档案管理规定及文档管理使用规定

档案管理规定及文档管理使用规定（拟稿）现公司决定从年月日引进文档管理系统，同时为规范公司各部门各类档案的管理，做好各类资料的收集整理工作，使档案管理更好的为公司各项工作服务，根据公司实际情况特制定本规定。第一部分：档案管理规定第一章总则第一条本规定所指的档案，是指公司在开发建设过程中形成的，经过收集、整理的，有利用保存价值的各种不同形式的记录材料，包括各类规章制度、决定、决议、通知、函等文件及政府有关职能部门批复的各类文件、证件、图纸等资料。第二条资料统一由办公室保管，由行政文员兼任资料管理员（下称资料员），统一负责公司档案管理。部门设有部门自管资料人员，部门保管的资料原则上均为复印件，有关原件应及时交公司办公室存档。第三条公司全体员工都有支持办公室档案管理、维护档案安全的义务。第二章档案的分类、整理、归档、移交、管理第四条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有价值的文件材料均列入归档范围。1、综合类：主要包括政府企业行政管理部门在工作中形成的文件材料。2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。5、请（支）款档案：合作单位请（支）款联系函件及回执或批复。6、财务档案和成本档案由财务部和成本部单独归档。7、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第五条档案材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交办公室集中管理，任何人不得拒绝归档。2、归档的文件材料必须齐全、完整、准确。3、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。4、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同须附有合同会前过程中产生的修改版及相关附件。5、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。6、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。7、归档的文件材料应质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。音像资料的归档，要求完好。第六条归档的时间：部门在获得相关档案资料后或办理（处理）完成后，应在两个工作日内归档。第七条档案的移交：办公室接收档案时，应与移交人共同清点，经查对无误后，双方方可办理签收手续。第八条归档文件留存：1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；2、与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。第九条档案保管期限1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。期限约为50年。2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的文件，列为长期保管。保管期限为16至50年3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。第十条档案管理1、办公室应制定科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、分柜。2、办公室应对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。3、到期档案未经公司领导批准不得销毁。4、档案遗失、被盗等无法估计事件的发生时应立即向总经理报告，及时处理。第三章档案的借阅及审批第十一条办公室保管的档案资料供本公司所有员工借阅，但在借阅时须办理以下手续：1、员工在借阅档案资料需填写统一格式的申请单。2、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般部提供原件，如特殊需要须经总经理批准。根据档案密级程度，呈请相关领导签字同意后方可借阅：密级一类：一般不对外开放，特殊情况下需借阅，须呈公司总经理审批。此类文件包括：公司证件原件，合作合同，款项来往函件、保密的会议性文件等。列入密级一类的其他重要性文件。密级二类：须呈部门领导审批后方可借阅。密级三类：登记后方可借阅。3、持申请单向资料管理员借阅所需档案。4、按时归还档案，并及时办理归档手续。5、遗失或损坏档案，应及时上报公司主管领导，并写出书面情况报告。第二部分：文档管理使用规定现引进的文档管理系统专用于公司文档资料的存储管理，根据实际情况，公司此套软件为局域网即公司所有在职人员均有权限使用。根据公司业务需要经公司研究决定此套软件办公保存相关文档资料。第一条部门划分：1、总经理办公室；2、成本部；3、工程项目部：土建、水电；4、财务部：会计、出纳；5、销售部：策划、销售现场；6、办公室：行政、客服第二条资料存档管理划分：1、总经理办公室资料统一转办公室存档。2、工程项目部资料在办理完成相关手续后统一转交由办公室统一存档。3、成本部、财务部：会计内部资料及报表等自行保管，对外资料在完成相关手续后及所收到的外来资料统一转交由办公室存档。4、销售部：策划内部资料、销售报表等资料自行保管；对外及收到的外来资料统一转交由办公室存档。5、办公室保管资料包括：公司证件（复印件）、政府来文、信件报纸、公司对外发文、公司内部文件（会议文件、对内公文）、合作合同、人事资料（档案、考勤、交接资料等）、工程资料（图纸、竣工资料及维修等）、客户资料（销售合同、属于我公司存档的客户资料等）、财务资料（请款单）、合同单位往来资料、客服资料（备案、测绘、样本合同、交房资料等售后资料）、报建、验收、备案资料等所需公司留存的各部门资料。具体分类详见第一部分：档案管理规定的第二章。6、总经理办公室资料统一转交由办公室负责人分配、处理、存档。公司各部门对外文件统一按照以下程序办理：将经公司领导签字确定的稿件交由办公室排版、校对、盖章后对外发文（注：所有对外的文件需将复印件存档）各部门内部资料自行保管，由专人录入文档系统。第三条、资料管理权限划分：1、文档管理系统用户权限划分：①、总经理可查阅公司所有电子文档资料汇总，总经理资料由办公室安排专人录入系统。②、成本部、工程项目部经理可查阅工程方面资料；③、财务部负责人可查阅财务（会计、出纳）方面资料；④、销售部经理可查阅销售方面资料，销售案场经理可查阅销售案场方面资料，销售部资料由主管负责汇总录入及分类保管。⑤、办公室负责人可查阅办公室存档方面及客服资料；公司存档资料由行政人员负责汇总录入系统并负责分类保管；⑥、需查阅跨部门资料，经公司领导审批同意后系统资料管理员方可授权查阅。2、每一个系统用户都有自己的文件夹，自身保管的文件自行完善系统资料录入。3、权限等级图像：附件：1、文档管理系统—部门及权限等级设置2、借（阅/用）申请登记表