欧尚空间部门及职位管理制度

欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第1/15页目录第一章总则第一条目的第二条适用范围第三条部门及职位设置第二章部门日常工作第一条部门会议第二条日常行政第三条卫生考勤第三章部门及职位职能内容第一条公司总监第二条行政人事部第三条设计部第四条工程部第五条营销部第四章工程的工作流程第一条整体工程流程第二条施工流程欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第2/15页第一章总则第一条目的部门管理制度的出台时非常有必要的，部门与部门之间的合作和竞争需要在一个规范的范围内执行并完善，能给部门乃至细分到每个职位有个明确的标准来规范做事内容，能够让部门与部门之间共同完成一项任务，也可互相约束彼此之间的职能滥用。第二条适用范围适用范围于公司每个部门和每个职位。第三条部门及职位设置部门：公司总监，设计部，工程部，行政人事部，营销部职位：公司总监设计部—设计经理，设计主任，设计专员工程部—工程经理，工程专员行政人事部—行政人事经理，财务专员，行政专员营销部—营销经理，营销专员第二章部门日常工作第一条部门会议周会议每周星期一每个部门必须进行周会议，总结上周出现的问题及解决方案，计划接下来一周的事件，并以考核表的形式让大家在会议上记下，做为下周考核标准，并将会议内容进行记录汇总后发给总监，且每个部门开完会后，进行领导层会议。月会议每月1号每个部门必须进行月会议，总结上月出现的问题及解决方案，计划接下来一个月的工作重点及考核内容，并做为次月考核的标准，并将会议内容进行记录汇总后发给总监，且每个部门开完会后，进行领导层会议。第二条日常行政在部门经理的带领下进行日常工作第三条卫生考勤部门经理每周制定休假计划及卫生考勤，并监督完成。欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第3/15页第三章部门及职位职能内容第一条公司总监直接下属:行政人事部经理，设计部经理，工程部经理，营销部经理本职工作：全面负责装饰公司的经营工作的正常运转，维持公司的形象。工作内容和目标：1．处理公司内部的日常行政工作的管理。2．统筹安排公司各个部门的工作并下达工作指令单，负责协调部门之间的工作配合。3．组织和落实装饰工程项目的工作开展并监控装饰工程项目的总体施工质量。4．装饰工程材料采购及相关资金表格的审核，及对材料采购价格的审批。5．审核《预结算书》.《装饰工程施工合同》.《装饰设计委托合同》等。6．审核图纸，包括方案图，施工图，竣工图及设计变更。7．落实各部门经理的工作安排。8.制订、落实公司年度经营计划和投资方案，实现年度经营目标；9.建立健全质量体系，提供合格的产品和服务；第二条行政人事部部门工作内容：1．公司程序资料，相关文件的管理工作。2．对公司人员的德，能，勤，绩考评，协助总经理对员工的晋升工作。4．协助总经理对公司人员的调整，调配工作。5．协助总经理对员工进行定期培训。6．定期回访客户，处理客户投诉。7．及时上报公司的各项开销。8．月末结算报表的制订。9，对每笔业务的核算结果，并及时上报给总经理。10.协助其他部门对考勤考核制度的执行及结案11.工程结算及材料商回款的跟进欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第4/15页12.公司日常卫生的管理行政人事经理：直接上级:公司总监直接下属:行政专员，财务专员本职工作：完成各项日常行政事务，公司证照办理及年审，公司人事管理。文档/机要文件管理。仓库管理、办公用品申购汇总上报、保管、发放管理。总经办工作。协助工程合同事宜。负责本部门日常管理及总经理下达的财务计划的实行。工作内容和目标：1.负责人事管理工作，包括人员编制的制定跟进，人员的招聘，人员的培训，人员的辞退辞职的事宜；2.日常考勤情况的跟进并且完善考勤中出现的问题；3.日常人事管理工作的分配给下属工作，并对其进行监管；4.日常人事档案的审核，检查，保管等事宜5.负责财务管理工作，包括财务报表的跟进，财务章等的保管工作，税务，日常行政开支，工程开支及客户回款，工程结案结算，材料商回款等事宜。6.日常财务管理工作的分配给下属工作，并对其进行监管；7.与其他部门合作和互相监督共同完成日常工作及工程的顺利完成。8.协助公司总监完善公司行政人事制度，并制定相应的规章制度。9.协助工程部完成工程材料的采购10.总监公干日程安排、代订车票，相关工作及事务协调。财务专员：直接上级:行政人事经理直接下属:无欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第5/15页本职工作：负责公司日常财务行政工作，配合其他部门完成财务会计及出纳事宜工作内容和目标：1、编制各项财务报表，财务计划，编制财务预算；负责处理财务会计工作，督导执行财务计划的实施，及时了解计划执行中的问题并解决实际困难。2、建立财务内部审计流程，执行内部审计职责。3、建立财政、税务、银行、工商、统计等外部良好关系；做好税务筹划。4、负责所有资产、存货、资金、收入的安全，合理利用资金。5、负责按行政人事经理要求编制统计数据报表。6、审核工程合同协议，监督合同执行情况；督导成本控制工作，根据公司经营情况完善成本费用控制程序。7、审核应付账款的所有入账凭证和所附原始凭证，并核对应付账款报表是否与总账一致；8、负责审核主管会计所编制之凭证；负责总账的月底结账和每月的调账对账工作；负责审核主管会计出具之纳税报表、财务报表、财务分析等。9、监督应收帐款回收情况；审核应收款帐龄分析表。10、完成直属领导交办的其他工作；11、积极配合其他部门的工作。行政专员：直接上级:行政人事经理本职工作：完成各项日常行政事务，公司证照办理及年审，公司人事管理。文档/机要文件管理。仓库管理、办公用品申购汇总上报、保管、发放管理。协助工程合同事宜。工作内容和目标：1、办公区日常清洁维护、每周清洁卫生、公司安全检查；2、来电、来函、来访接待，查询、收集相关网络信息；3、公司资料及制度、文件签收、存档、收发转呈受理，行政外联事务（会务联络等）；3、公司颁布的制度、通知等的上传下达。保证公司颁布的所有制度、通知等迅速传至各部门各位欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第6/15页员工（含出差在外员工）。4、员工考勤（到岗、出差、市内公务外出、病/事假、调休统计）记录，按月度汇总报行政人事经理和财务专员；5、办公区设备、资产的使用、维护，办公用品申购汇总上报、保管、办公用品（含低值易耗品）、办公设备耗材领用发放管理；6、协调各工程现场及人员与各部门工作沟通；7、办理公司经营证照（执照、代码证、劳动年检证、工会证书等）年审手续。协助办理工程资质申报、升级、人员备案等的资料准备、递送工作；8、公司印鉴保管、使用登记管理，所有印鉴的领/借用监督、使用记录登记保管；9、公司各类档案资料（含证照、文件、合同、工程资料、图纸、表单等）登记收存、分类整理、统一规格存放。同时做好文字登记，实时录入行政部电子档案管理库；10、公司各部门交行政人事部存档、或经行政人事部打印机打印的电子版重要文件、报告、资料、图纸等，行政人事部实时分类存入电子档案库的相应文件夹内。保证保管和调用的严谨性、高效性、合理性。按公司制度办理仓库保管工作。11、参与制定仓库管理办法，指导仓库实物的摆放及出入库手续工作的办理，指导建立并完善仓库各类账、单据（包括出入库单、电子及书面台账）；12、监督跟踪仓库实物管理及流程的实施情况，定期检查仓库实物摆放及各类手续完善情况，组织定期盘点工作；13、配合其他各部门要求对仓库帐务流程实时调整及相关实物、账务数据的提交、核对工作；14、按公司发展规划和总监指示，制订人员招聘计划，据所聘人员级别/职务等确定招聘渠道/方式（人才网站发布信息、网站人才库简历搜索等），收集人才信息，分类整理，呈报，及时收集反馈信息。15、按行政人事经理指示，组织人员面试及复试，安排相关事宜，及时记录反馈情况，下发员工录用通知（书面或电话通知），确定到岗日期，所聘人员办理入职手续，行政人事部查验相关证件、证书，留存复印件并附《员工入职登记表》，建立入职员工人事档案，办理公司员工合同鉴证、就业证、合同续签等申报、领取及发放事宜；16、员工离职，通知相关部门及人员，协调办理工作及物品交接手续；清点离职员工借用、领用、欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第7/15页经手物品、资料并记录。17、各部门文件、资料、报告等收集、呈报、转发，定期收集员工报告、总结等，报总经办审批、转发相关部门主管/员工，存档备案。18、部门会议安排，会务组织，会议记录/整理、存档，部门机动性/外联工作任务；19、组织工会活动、组织公司对员工福利关怀、看望慰问等活动；20、办理公司托运货物、邮件及快递业务办理工作，如需租车发货的，按照采购制度相关原则进行车辆选择、租车合同签订及跟踪工作；21、学习相关产品和专业知识，促进自身工作的提高及与其他部门的工作协调。第三条设计部部门工作内容：1．根据业主要求进行设计前的现象勘察，并与业主进行设计意图的相互沟通。2．依据前期勘察，交流的工作，进行工程项目方案设计，并与业主洽谈设计方案的整体构思。3．材料样板的选型定板。4．设计工程项目的全套施工的设计并安排相关人员电脑绘制图纸。5．设计图纸的会审及讲解，并移交给施工项目工程师。6．陪同业主选购装修主材。7．设计方面在施工过程的解释权，对设计变更须有正式书面通知，并记录存档；协助施工项目工程师检查施工过程中的设计质量，惯彻设计意图。8．项目竣工验收后，设计师负责安排相关人员负责竣工图的绘制，并须有业主及部门主管签字确认。9．负责公司所有的电子图纸，设计图纸，专业书籍的统一管理，以及公司电脑软硬件的使用和统一安排。10．协助项目营销部的相关企业形象的推广宣传工作。11．编制装饰工程项目概。预算书，投标报价。12，设计变更，工期延误等的签证工作。13．及时同公司施工人员和财务专员进行装饰工程项目的竣工结算。欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第8/15页设计经理：直接上级:公司总监直接下属:设计主任，设计专员本职工作：负责设计部人员的日常管理，并配合公司完成关于设计部分的任务。协助设计师完成合同。工作内容和目标：1.全面负责设计部的各项管理工作，并承担责任；2.领导本部门完成公司下达的业绩指标；3.不断完善设计部内部管理，调动设计师积极性，提高工作效率；4.积极在本部门推行公司的各项政策和管理制度，并监督实施；5.协调本部门内部整体工作关系和员工关系，将设计部建设成团结合作、奋发图强的团队；6.制定本部门工作计划及培训计划，组织安排设计部的整体培训和考核，提高本部门全体员工的素质和业务水平；7.为公司的发展，积极培养、挖掘、推荐优秀人才，不断优化团队组织；8.负责总体协调配合与其他部门的工作，使相关工作顺利进行；9.全面了解并掌握市场动态及发展趋势，把握设计方向，为公司的总体发展，提供战略性建议并参与高层决策；10.按时参加或组织公司或部门各项会议，汇报或传达有关情况。设计主任：直接上级:公司总监，设计经理直接下属:设计专员本职工作：欧尚空间设计有限公司文件名称：部门及职位管理制度文件编号OS003制定部门行政人事部版本页数：第9/15页负责设计部人员的日常管理，并配合公司完成关于设计部分的任务。协助设计师完成合同。工作内容和目标：1、认真贯彻执行公司的各项管理规章办法，逐级建立健全设计部各项管理规章办法；2、掌握国家有关建筑工程设计法律法规、设计规范标准、施工工艺规程、工程强制性条文等工程设计、施工方面政策文件，确保工程设计不出现违反国家相关政策法规情况出现；3、对开发项目进行前期跟踪，根据国家有关建筑工程