文字文书工作

第十章文字文书工作第一节文字工作概述一、文字和文字工作的概念本章所讨论的秘书部门的文字工作，包括文稿撰拟和文字记录两大类。二、文字工作的意义（一）秘书部门发挥参谋作用的重要途径（二）秘书部门做好其他工作的前提条件（三）秘书人员增长才干、展示才华的最好机会三、秘书文字工作的特点（一）写作活动的受动性（二）思维形式的抽象性（三）表达方式的综合性（四）成文过程的程序性以公文为例，公文形成必须经过草拟、审核、签发、复核等程序；重要文件的草拟过程还有交拟、集体讨论反复修改和表决通过等具体环节；联合行文还有会商、会稿、会签等环节。第二节文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类（一）各种法定公文《国家行政机关》公文处理办法：13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要《中国共产党机关公文处理条例》：14种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（二）其他通用文书1、信息简报类：政务简报、情况反映、信访动态等2、规章制度类：章程、办法、细则、规则、公约等3、工作计划类：月、季、年工作计划，以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等4、工作总结类：年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等（三）商务文书和公关礼仪类文书商务文书：谈判协议书、商务合同、商务信函、外贸业务中的各种单证公关礼仪文书：贺信（电）、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、讣告、吊唁信（电）等（四）领导讲话稿（1）、内容包括：1、法定会议的工作报告：eg.政府工作报告、和公司经营情况报告2、部署工作的讲话3、总结表彰大会上的讲话4、纪念庆祝大会上的演讲5、宣传动员教育辅导性会议上的演讲6、各种礼仪性讲话eg.开幕词、闭幕词、祝酒词、欢迎词、答谢词、追悼辞（2）领导讲话稿要求1、符合领导的角色身份2、反映领导的个人风格3、语言的通俗化、形象化、口语化案例：领导讲话稿习近平：承前启后继往开来——在参观《复兴之路》展览时的讲话.doc（五）新闻报道和媒体署名文章（1）新闻报道要善于把本单位发生的有新闻价值的事件、人物、经验等写成消息、通讯等新闻类文章，提供给报纸、杂志、网络、电视台、广播电台。（2）以领导或单位名义撰写署名文章二、文稿撰拟的方式（一）秘书个人撰拟（二）小组集体撰拟程序：1、由领导者提出文件的主旨、内容和思路2、由起草小组集体讨论拟定写作提纲，并报请领导者审批3、按照写作提纲进行分工，每个起草者分别起草文稿的有关部分4、由组长将初稿汇总并指定专人进行组合和文字加工修改5、将改定的文本送交领导者审批（有的需要领导班子开会讨论通过）（三）职能部门代拟三、文稿撰拟的质量要求（一）准确反映领导意图（二）内容符合法律政策（三）观点明确、逻辑严密秘书撰写文稿应该做到：概念明确、判断恰当、推理有逻辑性、论证有说服力（四）内容实在、篇幅简短习近平：《努力克服不良文风积极倡导优良文风——在中央党校2010年春季学期第二批入学学员开学典礼上的讲话》提倡“短、实、新”的文风：短：力求简短精练、直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明、重点突出“三短”：开短会、讲短话、发短文；实，讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲有感而发的话不讲无病呻吟的话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话，讲明白通俗的话不讲故作高深的话；新：力求思想深刻、富有新意（五）语言规范、行文得体语言规范：用词和语法合乎现代汉语规范。使用庄重的书面语，切忌生造词语和纯粹口语行文得体：撰写文稿要注意不同文体对语言的不同要求案例习近平：努力克服不良文风积极倡导优良文风——在中央党校2010年春季学期第二批入学学员开学典礼上的讲话.doc四、文稿撰拟的一般过程：准备、起草、修改、定稿（一）文稿起草前的准备：思想、材料、提纲1、思想准备2、材料准备3、拟定提纲（二）初稿的撰拟：语法、逻辑、格式1、语言上，用词准确、行文简洁、合乎现代汉语语法规范2、逻辑上，概念明确、判断恰当、推理合乎规则、论证有说服力3、格式上，符合《党政机关公文处理工作条例》2012年4月（1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》自此停止执行）以及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）等法规规定材料补充：中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知补充材料党政机关公文处理工作条例2012年版.doc党政机关公文格式GB/T9704-2012.doc（三）文本的检查和修改：内容、语言（1）、内容的检查和修改1、有没有不符合现行法律、法规或者违反党和政府方针政策的地方2、有没有不符合领导意图的内容3、有没有不符合实际的内容和材料4、有没有涉及其他单位或地区的问题需要协调沟通5、有没有自相矛盾的地方（2）语言的检查和修改1、有没有难以理解或可能引起误解的概念或语句2、语言是否通顺流畅、合乎语法规范3、文字是否简练（四）文稿的审核、签发和定稿机关游泳池办证的通知机关各直属单位：机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免冠照片。三、每个游泳证收费一元。四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将此证转让他人使用，违者没收作废。五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池。×××俱乐部××××年×月×日本通知属于病文，请指出其中的毛病，并执笔修改。1、主要毛病如下（1）时间表述有矛盾、不合理，如：“机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。”（2）正文第一段不符合通知的规范写法，如通知没有在开头用“请你们……”这种写法，且缺少文种承启语。（3）语言表述有不规范、不准确处，如“家属证”等。有些句子逻辑颠倒，如“四、凭证入池游泳，主动示证”，前后句应调位。（4）正文内容与标题有矛盾，标题事由为“办证”，但正文的四、五非办证事项。2、修改文稿参考关于机关游泳池办理游泳证的通知机关各直属单位：机关游泳池定于6月1日起实行凭证入场制度。现将有关办证事项通知如下：一、办证时间：5月20－25日8：00－16：00。二、办证地点：机关俱乐部8楼808房。三、办证对象：直属机关单位身体健康的干部、职工。办证者需出具县级以上医院体检健康证明。四、办证办法：各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本及手续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公章，派专人前来办理。五、家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。特此通知。×××俱乐部××××年×月×日第三节文字记录一、文字记录的种类（一）大事记录：按事编排，一事一记及时：当天记录客观：严格按照事实记录全面：反映机关工作的全貌简明：时间、地点、主要人员、主要事实及其起因（二）领导讲话记录二、文字记录的一般要求（一）备好笔、纸等记录工具，准备随时记录（二）培养倾听和判断能力，快速做出记录（三）及时补充和修改，认真整理记录三、文字记录的方法（1）要点记录法（2）详细记录法（3）文字记录与录音、录像技术并用法案例分析：禁馈送告示接受所部馈送土宜礼物，受者笞四十，与者减一等，律有明禁。粮里长各色人等每送薪送菜，禁不能止。穷诘所以，盖沿袭旧日风，今日视为常事。且尔等名奉承官府，意为实有所需求。谓之意有希求者，盖亿官府不易反面。而今少献殷勤，他日禀公事，取私债，多科钱粮、占人便宜，得以肆行无忌也。若有美意，则周尔邻里乡党之急可也。官有俸禄，何故继富？与之官，取之民，出其一而收其十，陷阱不浅。今后凡有送薪送菜入县门者，以财嘱论罪。虽系乡宦礼物，把门皂隶先禀明后许放入。其以他物装载，把门人误不搜检者，重责枷号。上面是明代海瑞写的一篇下行公文的原文。请注意体会：该文是如何提出问题、分析问题、解决问题的？为何能写得如此简短（仅210字？）文中能找到一句套话、空话、废话吗？第四节文书工作概述一、公务文书的一般知识（一）文书、文件、公文（二）公文体式1、文体2、结构3、格式（三）稿本文稿：文件起草过程中形成的历次稿子草稿、修改稿、定稿文本：根据同一文件的不同用途而确定的正本、副本、存本暂行本、试行本（四）公文种类文种通用文种专用文种《国家行政机关公文处理办法》：13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要《中国共产党机关公文处理条例》：14种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要二、文书工作的任务和内容公文运转程序示意图分发登记用印缮印复核审核草拟签发传递签收登记审核拟办批办承办销毁存查催办立卷归档发文正本发文原稿下级来文上级来文发文收文三、文书工作的基本要求（一）及时（二）准确1、公文的内容要准确2、公文的语言要准确3、公文的处理过程要准确（三）安全1、政治安全2、物质安全案例1国家XX总局分局需要组建一个通信站，原来申请基本建设投资费用为84万元。后收到XX总局的批复，内称同意组建，但其中批准建设投资费65万元。分局遂按照批复执行。当工程进展到一半时，经费明显不足，分局只好说明理由，重新发文申请追加基建费用。国家XX总局的经办部门经查阅档案后，裁发现原来在批复的底稿上写的是批准85万元，而打印的存本上却错成65万元，由于校对的粗心造成无故压低20万元，影响了工程的质量与进度。案例2国家科委于某年12月15日拨给某自治区一个科研单位一笔急需的科研经费XX万元，拨款文件发到该自治区已经两个月，这个科研单位还没有收到有关通知。经查，拨款文件在该自治区科委办文人员手中拖延了20天，科委领导签发又拖了13天，区计委会会签用了5天，区财政局收发压了4天，再送经办的企业财政处尚需若干天。虽然科研单位心急如焚，主管机关办文却慢腾腾。根据这两则例子，做出分析，秘书部门的文书工作为何要必须“做到及时、准确、安全”？第五节公文处理程序一、发文处理程序发文：凡是由本机关制作、发出的公文都称为发文。（一）草拟（二）审核草稿拟好之后，要由秘书部门负责人或专门人员审核。语言上······形式上······（三）签发签发是机关主要领导或分管领导对审核过的发文稿进行审批，并提出明确的审批意见。（四）复核公文正式印刷之前，文秘部门应当对签发过的文稿再进行一次复核，以防止出现工作上的疏漏。（五）缮印、用印校对——缮印——加盖印章——形成正本（六）登记、分发采用专用的“发文登记簿”进行登记，其栏目主要有顺序号、发出日期、发文字号、密级、份数、标题、发往机关、签收日期、签收人发文登记案例某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。Ａ秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。Ａ秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？参考答案：（1）秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。（2）这一案例的启示在于：秘书工作必须