文登市城市建设电子档案归档标准

文登市城市建设电子档案归档标准一、一般要求1.建设档案电子文件归档遵循规范《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJT117-2007《电子公文归档管理暂行办法》GBT18894-2002；《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理要求》GBT17678.1-1999；《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求：第二部分：光盘信息组织结构》GBT17678.2-1999；其它相关标准。2.建设档案电子文件应与纸质文件一并向市城建档案管理处移交归档电子文件不完整，不准确和不一致的，市城建档案管理处（连同纸质文件）不予接收。3.电子档案与纸质档案一致性具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，同一保管单元的电子文件与纸质文件：（1）内容一致（2）文件名一致（3）目录（编排）一致4.真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。5.完整性：电子文件的内容、背景信息和元数据等无缺损。6.有效性：长期完整显示。（1）电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性、易检索性等。（2）运用程序版本一致：各电子档案归档单位统一使用“文登市城市建设档案管理信息系统”客户端软件进行档案电子化工作，做到档案数据移交时无缝接轨入库。7.安全性：物理归档。电子文件以数据库文件的形式由“文登市城市建设档案管理信息系统”归档入库的同时，集中下载到质量可靠的、可脱机保存的记录载体上。记录载体：只读光盘CD－R或DVD－R。二、文件格式1.文本文件：XML、DOC、RTF、TXT2.表格文件：XLS3.图像文件：JPEG、TIF、（PDF）（手签字文件均要求扫描，扫描分辨率不低于300dpi。），当一份资料扫描件在两张及以上时，应当转换成一个PDF格式文件。4.图形文件：DWG5.影像文件：MPEG、AVl6.音频文件：WAV、MP37.软件产生的特殊格式电子文件应转换成以上通用格式电子文件，如不能转换，应将专用软件或相关程序（如补丁程序、格式转换程序等）收集并刻入光盘。三、审查规范1.归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核按附表1《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》格式填写,电子文件格式doc。2.对归档电子文件的基本物理技术条件进行检查检测，内容包括（见附表1《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》），确认后交一份纸质确认单报送市城建档案管理处：（1）记录载体有无划痕,是否整洁,每片光盘均有方形透明薄塑料盒保护。（2）数据库的查询有效性核查。（3）核实归档电子文件的真实性、完整性。（4）与纸质文件一致性。（5）文件无加密、无压缩，有无病毒、木马感染。（6）电子文件格式。对特殊格式电子文件，应核实其相关的阅读软件、版本、操作手册或说明等是否完整或齐全。×××建设×××工程××标段001/013区域施工单位：×××集团公司制作日期20××年××月（7）光盘背面及包装信息。应包括建设项目名称、标段、光盘编号、光盘内容、制作（施工）单位、制作日期。参见光盘背面示例图：光盘编号统一从001起，格式举例：001/013，意思是该盘为001号光盘，一套总共13张光盘。（8）光盘内容、数量。注：建设单位自己制作提供的该文件，需自己及施工监理单位签章确认。4.光盘内容：1.文件编排无论文件或文件夹名称前均应加上数字，以便按序正确显示。（1）.光盘根目录下文件、文件夹01-电子文件软硬件信息.doc02-竣工电子文件（档案）光盘移交目录.doc03-其它说明*.doc04-建设项目档案移交目录（文件夹）05-卷内目录、建设档案文件（文件夹）06-程序文件（文件夹）（2）.说明01-电子文件软硬件注释信息.doc要求将该文件存放在第一张盘和最后一张盘根目录下。文件内容（格式详见附表2《电子文件软硬件信息》），确认后交一份纸质的给档案馆，电子文件只填内容不需确认。文件内容：硬件配置：电脑型号（及主板、CPU、内存）、制造商，网络服务器型号（及主板、CPU、内存）、制造商。软件环境：操作系统名称及版本号；产生文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件和其它文件（专用软件产生的文件）的应用软件及浏览器和压缩软件（中英文）名称及版本号。记录格式：文本文件、表格文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件和其它文件格式。记录参数：电子文件总个数，总容量。文件载体：光盘型号(及制造商)，套数及数量。注：建设单位提供的该文件，需自己及监理单位确认。02-建设档案电子文件（档案）光盘移交目录.doc（格式详见附表3）包含专业设计资料：按专业名称填写，如005号盘有大型桥梁和小区设计专业工程文件，则填写“桥梁”、“小区”即可。建设单位提供的综合文件光盘，此栏填“综合”。文件类别代码范例：文本T、图像I、图形G、影像V、声音A、程序P、数据D。光盘中有多类文件时，可填多个代码，代码间用顿号分隔。容量：该光盘总容量档案文件数：不包括系统软件自动生成的文件、备份文件和临时文件。03-其它说明.doc对电子文件形成需要补充的说明。没有的不制作该文件。04-建设项目档案移交目录（文件夹）（格式见附表4）该文件夹下放置《建设项目档案移交目录》，相当于案卷目录，文件格式为doc或xls。当文件条目很多时，可以制作多个电子文件，如：01-道路、路基档案移交目录、02-小区档案移交目录……标题：“建设项目”可用项目简称代替，如：援川建设档案移交目录。序号：即建设档案资料形成单位自编的卷序号。如，总共编制了130卷（盒），则最大序号为130。案卷标题或文件内容：对应卷内目录中的案卷标题名称。建议，在“案卷标题或文件内容”栏，先写上专业，该行右侧“数量”填写相应的统计数；下一行才开始该专业单位工程案卷标题或文件内容。数量：当同一案卷标题卷文件很多时，盒数会是2、3等数字，此时序号应对应标注。光盘编号，是指标该卷内容刻在第几号光盘内。05-卷内目录、建设档案文件（文件夹）在该文件夹下建立“专业”文件夹，在“专业”文件夹下建立“单位工程”文件夹，“单位工程”文件夹下建立“案卷”文件夹。如：在“02小区”下建“01**小区”、“02**小区”等，在“01**道路”下建“001**路**文件”、“002**路基表、检查证竣工文件”…“060**道路竣工图”等文件夹。具体要求如下：单位工程（文件夹）命名：序号+单位工程名称。该文件夹下放置该单位工程所有的《卷内目录》电子文件。《卷内目录》（填写格式见附表5），文件格式为doc或xls。当单位工程卷内目录很多时，应建立多个文件。用Excel表格制作卷内目录时，每个文件内不宜多于30张表格。案卷标题（文件夹）命名：序号+单位工程名称+文件内容，比纸质案卷标题少了项目名称。卷内文件（电子文件）命名：序号+文件内容，应与文件纸质文件名称一致。强调：为了使电子文件在电脑的显示与纸质建设档案文件一致，在编排文件夹或数据库文件时，注意在名称前加上序号。见示意图。06-程序文件（文件夹）该文件夹下放置：专用程序、补钉程序，转换程序等非通用程序或软件。2.刻盘要求选择质量优良的国际名牌光盘不许超标定容量刻录在容量许可的情况下，一个单体工程的资料不要分刻在两张光盘上。每张光盘背面均应按前文要求打印或印贴信息标记。四、归档时间建设档案电子文件应与纸质文件同时归档。五、归档份数一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。附件：附表1《建设档案资料电子文件编制完成情况确认单》附表2《电子文件软硬件信息表》附表3《建设档案电子文件（档案）光盘移交目录》附表4《建设项目档案移交目录》附表5《卷内目录》文登市城市建设档案管理处2011年3月附表1建设档案资料电子文件编制完成情况确认单检验内容审核检查要求监理单位检查市城建档案管理处检查1、载体外观、整洁、包装无刮痕、变形，整洁，有薄方形透明塑料盒保护。2、软硬件有效性抽查每种格式文件，能在相应软件中完整准确显示，功能完整。3、真实性、完整性文件内容真实、完整。4、与纸质文件一致性抽查卷目和每种格式文件，应与纸质文件一致。5、有无加密、病毒文件无加密，无压缩，无病毒/木马。6、文件格式通用、专用格式均符合要求，光盘中有说明文件。7、光盘背签内容内容完整，打印格式符合要求。8、光盘内容、数量有规定文件，且内容完整；每套数量齐全；套数为三套。施工单位(签名、盖公章)年月日监理单位(签名、盖公章)年月日市城建档案管理处(签名、盖公章)年月日附表2电子文件软硬件信息表文件特征形成部门XX公司或XX项目部完成日期2010年10月载体类型DVD－R载体编号XX标段001~011通讯地址山东省文登市XXX路XX号电话XXXXXX联系人XXX硬件电脑配置：pentium(R)CPU：2.66aGHz内存：4GB制造商：联想操作系统文件类型操作系统：MicrosoftWindowsXP文本文件表格文件图像文件图形文件影像文件音频文件其它文件docxlsPDFdwgmpgmp3MsExcel2003*AdobeAcrobat9ProAuotCAD2007*文件格式软件版本文件数量文件记录特征记录参数文件总数XX总字节数XXXXX文件载体光盘型号：8X/8.5GB/240min每套数量：11张制作套数：3套口一件一盘口多件一盘口一件多盘口多件多盘审核施工单位填表人(签名)年月日监理单位审核人(签名)年月日*：举例附表3建设档案电子文件（档案）光盘移交目录建设项目：***道路整治工程标段号：XX标段施工范围：***路施工单位：***公司形成时间：2010年12月20日光盘编号包含专业文件类别代码容量（兆）档案文件数（个）备注001线路、涵洞、隧道、沉降观测T/D5.37GB002路基扩展T/D7.36GB003桥梁（01）T/D7.46GB004立交桥（02）T/D7.38GB合计光盘总数：11张注：文件类别代码：文本T、图像I、图形G、影像V、声音A、程序P、数据D附表4建设项目档案移交目录形成单位：*****公司形成时间：2010年12月20日序号案卷标题或文件内容数量备考盒图纸（张）底图（张）光盘编号1线路设计9000012路基2530900023桥梁1094846003~0054涵洞17000015隧道5600016立交桥3830200017沉降观测20000018….………..合计***********第1页共1页附表5卷内目录形成时间：2010年12月20日档案号：1案卷标题顺号图号或文件编号文件名称张次备注10011:10000线路设计总示意图1第页共页