收发文管理制度

为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥承上启下的枢纽工作，提高工作效率，规范收发文工作，就收发文作如下规定。一、收文处理程序收文处理的程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。1、收文登记。凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由公司前台文员负责签收，根据文件内容对其进行整理登记（附件一）《外来文件登记表》，并填写《文件传阅卡》（附件二）报行政部负责人拟签分流。2、文件拟签行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后，及时交呈阅领导。3、文件阅批来文经行政部负责人拟签后，承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。4、文件承办行政部综合文员按照领导阅批指示，及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在行政部《文件传阅卡》上签字后给本部门留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。承办：政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。5、文件归档所有文件统一归档行政部综合文员。二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料，行政部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。3、对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈报相关领导。对于需要承办的急件，前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。4、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。6、所有收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。三、发文处理程序公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。1、拟稿就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务性的文件由行政部综合文员负责拟稿；各部门负责人以公司名义起草的文件,一律交公司行政部综合文员按正式文件的格式填写《发文审批卡》(祥见附件四)，经行政部负责人审阅核稿后交公司领导审批,根据文件的急缓程度统一安排打印,打印后的文件校对由公司行政部负责把关,力求不出差错或少出差错。文件起草要字迹清楚,不得涂改。2、核稿即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。3、签发各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在《发文审批卡》“拟稿部门”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送行政部。4、会签签发是公司领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。5、编号(祥见附件三)文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。6、校对校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。7、打印即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。8、盖章即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。9、分发发放文件时，必须建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。10、归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。收文流程图发文流程图上级来文其它来文公司内部来文前台文员签收、登记行政部负责人拟办意见行政部分流领导阅批承办部门办理文件存档附件一外来文件登记表文件名称发件单位数量时间备注各责任部门草拟公文部门负责人初审文稿如审核不合格或不需要发文，退回拟稿部门并说明理由如有异议，由行政部退回拟文部门修改，再呈领导审阅、签发拟文部门核对、清样行政部发文行政部核稿相关部门会签公司总经理或分管副总审阅、签发办公室文员校对、打印（拟文部门交电子文稿）、盖章存档