档案培训二解读公司档案管理制度

解读公司《档案管理制度》《档案管理制度》（GXPC—QB—ZH—19）1目的为加强公司档案管理工作,更好地为企业提高经济效益服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，特制定本办法。2适用范围公司范围的文书、科技、会计、实物、照片及磁性载体档案的管理。3职责3．1办公室职责3.1.1贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；3.1.2是公司档案的管理部门，统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作；3.1.3指导公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；3.1.4公司档案室协助工程部监督、指导各项目部的文件归档和移交工作，对档案案卷质量的标准性进行审核把关。3．2公司技术质量部负责组织、协调和监督各项目工程档案的收集及编制，工程竣工时监督项目移交档案等工作，对工程项目竣工档案真实性、有效性、完整性进行审核把关后移交档案室。3职责3．3公司市场部负责收集各项目的工程合同、协议、招投标文件，可随时归档或待工程竣工后一个月内，负责按归档要求整理编制移交档案室。3．4公司计划经营部负责收集各工程项目的概预算等经营管理材料，及外包队伍相关资料，工程结算后一个月内按归档要求整理移交档案室。3职责3．5工程项目部负责各项目施工开始至工程竣工等过程的所有材料的收集，按归档要求分类、整理、编目工作，待工程竣工后三个月内或按合同要求移交业主和公司档案室，对项目工程档案资料的准确性、完整性、规范性负责。3．6财务部负责组织、指导、协调基层单位会计档案的收集、整理、移交工作及组织公司会计档案销毁鉴定工作。3职责3．7柳南、柳北基地管理处综合办档案室是原广西火电建筑公司、广西火电安装公司档案管理部门，负责基地综合办档案室日常工作及公司设备档案、管理处基建档案、财务档案收集整理工作等，业务上接受公司档案室的指导。3．8物管部负责收集新购设备档案资料，验收后移交基地综合部档案室。同时监督设备维护产生的资料的移交工作。3．9公司各部门负责本部门归档文件材料的收集和整理，并定期移交档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。4归档文件要求4归档文件要求4．1归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范，归档的电子文件，应有纸质文件材料一并归档保存。4．2根据有关规定，确定《广西电力工程建设公司档案归档范围和保管期限》。4．3根据各类档案管理要求编制各项档案管理制度。5归档时间5归档时间5．1各部门文书档案的移交于每年5月底前将上年度的文件移交公司档案室。5．2工程项目形成的文件材料在工程竣工验收后三个月内移交档案室。5．3总部会计档案在财务部门保存一年后的第一季度向档案室移交，项目财务档案在项目经理部撤销后半年内移交档案室。6档案整理细则6档案整理细则6．1文书档案整理6.1.1整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒以利保管和利用。6档案整理细则6.1.2整理办法6.1.2.1文件材料的整理单位。一般以每份文件材料为一件，文件正本与定稿为一件，正本与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。6.1.2.1归档的文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，报表、名册、图册等为一件。6档案整理细则6.1.3分类归档文件采用年度-问题-保管期限进行分类，按原能源部《电力工业企业档案分类规则》（0至5大类）分至二级类目，再按划定的保管期限分开。6.1.4排列归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。6档案整理细则6.1.5编号归档文件依照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。档号章采用GB/T11822—2000的格式，其中：档号由年度、分类号、盒号组成，表示为：年度-分类号-盒号；盒号是按年度分大类的顺序排列后的流水号，序号为盒内文件流水编号。6.1.6保管期限统一标注在案卷脊背档号的上方，每件文件可不标注保管期限。6档案整理细则6.1.7编制目录文件材料逐件编目，目录采用GB/T11822-2000的格式，见表5、表6。6.1.7.1档号、保管期限分别填写该页目录所对应归档文件的档号和保管期限；6.1.7.2序号填写内容同档号章中的序号；6.1.7.3文件编号，填写文件发文号；责任者，填写文件材料的形成部门或主要责任者；6.1.7.4文件材料题名，填写文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”；6档案整理细则6.1.7.5日期，填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字注年月日；6.1.7.6页号，填写每件文件材料的页数，文件中有图文的页面为一页；备注，注释文件需说明的情况。6.1.7.7归档文件目录装订成册并编制封面。目录根据档案的排架方式按归档文件的年度编制，目录封面相应标明单位名称，起止年度、归档文件的类名。6档案整理细则6.1.8文件材料分类编件号后装入档案盒。档案盒采用GB/T11822-2000的格式，卷盒封面除立卷单位和密级外，其它项目可不填；脊背项目中的案卷题名不须填写；备考表项目中立卷人由整理人签名，检查人应由该盒归档文件质量审核者签名，互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行管理的档案保管单位的档号。档号后应注明载体形式，并用括号括起。6档案整理细则6.2科技档案整理6.2.1案卷组卷原则：严格按照国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）进行文件材料的立卷归档和排列。要遵循工程、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料形成规律，按其结构或阶段进行组卷，保持案卷内文件材料的有机联系，区分不同保存价值，便于档案的保管和利用。6档案整理细则6.2.2整理办法按原能源部《电力工业企业档案分类规则》6至9大类进行分类.6.2.2.1工程类档案按工程施工过程的工作程序或结构排列。工程档案在工程竣工时必须整理至少两套竣工档案，即一套移交公司档案室（按原能源部《电力施工企业档案分类规则》第六大类分类整理）；至少一套移交建设单位（根据合同要求的套数整理，按原能源部《火电企业档案分类规则》第八大类整理）。6档案整理细则6.2.2.2科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。科研课题的管理性文件材料，要放入所针对的具体科研课题文件材料按其结构或阶段等分别组卷。在分类规则中第7大类.。6档案整理细则6.2.2.3基本建设案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。按原能源部《电力施工企业档案分类规则》第八大类进行分类。6.2.1.4设备档案案卷按依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备维护等排列，在分类规则中第九大类。6档案整理细则6.2.3编目6.2.3.1科技档案(即6-9大类)档案号:目录代号—分类号—案卷顺序号6.2.3.1每个工程项目竣工档案编制档案案卷分类目录(表8)。6.2.3.2每卷须有卷内目录(表9)、备考表(表6)，卷内目录必须对卷内每份材料题名写清楚；备考表要填写清楚卷内文件数量和情况说明，立卷人、检查人必须要本人签字；卷内目录在卷首，备考表在卷底。6档案整理细则6．2．6案卷分类目录、卷内目录、备考表一律用A4（210mm×297mm）规格，使用70g/m2以上白色纸制作。6.2.7图纸按A4规格把正面拆叠在里反面在外，标题栏应露在右下角，以利查阅。6.2.8卷内文件材料页码编写：有书写内容的页面编写页码，单面页的写在右下角编写，双面页的正面在右下角，背面在左下角编写。6.2.9案卷内不得用生锈金属钉装订，可用不锈钢钉或线订，不装订的材料和拆叠好的图纸在右上方盖档号章。6.2.10案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，不能超过50个字。6档案整理细则6.3会计档案整理6.3.1会计档案的编目排列采用年度--分类--流水号的形式排列。6.3.2会计凭证的编目排列顺序为：按时间年月排列。6.3.2会计账簿编目排列顺序：按年度结合保管期限排列，一般情况下，先现金和银行日记账，后总账、明细账排列。工程项目、基建账按竣工年度为保管年度。6.3.3会计报表的排列：一般按年、季、月时间排列。6档案整理细则6.3.4工资表的排列：按年度结合组织机构排列。组织机构为科室--专业公司--项目部。6.3.5其他类：按年度结合保管期限排列。6.3.6会计档案移交时，编制会计档案案卷目录（表10）和会计档案移交表（表11）。6.3.按照《广西电力有限公司系统会计档案管理办法》执行。6档案整理细则6.4实物档案实物档案是公司在各项活动中直接形成、获得、接受、赠送或征集的以实物为载体的并具有长远保存利用价值的历史记录。一般以件为整理单位。6档案整理细则6.4.1收集范围：6.4.1.2本单位在公务活动中获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾、纪念杯、纪念章、纪念票证、题词、字画、票证、工艺品、牌匾、礼品等6.4.1.2本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。6.4.1.3其它有重要保存价值的实物。6档案整理细则6.4.2收集要求6.4.2.1归档实物在形成年度内或获得实物一个月内向档案归档。6.4.2.2归档的实物应保持整洁、无破损。6.4.3实物整理方法6.4.3.1归档实物一般划为永久保存。6.4.3.2分类：按类别—年度分类，归档实物按总是分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。6.4.3.3排列：实物—年度—件号6.4.3.4编制归档目录见表12。7档案统计7档案统计7.1根据国家有关档案管理的规定要求，为保证档案管理工作的连贯性和延续性，准确把握档案工作的发展程度，为了给分析、研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案管理部门要认真做好统计工作。7.2坚持以表册、数字揭示档案工作的状态和进程，切实做好日常登记和综合统计工作，凡是能用数字反映的都要用数字来登记。7档案统计7.3统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。7.4建立健全《档案数量统计台帐》、《档案借阅统计》、《档案利用效果统计》、《档案复制统计》、《档案管理基本情况统计》等各种统计台帐。7.5将收集的文件材料及时整理登记、编号入库。每年末进行一次档案综合统计分析汇总，并报送上级机关。7.6定期进行室藏档案的清理核对和检查，确保档案统计的准确性。8档案的利用8档案的利用8.1档案室对接收的档案应进行分类、编目、登记、统计和进行必要的加工整理。8.2编制档案检索工具和有关专题编研资料，积极主动地开展档案的利用工作。8.3对来档案室查阅的人员，档案人员应热情接待，给予方便，查阅档案者要履行借阅手续。8.4凡查、借阅档案者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿等；在档案室严禁抽烟，以保证档案完好无损，违者必究。8档案的利用8.5查阅行政、党组会议记录等文件材料，需经有关领导签字，办公室主任批准，方可借阅。8.6档案一般不外借，确需借出利用，办理借阅手续，但一周内应如数归还；如需延长时间，要重新办理续借手续。8.7利用者必须遵守保密守则，不得擅自复制、拍照、摘抄，如确实需要，需经档案人员同意后方可进行。9档案的鉴定和销毁9档案的鉴定和销毁9.1档案的鉴定工作由公司领导及有关部室的专业人员组成各专业鉴定小组，根据不同门类档案的保管期限，及时地对到期档案进行鉴定。