朗术办事处管理办法

朗术驻外办事处管理制度（试用版）随着公司的高速发展，将陆续在北京、上海、西安、成都、南京、等地设立办事处，今后还将逐步扩大到浙江、东北、广东等地。作为公司营销系统中重要的一线市场业务平台。为规范办事处管理，充分发挥其市场职能和内部管理职能，实现公司对办事处的有效管理和监督，特订立本制度。一、办事处概述1、设立的条件★所处区域经济总量大，高端医疗服务市场需求旺盛应选择在特定的经济圈附近城市设立办事处，该办事处的业务辐射到整个经济圈，该经济圈具有长期的高端医疗服务市场需求，起码保证在办事处设立之后的3~5年内该区域的高端医疗服务市场需求保持较高的增长。★具有可供整合的资源主要考虑两方面，即相关的政府关系特别是高端医疗服务高层方面关系的资源和合适的人力资源，合适的办事处负责人人选是非常重要的。当以上两方面的条件都成熟时，可考虑设立公司驻外办事处。2、办事处的业务根据公司业务的特点，办事处主要从事朗术国际医疗中心市场和业务拓展工作。3、办事处的职能★根据公司制订的年度营销方案，完成公司下达的销售任务，并将销售任务分解到办事处的相关业务人员。★办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调，在项目营销和实施过程中负责协调当地的关系和资源，并与公司总裁办、财务、商务等部门很好对接，确保项目顺利实施和客户款项的回收。★办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好当地的公共关系，确保营销活动的顺利进行。★负责收集、整理、反馈当地的市场信息及主要竞争对手的动态。★对办事处的财产具有使用、保护和管理权，并负责办事处的财产安全。4、办事处的硬件配置负责人将根据办事处的规模在当地购置或租赁合适的办公场所。办事处的硬件配置由办事处负责人根据当地情况和业务需要，自行配置和购置。当完成年度销售任务达到万元以上，并预期下一年度的销售任务完成指标增长将超过50%时，总公司予以一定奖励。二、日常管理办事处日常管理遵循总公司的规章制度和工作流程。针对办事处的特点，在人力资源、财务管理、信息管理等方面作如下规定。1、人力资源管理★招聘办事处可根据公司下达的任务指标，配合相关事业部和公司分管领导拟定办事处的组织结构、岗位编制和职责要求，制定招聘计划；办事处工作人员由办事处负责人在根据业务需要提名相关人选，报总公司审批后聘用。★薪酬和福利参照总公司的薪酬体系，根据当地的情况作适当调整。★培训总公司主要组织知识类和技能类的培训。知识类：公司介绍、企业文化、规章制度、医学知识、售后服务等。其中公司介绍、企业文化、规章制度方面的知识由公司人力资源部负责培训，医学知识、售后服务等方面的培训由相关事业部负责。技能类：销售技巧、客户分析、沟通技巧、信息管理和个人成长等。技能类培训由总公司人力资源部组织，可采用集中培训或其他合适的培训方法。此外，公司还将组织素质类和心态类的培训。2、财务管理★日常费用办事处负责人根据该办事处的目标和具体情况，自行筹措日常经营费用。日常费用包括办公室租金、管理费、水电费、办公费用、电话费、工资、交通费及无法记入具体项目的差旅费和招待费。与具体项目相关的费用均记入项目费用。办事处于每月10日前将项目费用发生明细上报总公司总裁办，作为经营运行分析参考数据用。上报流程：办事处财务人员负责人签字审核分部经理总裁办★项目费用或其他费用办事处负责人根据具体项目的实际情况提出费用预算并自行筹措。其他费用：过节时可能要发生较多的礼品费或招待费，对于这种情况，办事处应单独提出申请，报批后执行；特殊事件也可能产生其他费用。★办事处年度费用的考核公司将对办事处的费用情况进行考核，包括日常费用和年度总费用的考核。拟定考核方案如下：（1）日常费用的考核令A=（办事处年度总费用－居间服务费用）/年度签定合同总额×100当A≤1.8，考核结果为优秀；当1.8＜A≤2.0，考核结果为良好。考核结果为优秀或良好、费用控制合理、厉行节约（2）办事处年度总费用参考标准为保持办事处良性运营，办事处年度总费用参考标准为：合同总金额×4.5%。3、信息管理公司设立分部经理，常驻办事处，负责办事处、负责人与总裁办助理信息传递对接工作。三、业务管理1、经营目标的制定办事处的经营目标考虑签约合同金额、当年合同履行额和利润三个指标，按年度制定。制定办事处的经营目标时应充分考虑以下因素：★公司所从事的业务在该区域的市场需求情况；★公司在当地的影响力；★公司对办事处所能提供的支持情况（包括与当地政府的关系资源、在商务及技术方面的支持力度等）；★办事处设立的时间和办事处人员状况及其他软硬件的配置的情况。公司总裁、办事处负责人和分部经理三方根据具体情况讨论确定办事处的年度经营目标，由办事处负责人和公司签订目标责任状。办事处负责人再将目标按时间和人员进行分解。2、工作汇报按照公司的工作汇报制度，办事处人员每周（月）向办事处负责人汇报周（月）工作总结和下周（月）工作计划；办事处负责人集中整理后向公司总裁办汇报；公司总裁办集中整理后向总裁汇报公司所有驻外办事处的周（月）总结和计划。办事处负责人向公司总裁办汇报周（月）总结和计划的时间不迟于每周六中午（每月最后一天）。办事处负责人每季度应就办事处职能的履行情况和销售任务的完成情况进行全面总结并将总结报告提交给公司，必要时到公司述职。3、办事处的营销活动管理办事处的营销活动实行表格化管理，需要填写的表格包括业务人员工作日志、周工作总结和计划、月工作总结和计划、客户信息表、项目信息汇总表、工作项目立项/跟进申请表、项目费用申请表，表格格式详见附件1~11。有关表单说明：★工作日志工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是公司各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是公司提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。业务人员每天应将工作日志发给办事处负责人，在项目的关键时候，办事处负责人还应将有关情况向总裁办报，以便及时作出决策。★周工作总结和计划及月工作总结和计划周工作总结和计划于每周六上午十时之前提交给办事处负责人；月工作总结和计划于每月最后一天下班前提交给办事处负责人；办事处负责人向总裁办提交周（月）的工作总结和计划；有关周（月）总结和计划内容附件表单。★项目信息表和项目信息汇总表项目信息表记录项目的基本资料和项目架构的情况，并对项目情况特别是决策人的情况作简明的分析判断。办事处每周均应向总裁吧提交项目信息汇总表，汇总表详细记录已经掌握的项目资料和各方联系人的相关信息，随着项目的营销进程逐步补充完善。办事处和公司均应指定专人负责项目信息表和项目信息汇总表的接收、整理、归档。业务人员离开公司时，不得将客户资料带走。★项目跟进/立项申请表当某一项目跟踪到一定程度，在对项目基本情况、竞争情况、费用和风险等方面综合分析的基础上，确定该项目将继续跟进/立项时，应填写项目跟进/立项申请表。★项目进度管理表在对项目背景、架构和竞争情况进行分析的基础上，应填写项目进度管理表，制定项目推进的策略和步骤，上报审批。★项目费用申请表项目立项之前的费用主要发生在信息收集、整理、分析方面，体现出来的是差旅费和一定的业务接待费，不会发生很高的费用。项目立项后，在对项目基本情况、项目架构特别是主要决策人、竞争对手进行分析的基础上，制定整个项目的营销计划和费用预算（包括费用计划和安排），填写项目费用申请表，并按照相应的流程报批。项目的营销计划应作全盘的考虑，费用预算应合理并具有针对性和时效性。公司将根据相关的结果对营销费用的执行情况进行分析和判断。表格是管理过程中经常使用并十分有效的工具，随着公司营销体系的逐步建立和管理的日益完善，将设计新的管理表单加强对办事处营销活动的管理，办事处日常营销活动的管理力求做到表格化、流程化、系统化。4、绩效考核绩效考核的主要内容是考核办事处销售任务的完成情况和办事处职能的履行情况，每季度或每半年考核；根据当地市场和办事处的具体情况由公司人力资源部配合相关部门制定具体的考核办法。5、销售提成办事处负责人自行拟定销售提成制度，并上报总裁办。本制度作为公司设立驻外办事处的指导性文件，公司在设立办事处时将与办事处负责人签定协议，对本制度所涉及的内容作具体规定，同时公司于每年年底将与办事处签定下一年度的办事处经营目标任务书。朗术（北京）国际健康管理服务有限公司2015年05月附件1业务人员工作日志（试用版）办事处：填写人：年月日上午所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式拜访方式：□办公室□电话□外出面谈主要交流内容（请予以详细填写）：下午所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式拜访方式：□办公室□电话□外出面谈主要交流内容（请予以详细填写）：晚上所拜访客户的单位、姓名、职务和联系方式拜访方式：□办公室□电话□外出面谈主要交流内容（请予以详细填写）：注：本表由业务人员填写（如发生费用，应说明发生事由、费用金额和参与人员并于当日上报上一级主管。附件2周工作总结（试用版）办事处：填写人：年月日业务方面：管理方面：存在的问题和改进措施：对公司的建议和要求：说明：1、业务方面：项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；2、管理方面：团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。每周末，业务人员向办事处负责人提交此表，办事处负责人向分管领导提交此表。附件3周工作计划（试用版）办事处：填写人：年月日业务方面：管理方面：需要的支持：其他：说明：1、业务方面：业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；2、管理方面：团队合作、团队成员学习、培训计划等；3、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。每周末，业务人员向办事处负责人提交此表，办事处负责人向分管领导提交此表。附件4月工作总结（试用版）办事处：填写人：年月日业务方面：管理方面：存在的问题和改进措施：对公司的建议和要求：说明：1、业务方面：项目的跟进情况、新项目的落实情况、该地区的行业动态等；2、管理方面：团队合作情况、团队成员工作、学习情况等。每月底，业务人员向办事处负责人提交此表，办事处负责人向分管领导提交此表。附件5月工作计划（试用版）办事处：填写人：年月日业务方面：管理方面：需要的支持：其他：说明：4、业务方面：业务目标、项目的跟进计划、新项目的落实计划等；5、管理方面：团队合作、团队成员学习、培训计划等；6、是否安排技术交流或客户参观，是否需要公司的其他支持等。每月底，业务人员向办事处负责人提交此表，办事处负责人向分管领导提交此表。附件6项目信息表（试用版）项目名称备注预计启动时间姓名职务联系方式公司公司客户信息填报人：审核：批准：附件7项目信息汇总表（试用版）序号项目名称项目负责人客户信息项目状态姓名职务联系方式12、34567891011说明：项目信息随着了解的深入逐步补充完整。填表人：年月日附件8项目跟进/立项审批表（试用版）项目名称申请人处理规模预计启动时间项目基本情况介绍竞争优势和劣势分析竞争对手分析项目跟踪过程和所联系人员的状况预计投入的项目费用审批意见分部经理：年月日财务经理：年月日负责人：年月日附件9项目进度管理表（试用版）项目组成员填表人项目名称预计启动时间相关人员信息和背景情况姓名职务联系方式背景及对项目的作用分析备注项目竞争情况分析、推进策略和步骤项目分析推进策略推进步骤1推进步骤2推进步骤3项目推进情况时间人员推进情况下一步计划资源要求附件10项目启动申请审批表（试用版）项目名称项目背景情况介绍市场前期工作简述启动理由简要描述申请人日期分部经理意见分部经理：年月日财务经理意见财务经理年月日负责人意见负责人：年月日附件11项目费用申请表（试用版）项目名称申请人处理规模预计启动时间项目基本情况介绍项目跟踪过程和所联系人员的状况费用预算与安排计划审批意见分部经理：年月日公司财务经理：年月日负责人：年月日