档案管理工作以及创卫台帐整理介绍

档案管理工作以及创卫台帐整理介绍莲都区档案局周旭霞2090587，137359406252012.5.29介绍以下四块内容档案的收集档案的整理以教育局为例创卫台帐的整理档案收集档案整理收集的定义：档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。一、档案的收集档案的收集收集范围：凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。移交时间：一般在次年上半年向档案室移交。移交手续：案卷目录的移交，交接双方签字。归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。收集工作的说明归档的文件材料应当齐全完整，并符合保管的质量要求。归档的文件材料应当精炼准确，并能反映单位的业务活动。要加强收集工作的调查。收集工作的要求档案的收集档案文书档案科技档案会计档案人事档案特种载体档案照片档案其他电子档案荣誉实物档案行政管理业务类其他党群工作科学技术研究基本建设设备类其他建立岗位责任制，把收集工作落实到人党委、党组和行政的办公会议记录，由记录人员负责分别收集，并按时移交档案室归卷。专业（业务）文件、资料收集：由业务室的承办人员负责收集，一项专业（业务）工作结束或告一段落时，移交处室文书处理人员归卷。专题文件，如纪检、监察部门对违法、违纪事件审查、立案调查形成的文件、资料，应在审查完毕或案件结束后，由办案人员收集归卷。会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。科技档案应由主管人员或档案人员随时收集，项目结束后归档。人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。实物指荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案，应由档案人员随时收集，随时归档。建立岗位责任制，把收集工作落实到人二、档案的整理档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。整理原则：年度分类法年度-机构（问题）-保管期限常用的文书档案分类法档案的整理如：教育局，2010-党群-永久问题分类法、组织机构分类法档案整理档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。档案分类制定机关单位档案归档范围和保管限期表归档文件的整理（立卷、一文一件等）立卷（相关内容放一卷)立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。以件为单位进行装盒分类、装订、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。1、文件正本与定稿应作为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单为一件；4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。整理时应注意6点配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。以教育局为例收集范围文书档案，根据莲教发〔2010〕244号，明确归档范围。按机构（问题）分为：（一）党群类（二）政务类（三）组工类（四）普教类（五）计财类业务档案、科技档案、会计档案、照片档案、实物档案…教育局归档资料举例将健康教育纳入区政府卫生工作目标的文件。建立健康教育领导小组文件；中长期健康教育工作规划；年度计划、活动记录、工作总结。健康教育专项经费预算区教育部门组织开展学生健康教育评价的方案、考评记录和统计总结创卫台帐的整理创卫台帐资料收集创卫台帐的装盒或装卷创卫资料收集资料来源：1、本单位自己制定出台的2、上级单位产生的相关资料3、下级单位报送的相关资料4、其他单位产生的相关资料（如媒体报道等）资料获取方式：1、从档案中复印2、整卷（盒）档案3、不用归档的材料4、其他创卫台帐资料的类别共性台帐资料指所有单位都应该有的资料。个性台帐资料如：卫生局餐饮业卫生、传染病防治、病媒生物密度监测、社区卫生装盒或装卷要求1、包装盒或包装卷要规范统一。2、盒面和卷面标题，分三级标题：一级标题：莲都区XXXX单位创建浙江省卫生区资料（迎接浙江省卫生城市复评资料)；二级标题：即大类别标题，如：组织管理或健康教育等；三级标题：即卷内或盒内文件内容的反映。可用主题词文字标示：如领导小组、网络、规划、总结。盒脊脊背标签样例2010年爱卫办创卫资料组织管理（二）2010年爱卫办创卫资料健康教育（一）2010年爱卫办创卫资料组织管理（一）装盒或装卷要求3、收录资料应统一用A4纸，不是A4规格的可采用粘贴、复印等方式解决。4、会议记录保留原始记录，检查记录一律整理为表格方式归档。5、按年度分类进行整理，收集整理时，要做到分类清晰，按形成时间先后排序整理。6、卷内文件要有目录、编码，并打上页码。盒内以件摆放，要有目录，按顺序放置。7、有本单位创卫台帐资料的总目录。对资料员的要求1、具有一定的专业知识。2、了解我区创建工作的方针、政策和要求。3、具备相当写作能力和档案管理知识。4、要有良好的工作态度，认真、细心、一丝不苟。注意事项1、时间的连续性2、资料的逻辑性3、资料的完整性4、资料的正确性资料收集中常见问题分析1.下载复制痕迹明显：资料是从网上下载后修改的，或者是前一年改成后一年的，这出现了很多错误。各单位一定要结合实际，不能千篇一律。2.涂改痕迹严重部分单位在收集资料上乱写乱画，应予杜绝。3.资料不规范文体格式不对：各单位在写爱国卫生计划总结时，应以本单位正式文件印发。归档分类不合适，未按照年度、项目等进行分类：要按照要求，按年度、项目进行分类。以教育局创卫台帐创建为例1.城区学校校园卫生、健康教育、食品卫生工作计划、总结；2.建城区学校一览表及分布；学校卫生室设置、人员一览表；3.区里颁发的学校卫生管理、健康教育工作文件；4.每学年根据《学校健康教育评价方案》对中、小学校健康教育工作进行评价的资料；5.区教育部门组织开展学生健康教育评价的方案、考评记录和统计总结（学校保留自评资料）；6.本区中、小学生健康知识知晓率、健康行为形成率调查方案及统计评价资料（学校保留备份）；7.中、小学校健康教育组织、年度计划、工作总结，健康教育教材、教案、课时安排、活动记录，卫生墙报宣传留存资料；8.城区小学生蛔虫感染率监测方案及统计评价资料；创卫资料收集整理工作时间紧，任务重，意义重大。我们要进一步统一思想，狠抓落实，务求实效，为我区早日创建为省级卫生区做出积极的贡献。