新疆维吾尔自治区《全宗卷规范》实施办法

—5—新疆维吾尔自治区全宗卷规范实施办法一、适用范围及时间1、适用范围：《新疆维吾尔自治区〈全宗卷规范〉实施办法》（以下简称《实施办法》）适用于自治区各级各类档案馆及档案室。2、时间：《实施办法》自2016年1月1日起实施。二、术语和定义1、全宗卷：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。2、综合全宗卷：由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。3、全宗属类：馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。三、全宗卷编制原则1、档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保—6—管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。2、全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。3、全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。4、综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。四、全宗卷内容构成1、全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，接收、征集记录和价值说明，档案来源和档案历史转移过程说明材料。3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、分类方案（大纲）、整理工作说明和小结等。4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。—7—5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料，档案移出登记及说明等。7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例，发文汇集或重要文件汇编等。8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）的创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。9、其它类：管理全宗档案中形成的综合性业务工作规范、管理制度等文件材料。10、综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作文件材料，上述各类中涉及多个全宗的文件材料。综合全宗卷适用于国家综合档案馆。五、全宗卷的整理1、文件材料装订。文件材料以“件”为单位进行装订。—8—2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料按本《实施办法》的“全宗卷内容构成”的1—9进行分类。3、文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列；综合全宗卷按形成时间排列。4、文件材料的编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。在每份文件首页上端居中的空白位置加盖档号章。其中：全宗号是文件材料所属全宗的编号（档案馆给立档单位编制的代号），综合全宗卷的全宗号是档案馆（室）的编号或档案属类代号；类号是全宗卷的类别代号；件号是文件材料在相关类目中的流水排列序号。（档号章式样见图1）全宗卷档号编制示例：全宗号类号件号322第2件档案收集类**单位文件材料所属全宗的编号5、编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。（目录格式见图2）—9—新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏及盒内备考表中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。全宗卷文件目录按类别先后顺序排列装订成册，并标注类目名称。6、文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和盒脊内容。7、填写备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。8、全宗卷盒号的编制。全宗卷卷盒区分全宗，在每一类下按照卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷按装盒后的顺序编制盒号。六、全宗卷的管理1、档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。2、区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属类分别集中管理全宗卷。3、保管单一全宗的档案室，全宗卷与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。4、档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件—10—材料。七、卷盒、目录及备考表格式1、全宗卷装具采用无酸纸制作，全宗卷盒背脊设置“全宗号”、“全宗名称”、“类别名称”、“类号”、“起止件号”、“盒号”项目。卷盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。（卷盒式样见图3）2、全宗卷文件目录采用A4标准纸张，表格设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。（全宗卷文件目录式样见图2）3、备考表采用A4标准纸张。项目设置“盒内文件情况说明”、“整理人”、“检查人”、“日期”。（备考表式样见图4）附件：3×15单位：mm图1全宗卷档号章式样全宗号类号件号816—11—类目名称：件号责任者题名日期备注17单位:mm图2全宗卷文件目录式样45352017297全宗卷文件目录25153080251520210—12—a=310mmb=220mmc=30mm、40mm注：方括号“[]”及括号内的文字不印制在卷盒上。图3全宗卷盒式样a［全宗名称］b全宗卷—13—单位：mm图4全宗卷盒备考表式样备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日362030101515551010106015210297