服装出口洽谈策划书

某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会策划书专业：工商管理专业班级：12级专升本组员：陈婧:241293903郑伟伟：241293946吴洋明：241293933黄佳冰：241293914黄琼玲：241293915目录一、活动背景……………………………………………………………..1二、活动概述……………………………………………………………..1三、会议安排任务………………………………………………………..1四、会议的准备工作…………………………………………………...1-6五、谈判会议室的布置与座次安排……………………………………..7六、会前主方谈判的接待准备…………………………………………..7七、主座谈判迎送工作………………………………………………......7八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的……………………………......8九、谈判程序及具体策略……………………………………………...8-9十、谈判流程…………………………………………………………….9十一、会议服务工作程序及注意事项……………………………….9-10十二、谈判过程中的礼仪………………………………………………10-1-某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会一、活动背景：在某贸易公司业务需求不断扩大的情况下，某进出口贸易公司（主方）与某大型服装生产企业（客方）在主方贸易公司进行有关服装出口的业务洽谈。二、活动概述：1、活动名称：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会2、活动时间：2013年5月18日（会谈）-2013年5月19日（游乐宴请）3、活动地点：主方贸易公司的会议室4、主办单位：某进出口贸易公司5、活动目的：通过会谈创造双方的利益三、会议安排任务：公司会议的工作、座次、谈判、出席谈判的仪表仪态礼仪安排四、会议的准备工作确定会议主题与议题寻找合作机会、寻找共同商机、促进双方发展、创造双赢的机会明确会议组织机构某进出口贸易公司与某大型服装生产企业确定会议名称：“某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会”明确会议所需设备和工具室内设施设备(1)接通计算机与屏幕的数据传输线。(2)调整投影设备，亮度、大小适当。(3)调试话筒效果。(4)安排摄影、摄像位置。(5)调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前40分钟左右喷洒适量清淡空气清新剂，保持室内空气清新。会议用品准备1)茶杯：须经过消毒，消毒时间不少于20分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮2)玻璃杯：不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明，无指印，列放在杯垫上3)矿泉水：矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内4)小毛巾：无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右，重要会议一律用新的小毛巾，冬季毛巾必须保暖5)小竹篓：不得有破损,每次使用结束后，热水浸泡，晒干后保存，以再次使用6)签到台：台布无污迹，无破损-2-7)鲜花：新鲜，无枯枝、败叶8)热水瓶：表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上9)挂衣架：清洁完好，无损坏，无缺少10)文具：笔、油墨饱满，书写通畅；纸本干净整洁确定会议规模与规格此次会议为中小型会议。确定会议时间与会期于2013年5月18日上午9点至下午5点（可提前一天报到，报到时间段为早上八点至下午五点）确定与会者名单主方派8名谈判人员：主谈：总经理xxx翻译人员xxx辅谈：总经理助理xxx销售总监xxx法律顾问xxx其他：财务人员xxx代理人xxx技术顾问xxx另外，客方也是派职称相同的8名成员参加谈判：主谈：总经理xxx商务人员xxx辅谈：总经理助理xxx销售总监xxx法律顾问xxx其他：财务人员xxx技术顾问xxx生产代表xxx当主客双方谈判人员由16个人的会议增加人数时，其复杂程度将成倍增加。所以在本次会议洽谈中，尽量控制人员的适度，且我方更应做事先应急准备。选择会议地点某进出口贸易公司（主方）的会议室准备会议文件材料主要有议程表和日程表两大类、洽谈座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等制作会议证件证件主要有代表证、出席证、来宾证、旁听证、工作证、出入证等，职称较为重要的证件还可贴上本人照片，加盖印章。如下：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会XX证姓名xxx•职称xxxxx证件号码：xxxxxxxx主办方公司：某进出口贸易公司2013年5月18日-3-布置会议室1、洽谈室内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉2、洽谈室的布置：座次职务最高的居其座位正中，然后客方正对主方的先左后右，由前至后的顺序依次排列；主方的座位安排则正对客方的先右后左排序会场检查进行会场设备及现场的安排进行安全事项检查。安排食住行主办单位提供服务项目：1)往返机票总额的50%（根据公司的规模决定）2)住宿(2夜,包含早中餐)3）提供单独会客室4)提供洽谈会当天翻译-4-制定会议经费预算方案预算细节单：另外可根据客房的谈判风格和风俗习惯及基本惯例来制定洽谈策略，以避免不必要的麻烦：1、若对方的等级观念强，我方可详细做主次到位，尊重他们的尊卑秩序2、若对方的谈判风格婉转圆滑，即我方必须做到资料备全，以到时随机应变3、若对方言语较为直白，固执坚毅，那我方也可以采用直来直往的方式应对4、若对方重视人际的发展关系，即我方可以采用价格略低长远发展关系应对1、交通费用交通费用：租用旅行车辆2辆/400元，租用2天总计800元。2、会议室/厅费用：铁观音茶叶8袋/400元、饮用水6桶/48元，总计448元。3、入住酒店费用：豪华套间2间/680元，普通单人标间2间/180元，普通双人标间2间/120元，入住2天费用总计1960元。4、餐饮费用(囊括会议的早中餐饮费用及宴请和其他)：早餐：15元/人，人员16人，总计240元午餐：25元/人，人员16人，总计400元水果茶点：苹果5.8元/500g，梨4元/500g，香蕉4元/500g，提子10元/500g，糕点18//盒，水果各买10斤和糕点10盒，总计418元总计1058元宴请餐饮：估算2000-3000元不等5、会议资料：复印本及笔记本和笔还有其他等总计80元6、宴请会演员及节目：一晚800元7、其他杂费：预估在200内总计大约花费8346-9000元之间-5-会议日程和议程日期时间议程安排参会人员及负责人备注5月18日9:00-10:00会前接待、签到及引导工作接待组及秘书组和保卫科名单盘点及现场引导工作10:00-12:00双方主要人员发言所有代表人员相关资料备齐12:00-14:00进餐及休息时间接待组食宿安排14:00-17:00产品讨论及会议洽谈（结束后进餐）所有人员产品及相关设备5月19日9:00-11:30接与会人员进行景点参观和游玩等接待组及会议相关人员相关事项安排及注意安全11:30-13:30进餐时间接待组食宿安排13:30-14:30休息时间（与会人员自行安排）接待组及会议相关人员景点游玩后的人员清点及安全事项18:00-21:00进行晚餐宴会时间所有人员宴会场所和菜式座位安排及结束后会场记录-6-制发会议通知某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会主办：某进出口贸易公司您好！首先祝贵公司前程似锦！为适应市场变化、进一步促我司与贵公司双方的经贸交流、拓宽沟通渠道，增进各行业企业间在产品、技术、市场等方面的合作，由某进出口贸易公司主办的服装出口贸易洽谈会将于2013年5月18日在某进出口贸易公司的会议室举行、洽谈，并诚邀贵公司参观我司。通过贵公司介绍优秀的产品、与贵公司的深入交流，寻找相互感兴趣的产品或业务合作伙伴，共同拓展市场，实现双赢。洽谈会的具体内容如下-会议名：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会-日期：2013.05.18-时间：09:00~17:00-场所：某进出口贸易公司（主方）的会议室的会议室-主办：某进出口贸易公司（主方）的会议室-规模：15-20人的中小型会议某进出口贸易公司：代表8人某大型服装生产企业：代表8人-形式：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业1:1洽谈-商谈项目：服装出口的业务洽谈-主办单位提供服务项目:1)往返机票总额的50%（根据公司的规模决定）2)住宿(2夜,包含早中餐)3）提供单独会客室4)提供洽谈会当天翻译望有贵公司于5月1日前填写企业回执表回传至我司。联系人：xxx传真：xx-xxx-xxxxxxxx电话：xxx-xxxxxxx,手机：xxxxxxxxxxx某进出口贸易司2013年4月17日-7-五、谈判会议室的布置与座次安排①洽谈室的选择与布置•此次为中小型规模会议，所以只要安排在会议室即可。另外安排2-3个房间，一间作为主要会议室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。会议室的布置：1、布置绿色植物（美化养神）2、张贴业绩表（起到宣传作用，给客方塑造企业良好的团队氛围形象）3、布置舒适的谈判会议（如：适宜的光线和温度、宁静的环境、还有会议召开时可拉上窗帘以集中精力在会议主题，从而提高洽谈的成功率）②谈判桌摆放及座次安排•长方形由于会议室的格局，决定将会议桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方（靠近门口侧）双方主谈人首席代表，各在己方一边的中间就坐，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐六、会前主方谈判的接待准备•主座谈判，作为东道主一方出面安排各项洽谈事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，方的理解、信赖和尊重1、成立接待小组•成员由后勤保障(食宿方面、交通、通讯）负责人员组成2、拟订接待方案•安排其他接待人员在公司接待与会人员，接待组组长负责签到，引导进入会场安排茶水接待客人•安排前台人员到前厅等候处理，帮助解决突发情况•保卫人员及其他人员到现场勘查，以保证与会人员人身安全和财产安全•秘书组合保卫组联手安排会议相关必备用品七、主座谈判迎送工作•我方作为东道主（主座），客方此次出席的有：总经理、销售总监、总经理助理、商务人员、财务人员、法律顾问、翻译人员、技术顾问8位代表•客方抵离的航班时间为8:30分，我方所有迎送人员都应主动先于客方到达前1个小时指定地点迎候•客房此次来的人数不多，我方迎接人员要按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄•若我方主要领导陪同乘车，需请客方主要领导坐在其右侧。最好让客人从右侧门上车，我方领导从左侧门上车，避免从客人座前穿过-8-八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的优劣势分析我方利益：1、获得更高的利润2、建立长远的合作关系对方利益：1、制作质量上乘、性能良好、价格适中的品牌服装2、建立长远的合作关系我方优势：1、资金流动自由、信誉良好2、购货渠道较广我方劣势：1、销售量业务剧增，存货不足2、合作对象较多同时也较分散对方优势：1、生产的服装质量相对好，较市面上其他同类产品更具竞争力2、订单多，合作对象多对方劣势：1、有大量的竞争对手2、生产线较为繁忙洽谈目的：1、达到合作目的，争取签下我们预期合作条件下的合同2、保证价格优势3、由我方负责产品的运输和保险九、谈判程序及具体策略1、开局：方案一：感情交流式开局策略：通过谈及双方合作情况形成感情上的共鸣，把对方引入较融洽的谈判气氛中方案二：采取进攻式开局策略：营造低调谈判气氛借题发挥的策略：认真听取对方陈述，抓住对方问题点，进行攻击、突破2、中期谈判阶段：1）红脸白脸策略：由两名洽谈成员其中一名充当红脸，一名充当白脸辅助协议的谈成，适时将洽谈话题从价格转移到产品质量上来2）层层推进，步步为营的策略：有技巧地提出我方预期利益，先易后难，步步为营地争取利益3）把握让步原则：明确我方核心利益所在，实行以退为进策略，退一步进两步，做到迂回补偿，充分利用手中筹码，适当时可以答应部分要求来换取其它更大利益