以放入同一档案盒；不同问题类目的归档文件不可以放入同一档案盒。（2）、档案盒封面要标明全宗名称，档案盒的外形尺寸为310毫米×220毫米(长×宽)，盒脊厚度为40毫米。（3）、盒脊设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号、盒号等项目(见图3)。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号链接，填写件号要准确无误，做到盒脊起止件号与盒内归档文件件号完全一致。全宗号年度保管期限问题起止件号盒号(图3盒脊式样)（4）、备考表采用国际标准A4型纸张，置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图4)。7盒内文件情况说明：整理人：检查人：年月日(图5“备考表”式样)“盒内文件情况说明”：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。“整理人”：负责整理归档文件的人员姓名。“检查人”：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。“日期”：归档文件整理完毕的日期。五、文件、档案的接收时间文书档案要在翌年的第二季度接收整理完毕。