新金蝶K3财务教材(上)-第一篇：总账系统

第一篇总账系统(F1)第一章总账系统初始化处理(F1-1)初始化是指企业账务和物流业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据。本章主要讲述了K/3总账系统在使用前的初始化工作——基础设置和初始数据录入的操作,总账系统的初始化设置是一切K/3系统的开始,所以设置尤为重要.当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：掌握总账系统初始化的流程掌握具体业务数据的操作了解参数设置的含义了解初始化设置的技巧本章的目的第一节初始化的流程(F1-1-1)K/3财务初始化流程图初始化流程图新建账套系统设置基础资料设置初始数据录入结束初始化海天有限公司，是一家制造运动服饰的工业企业。该公司的一些基本参数和情况如下：1.基本情况：假设公司将于2003年3月使用K/3总账系统。该公司记账本位币为“人民币”，并有外币“美元”和“港币”。会计期间采用自然年度会计期间。税率：采用17%的增值税。凭证字：“记”。2.该公司的客户资料：01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司02华北地区：02.01雪尼服饰公司；3.该公司的供应商资料：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02北新布匹公司02深圳：02.01柔依衣料公司4.该公司共有六个部门，分别是：01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06生产部；07医务室。5.公司员工资料：001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）。6．计量单位：原料组：001米；成品组：002件。7.物料资料：01产成品：01.001运动服，计量单位：件，以加权平均法计价。01.002游泳衣，计量单位：件，以加权平均法计价。02原材料：02.001尼龙，计量单位：米，以加权平均法计价。02.002布料，计量单位：米，以加权平均法计价。8.仓库汇总：001原料仓；002成品仓注意：各管理子系统之间的案例有一定的联系，但并非是一个完整的案例，为教学方便估计有一定出入。财务部分别着重从财务处理的角度应用和理解。案例：第二节新建账套(F1-1-2)本节主要讲述了K/3所有系统初始化前的准备工作，是K/3系统使用的第一步，其设置尤为重要。1．打开“开始”菜单“程序”中“K/3系统中间层”的“账套管理”，初次使用无密码，直接确定。2．点击“新建”按钮，建立新账套，同时要选好数据库的路径，并根据“案例”中参数设置其基本参数（点击“设置”按钮）并启用，至此用户的新账套正式建立。案例：公司名称为“海天有限公司”，该企业为工业企业，从2003年3月启用账套，使用自然月份做会计期间。注意：K/3系统共给出“工业企业全面解决方案”等九种“账套类型”，用户要根据自己的需要选择。如：用户选择了“工业企业全面解决方案”类型，则账套能用K/3系统提供的工业供需链业务和纯财务业务的各模块。注意：系统用户名默认为“sa”。新建账套：［参数详解］系统：录入用户企业实际的名称和其他资料。总账：按用户的实际情况录入，其中“凭证过账前必需审核”可以选择也可以不选择，在以后的设置中还可以再次确认。会计期间：按用户使用的会计期间严格录入，一经确认无法更改。1、为了保证使用软件财务数据的安全性，我们要对账套定期做数据备份。注意：A、第一次备份要用完全备份B、备份后生成*.DBB和*.BAK文件C、要定期将硬盘备份拷贝到外部设备上，拷贝时需将备份生成的两个文件全部拷贝。账套备份与恢复：2、当原账套数据遭到损坏，导致无法再使用原账套时，我们可用“恢复”功能将原账套的备份数据以账套的形式解开进行使用。注意：恢复时是以账套的形式恢复出来的，因此账套号及账套名不能够重复。3、批量备份点击“账套”菜单，选择“账套批量备份”即可设置批量备份的内容。用户授权：1．点击“用户”键，弹出“用户管理”对话框。从中可以看到，账套建立后系统自动设置了三个用户和两个用户组，其用途已写明。［内容详解］Users组：K/3操作人员所属组别，可按用户的需要增加，例如：出纳组、往来账组、财务组、仓库组等等。这些小组中人员对K/3系统的使用权利必须经过授权。Administrators组：系统管理员组，是对K/3系统管理人员所在的组别，此小组中用户对K/3系统有最大权限，不需要对其组员进行授权。Guest：系统提供，可以对K/3系统进行查询，属于Users组，如果需要其他权限可以授权。morningstar：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。Administrator：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。2．根据案例，新设“财务组”，并增加李影（财务部，一般管理人员）。点击鼠标右键，弹出快捷菜单，点“新建用户组”或“新建用户”。在新建用户时如果需要密码，可以在＂密码认证“处录入。如果发现设置错误，可以点击“属性”进行修改或“删除”。3．授权：选中需授权的用户，点击“权限”弹出“权限管理”对话框。［内容详解］权限：系统将所有模块的权限分列出，用户可以根据需要在相应的模块或功能前打对勾，如果想全部选中可以点“全选”，反之则“全清”。选好之后按“授权”。“高级”键：对“权限”框中所有内容更具体细致的权限，用户可以根据自己的需要来选择。例如：用户想将某人的权限设置成对凭证只有查询和审核的权限，而不能修改、增加，则在“高级”中将“凭证”中的“新增”、“修改”和“删除”权限的对勾去除。注意：在“高级”中每项“系统对象”必须修改一项“授权”一次，不能在全部修改后授权，否则前面的项目等于没有修改授权。（许多用户在使用时没有注意这一点）“禁止使用数据授权检查”：用户选择，将不再对用户使用数据授权检查。主要体现在任何用户增加了“会计科目”、“核算项目”中内容，其他用户也能使用，无需授权。但如果用户对数据内容的使用有要求，比如要让某人看不到“核算项目”中“客户”的资料，则不能选中该项目，然后到“数据授权”中去分别选择授权。建议：值得注意的是不选“禁止使用数据授权检查”项目，只要一个用户增加了数据授权中任意一项中的内容，其他所有用户除系统管理员外都必须对增加的内容进行授权，非常复杂，所以建议一般尽可能选择。数据授权及工资数据授权：第三节：系统设置(F1-1-3)本节主要讲述了总账系统的一些基础参数的设置和这些设置的含义。这些参数是总账系统的基础，它的设置关系到所有财务业务和流程的处理，用户在设置前要慎重考虑。K/3系统登陆：1．双击K/3主控台，选择账套名，登陆K/3客户端。注意：使用中的用户名（此处是administrator，不须授权）一定要经过系统管理员授权，用户在真正使用时要以企业中实际运作人员分工操作。根据案例海天有限公司是一家工业企业，所以要引入工业企业的会计科目。点击基础资料中“公共资料”的科目，在“文件”菜单下的“从模板中引入科目”，选择工业企业，并全选所有工业企业的会计科目。引入会计科目：根据案例的内容设置参数，点击“系统维护”中“系统设置”，设置完成后按“确定”键。弹出系统参数对话框，其中第一个“系统”中，用户只要填入用户企业的资料即可；第三个“会计期间”中内容是不得修改的，其启用时间与新建账套的启用期间相同（故总账的会计期间是由新建账套时确定的，不能更改）；第二个“总账”中参数是总账系统的基础，设置时用户要认真考虑再选择。［参数详解］“本年利润科目”：用户按右边选择键选择正确的本年利润科目。“科目显示名称在前”：在凭证录入的时候，会计科目的显示一般情况下是科目编码显示在前，选中此项，则名称在前，编码在后，非必须项目。“显示科目最新余额、预算额”：选中此项，可在凭证录入的时候，即时显示该科目的最新余额、预算额，包括未过账凭证，便于用户判断、决策和及时查询，用户可以按需要选择，建议用户选择。“结账要求损益类科目余额为零”：如果选择该参数，则总账在结账前必须结转损益，损益结转采用账结法的企业，须选中此项；损益结转采用表结法的企业，则不需要此项选择。“银行存款科目必须输入结算方式和结算号”：选择后，在录入凭证时，如果涉及“银行存款”科目则必须录入结算方式和结算号，否则可输可不输。“账簿余额方向与科目设置的余额方向相同”：选择此参数，在查询账簿时如果会计科目是负数，则按与会计科目设置的余额相同的借贷方向显示负数，不选按与科目设置的借贷方向相反显示正数，用于账簿格式的显示。“明细账科目显示所有科目名称”：选择此项，在预览、打印明细账的时候，显示该明细科目的全部内容，如上一级科目；否则，只显示最明细科目。系统参数设置：“现金流量科目必须输入现金流量项目”：选择此参数，则设置了现金流量的会计科目在录入凭证时就必须录入该会计科目所属的现金流量项目，一般录入凭证的出纳人员不一定知道现金项目的设置，可以不选。“账簿核算项目名称显示相应代码”：选择后在预览、打印账簿时，会显示核算项目的名称及相应的代码。“启用往来业务核销”：选择此参数后，总账系统中各会计科目可以进行往来业务核销，此功能是针对会计科目设的参数。建议：不使用K/3系统“应收、应付管理系统”的用户最好要选择此参数，可以进行应收应付业务的账务核销，对于已使用K/3系统“应收、应付管理系统”的用户可以按业务需要对除应收、应付以外的会计科目进行设定。“往来科目必须录入业务编号”：选择了此参数后，设置了往来业务核算的会计科目在凭证录入时必须录入业务编号。“凭证/明细账分级显示核算项目名称”：选择后在查看凭证/明细账时，会分级显示核算项目的名称。“多栏账损益类科目期初余额从余额表取数”：选择此项后，多栏账制作时涉及到损益科目的，则期初余额从余额表中取得。“现金银行存款赤字报警”：选择了此参数后，在录入现金、银行凭证时如果现金、银行存款出现负值，系统会自动发出警告。“凭证分账制”：对于有外币核算的企业实现按外币原币进行独立的账务处理，其主要适用于金融行业，在凭证录入的时候，会计科目必须按选定的币别进行录入，保证外币核算的完整性。注意：此参数一般只使用于金融行业，一般企业绝对不要选用。“凭证号按年度排列”：有此选项，凭证号按年度排列，否则，按每一会计期间排列。“新增凭证检查凭证号”：在网络应用的时候，如果不需要系统分配的凭证号，自己录入，可选此项；否则，系统自动给新增的凭证增加凭证号。“新增凭证自动填补断号”：新增凭证时，系统会自动找到断号并填补。“每条凭证分录必须有摘要”：选中此项，凭证录入时，系统会自动检测每条分录是否有摘要，如果没有则不予保存，如果有机制凭证，系统会自动在每条分录上添上摘要。“凭证过账前必须审核”：对凭证过账作出限制。“凭证审核”：系统提供两种限制，一是禁止成批审核，二是必须双敲审核，主要是满足金融、证券等特殊行业的需要。“科目预算”：系统对科目不符合预算（大于最高预算或小于最低预算）的科目录入提供三种选择：不检查、警告（可继续录入）、禁止使用（不可继续录入）。第四节：基础资料设置(F1-1-4)基础资料是总账系统以及其他各财务系统在操作中共同使用的基础数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致系统无法使用。本节主要讲述了各种基础资料的设置及含义，为各系统的业务操作提供了基础资料的查询和获取来源。根据案例的内容设置参数。案例：除“人民币”为记账本位币外，还有外币“美元”和“港币”，设记账汇率分别为8.706和1.103。币别属性注解：1.币别代码：表示货币币别的代码，本系统使用3个字符表示。建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD…。注意：在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用该符号，那么在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。2.记账汇率：是该币别与记账本位币之间的换算系数。注意：系统默认“人民币”为记账本位币，用户可以根据实际情况更改，默认的记账本位币的折算系数为1，无须选择折算公式。3.折算公式：是配合记账汇率的，有两种方式可供选择，