档案与信息管理期末考试卷B卷

1德化陶瓷职业技术学院2011年秋期末试卷（B卷）课程名称：档案与信息管理适用专业：09级商务管理考试时间：90分钟题号一二三四五总分分值1010203030100分得分评卷人员一、单项选择题（10%）1、“去伪存真，去粗取精”指的是信息工作程序的哪一过程（）A、信息收集B、信息整理C、信息存储D、信息反馈2、以下不属于信息收集的正式渠道的是（）A、公共传播载体B、收集竞争对手疏忽泄露的信息C、专利文献D、向有关单位索取资料3、档案的本质属性是（）A、知识性B、信息性C、原始记录性D、实用性4、查找信息须知道姓名或单位名称、标题的信息分类方法是（）A、主题分类法B、地区分类法C、时间分类法D、字母分类法5、要存储不太厚的文档要用以下哪种存储装具（）A、扁平文件夹B、拉杆拱形文件夹C、方形扁平文件夹D、环形文件夹6、信息反馈注意事项中最重要的是（）A、做到快准结合B、做到深浅结合C、做到冷热结合D、既报喜也报忧7、以下某电器公司文件，哪项是无需归档的文件（）A、销售部2010年工作计划B、公司经理办公会会议记录C、关于开展立功竞赛活动的通知D、关于成立小电器事业部的通知8、保管档案的库房温度应控制在（）A、18℃~28℃B、14℃~24℃2C、15℃~25℃D、16℃~26℃9、某机关档案室来了一批用户，要查找精神文明建设这一专题的档案资料，该档案室工作人员应提供哪种类型的检索工具（）A、专题指南B、主题目录C、专题目录D、全宗指南10、电子档案提供利用的方法不包括（）A、提供拷贝B、通信传输C、外借服务D、直接利用二、多项选择题（10%）1、信息内向传递包括哪些方式（）A、信件B、新闻稿C、传阅单D、通知或告示E、直接邮件2、以下信息开发形式属于二次信息开发的有（）A、简讯B、目录C、调研报告D、索引E、文摘3、鉴定档案原则的主要内容有（）A、全面的观点B、历史的观点C、发展的观点D、准确的观点E、去粗取精的观点4、归档章设置的必备项目有()。A.全宗号B．年度C.保管期限D．机构（问题）E、室编件号5、档案资源开发的途径（）A.全宗介绍B．专题指南C.大事记D．组织沿革E、文件汇编三、名词解释（20%）1、信息2、决策3、档案提供利用工作34、大事记四、简答题（30%）1、企业信息工作有哪些作用？2、信息利用服务的途径有哪些？43、档案保管期限表的类型有哪几种？五、论述题（30%）1、信息收集的方法有哪些？有什么优缺点？（至少写出四种）52、试述组织沿革的体例和正文编写要求。6德化陶瓷职业技术学院2011年秋期末试卷（B卷）参考答案：一、单项选择题1、B2、B3、C4、D5、A6、D7、C8、B9、C10、C二、单项选择题1、ACD2、BDE3、ABC4、ABCE5、ABCDE三、名词解释1、信息广义信息：是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。狭义信息：是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。包含三个要点：（1）信息放映的是客观世界各种事物及其变化的表征；（2）信息是客观事物的状态经过传递后的再现；（3）信息对于接收者是一种有用的知识。2、决策从两个以上的备选方案中选择一个的过程就是决策。组织或个人为了实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容、及方式的选择和挑选过程。总之，决策就是对未来事件作出决定。3、档案利用工作档案提供利用工作，又称“档案信息的开发利用工作”，是档案部门以利用者为服务对象，以提供档案馆的库藏档案为手段，通过一定的方式和方法，尽可能开发档案信息，直接向利用者提供档案信息资源服务的工作。4、大事记大事记又称为“大事年表”、“大事编年”、“大事纪要”、“大事辑要”等，是按照时间顺序，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生、发展的过程以及它们之间的关系。四、简答题1、企业信息工作的作用（1）辅助领导者正确决策信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。（2）协助领导者科学管理科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。7（3）开阔领导者与秘书的思路信息社会，现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。（4）提高秘书工作效率秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。2、信息利用服务的途径有哪些？（1）信息检索服务信息检索服务是从信息集合中迅速、准确地查找出所需要信息的程序和方法。（2）信息加工服务即对信息内容进行分析研究、选择、加工、编辑后，利用信息的方式。（3）信息定题、查询利用服务即对特定的主题和内容向利用者提供所需要的信息的服务方式。（4）信息咨询服务指通过问题解答，书目服务，报刊索引服务，信息线索咨询服务，数据、统计资料的咨询服务，利用者教育服务等形式提供信息服务。（5）网络信息服务以计算机硬件和通讯设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息资源对对象开展的利用服务。3、档案保管期限表的类型有哪几种？（1）通用档案保管期限表通用档案保管期限表是由国家档案局编制的供全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案时通用的档案保管期限表。（2）专门档案保管期限表专门档案保管期限表是由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门性档案时通用的依据和标准。（3）同系统机关档案保管期限表同系统档案保管期限表是由主管领导机关编制，供同一系统内各单位鉴定档案时通用的依据和标准。（4）企业机关档案保管期限表机关单位档案保管期限表是各机关根据本单位档案的具体情况编制的，专供本单位鉴定档案时使用。五、论述题81、信息收集的方法有哪些？有什么优缺点？（至少写出四种）根据信息收集的具体目的和所在组织的业务内容以及环境条件的不同，信息收集的方法多种多样，常用的信息收集方法有：（1）观察法，也称直接考察法，是收集和获取信息的最基本方法。是通过开会、深入现场、参加生产和经营、实地采样、进行现场观察并准确记录(包括测绘、录音、录相、拍照、笔录等)调研情况来获取信息。优点：①方法简单、灵活；②能获得较为客观的第一手信息材料；③适用于对环境、人、事件等实际状况的了解。缺点：①不易收集到深层次的信息；②获得的信息量较为有限；③观察效果受秘书观察能力的影响。（2）阅读法，是通过阅读阅读书报、杂志、文献、资料等，从中获取信息。优点：①信息周转快，获取信息方便；②获得信息量大，适用性强；③能全面提供工作需要的参考信息。缺点：①书刊的信息来源多，信息可能失真，有杂质；②需要筛选，判断信息的真实性。（3）询问法，是通过提问请对方作答来获取信息的方法，是询问者有意图完全公开的一种方式。优点：①应用灵活、实用；②直接交流，互动沟通；③能获得大量有价值的信息；④能获得语言信息和非语言信息。缺点：①要求秘书具有一定素质和能力，能很好运用询问技巧；②书面询问较复杂，难掌握；③费用较高、时间较长，规模较小。（4）问卷法，是由信息收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格），并请其对问卷的无奈提问题作答而收集信息的方法。优点：①避免主观偏见，减少人为误差；9②节省时间、人力和经费，效率较高；③收集的信息便于定量处理和分析。缺点：①问卷的回收难以保证；②问卷的质量难以保证；③要求被调查者具有一定得文化水平。（5）网络法，是指信息收集者通过网络收集信息的方法。优点：①信息时效性很强；②最新信息补充及时；③收集信息迅速、广泛；④收集信息不受时间、地域的限制；⑤能收集文字图表信息和声像信息。缺点：①信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；②需要掌握计算机知识。（6）交换法，交换法就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换。优点：①实现彼此间的信息共享；②获得的信息及时、适用；③节省信息收集时间；④可临时交换各自感兴趣的专题性信息；⑤可根据需要，商定交换信息的方式、内容，以便长期交换。缺点：①信息交换建立在自愿、互惠的基础上；②要注意信息保密问题；④交换信息的范围狭窄。（7）购置法，是购买与信息收集目标有关的数据、报刊、专利文献、磁带和磁盘。优点：①相关信息比较集中；②许多出版机构和书店都有订购业务；③能获得大量系统化、专业化的知识信息。缺点：①费用高，需要花费时间和人力；②要从大量信息中筛选出有价值的信息；③信息要经过真实性鉴别后才可利用。2、试述组织沿革的体例和正文编写要求。组织机构沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的10体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。具有内容的专题性和记述事实的连续性两个特点。组织沿革的体例：（1）编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。历史较短、规模较小、内部机构不太稳定的组织适用。（2）系列法：即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。组织机构稳定且独立性较强的组织、地区或专业系统适用。（3）阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。已具有一定发展历史的组织、地区或专业系统适用。编写要求：（1）内容全面，材料翔实；（2）结构合理，脉络清晰；（3）多种表现，直观清楚组织沿革在表现形式上可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。