档案管理工作教学

档案管理工作规范万达商业管理有限公司二O一O年八月第一节总则1.档案，是指商管系统所属公司经营过程中形成的各种不同形式的记录。2.档案为公司资产，任何人不得据为己有。3.公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得拒绝归档。4.商管系统内档案实行集中与分级管理相结合的管理模式。第二节管理机构与职责1.商管总部行政部为商管系统档案主管部门，各公司行政人事部为本公司档案主管部门。2.商管总部行政部履行下列职责：•负责商管总部归档范围内的档案的收集、整理、保管工作；•组织档案鉴定及销毁工作；•负责检查指导商管总部各部门与各公司档案管理工作。第二节管理机构与职责3.商管总部各部门应配备兼职档案管理员负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，定期向行政部移交。第二节管理机构与职责4.各公司行政人事部履行下列职责：•负责档案管理员聘用与管理；•负责本公司归档范围内的档案收集、整理、保管工作；•组织档案鉴定及销毁工作；•负责检查指导本公司各部门档案管理工作；•负责培训各部门档案管理员。第二节管理机构与职责5.各公司分管行政人事工作领导是档案管理第一责任人，行政人事部经理主管档案管理工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中。6.各公司应在不增加原有编制的前提下在行政人事部设立专（兼）职档案管理员岗位。第二节管理机构与职责7.各公司各部门应配备兼职档案管理员，在公司档案管理员的指导下，及时对部门的业务档案按管理要求完整归档。8.公司档案管理员应保持相对稳定，须取得商管总部签发的《档案管理资格证书》，方可正式上岗。第二节管理机构与职责9.每年1月15日前，各公司须将公司档案管理员资格向商管总部行政部备案一次。公司档案管理员不得随意变更，如变更，须逐级报至商管总部分管行政副总经理最终审批。第二节管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：•档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备专业知识。•贯彻执行商管系统内档案管理制度，建立健全本部门（公司）档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。•熟悉本部门（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部门（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部门（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责。第二节管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：•负责对本部门（公司）各类电子文件进行整理、著录，建立本部门（公司）的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。•根据本部门（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚。第二节管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：•主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案。•做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表。•做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部门（公司）文件材料。第三节档案的收集整理与归档1.凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存。2.商管系统文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般为2年。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第三节档案的收集整理与归档3.商管系统文件材料归档范围及保管期限详见支持表格《商管系统文件材料归档范围及保管期限表》。4.两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按合同协议要求执行。第三节档案的收集整理与归档5.归档时间•应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在10个工作日内向所在部门档室管理员移交；•凡以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向公司档案室报送一份原件；第三节档案的收集整理与归档5.归档时间•特种载体档案可随时归档；•各部门须于每月的最后一个工作日向公司档案室移交已经正式归档的档案，归入公司档案室集中管理，各部门不得拒绝归档；•对已归档的文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件应随时归档。第三节档案的收集整理与归档6.员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门（公司）档案管理员，并填写《员工调离职档案移交清单》确认后，方可办理调离职手续。7.注销公司的档案，应于10个工作日内向上一级管理公司主管部门移交，由商管总部行政部监督档案移交过程。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续。《档案移交清册》及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备查。第三节档案的收集整理与归档8.归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内《文件目录》和《案卷目录》。9.归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。第三节档案的收集整理与归档10.商管总部每年4月进行商管系统内的档案清册备案工作。各公司做好档案的接收、移出、销毁情况的统计；组织机构和人员构成情况的统计；室藏档案种类、制成材料、设备和装具的统计；档案借阅与利用情况统计等工作；并做好统计资料的整理、分析与管理。第三节档案的收集整理与归档11.支持文件11.1《商管系统文件材料归档范围及保管期限表》11.2《员工调离职档案移交清单》11.3《档案移交清册》11.4《案卷目录》第四节档案的分类与编号1.档案分类的原则是以公司全部档案为对象，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与利用。2.商管系统的档案按总部、公司简称设置为一级类目，均采用中文简称。例如：商管总部、北京CBD、成都河滨印象。3.按业务模块设置为二级类目。例如：行政、租费、品质、物业、客服。4.按归档事项设置为三级类目。例如：会议纪要、租赁合同、企划活动。第四节档案的分类与编号5.档案分类号从左至右逐级排列，依次为一级类目-二级类目-三级类目-年度-编号。各级类目之间用“-”隔开。以2010年商管总部行政部《会议纪要》文件为例商管总部—行政—会议纪要—2010—01第四节档案的分类与编号01（文件编号）2010年（年度号）会议纪要（归档事项）行政（业务模块）商管总部（公司）3.档案排架管理方法采用机构—年度—归档事项。第四节档案的分类与编号1.定义•归档文件：公司在经营管理工作中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料；•归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程;•件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，涉及同一主题的文件为一件，正文与附件为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一册（本）为一件。第五节文书档案整理规则2.整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。对传真件、复印件，应确保文字清晰可辨。第五节文书档案整理规则3.质量要求归档文件应使用耐久性强的书写材料，如黑色签字笔、碳素墨水笔等，不得使用易褪色的书写材料，如红色签字笔、红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等。归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，不能使用热敏纸。装订材料应选用耐久性好、不易生锈、不含腐蚀性的材料。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.1装订归档文件一般按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后；采用左上角装订的，应将左上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用A4纸进行托裱；装订方法可根据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。对已装订成册的可不再拆卷重装。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.2排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序、重要程度排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。对年度的判定，以文件落款日期为准。跨年度形成的会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。几份文件为一件时，以装订时排在前面的文件日期为准。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.3编号归档文件应依分类和排列顺序逐件编号，并将编号标识在文件首页右上端的空白位置。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.4编目归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置序号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目，支持表格《文件目录》。第五节文书档案整理规则序号文件编号责任者文件题名日期页数备注文件页数，有图文的页面为一页，空白页不计文件的形成时间，如20100209文件标题。没有标题或不规范的，可以自拟，外加“[]”制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者文件序号4.整理方法4.4编目归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为197mm×210mm）。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。目录一式三套，一套由归档部门（公司）保存备查，一套装入档案盒，一套档案室备案。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.5装盒•档案盒档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm、50mm等。档案盒应在盒脊设置机构名称、问题（项目）名称、保管期限、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时统一编制。档案盒可根据需要采用337克无酸纸或蓝色塑料档案盒制作。第五节文书档案整理规则4.整理方法4.5装盒•备考表盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名，由档案室人员填写。日期：归档文件整理完毕的日期。第五节文书档案整理规则1.定义•合同档案：指公司在经济活动过程中形成的，有重大凭证价值和查考利用价值的合同材料。包括合同文本、合同变更以及其他合同文件。•件：归档文件的整理单位。一般以一份合同为一件。第六节合同档案整理规则2.整理原则•合同档案应当由合同形成部门按照归档要求整理立卷。•遵循合同文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第六节合同档案整理规则3.质量要求•归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。•盖章清晰、签字手续完备。•需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写。第六节合同档案整理规则4.整理方法•装订:归档文件应按件装订。可采用不锈钢订书钉或燕尾夹固定。•分类:合同文件的分类应科学合理，不割裂文件之间的内在联系。•组卷:合同文件按分类方案组卷，不同类别的文件不能放在同一案卷里。第六节合同档案整理规则4.整理方法•文件目录的编制合同档案应编制盒内文件目录，目录包括序号、合同编号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。•备考表要说明盒内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明盒内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见。第六节合同档案整理规则1.特种载体档案包括实物档案、声像档案、电子档案等。2.商管系统内各公司自行管理此类档案。3.实物档案管理范围