材料管理办法

第二分块材料管理（二）精编精选管理文件-55-（二）精编精选管理文件（1）水电七局材料管理办法（工程局局设备[2004]421号2004年10月15日颁布）第一章总则第一条为强化材料管理，规范材料管理行为，保证资源的合理配置和有效利用，降低材料采购成本和使用成本，减少材料积压和资金占用，提高企业经济效益，制订本管理办法。第二条材料管理的对象是指工程局所属各分局（公司）、项目部（包括局直接经营项目部和委托分局经营项目部）采购和使用的各类材料。包括自行采购的、业主指定采购的、由业主按预算价提供的，工程局对其拥有法人财产权，还包括为业主代购的各类主材、结构件、机械配件、周转材料等。第三条工程局材料管理实行主要大宗材料由工程局统一组织，分局（公司）、项目部参与集中招标采购，一般材料由分局、项目部招标、比价采购的分级管理方式。第四条材料管理工作应做到供应好、周转快、消耗低、费用省。遵循“集中招标采购、合理储备、定额发料、保证生产、节约资金、降低成本”的原则。材料保管、使用由分局（公司）、项目部具体进行，工程局进行监督指导。第五条材料管理要按照ISO9001：2000质量体系相关程序文件运行，确保材料计划、采购订货、运输、验收、储存保管、领用、退料、消耗、盘点、结存及积压处理等全过程处于有效受控状态。第二章机构及主要职责第六条工程局材料管理实行工程局、分局（公司）及项目部（包括局直接经营项目部和委托分局经营项目部）、施工工区或作业队三级管理责任制。局设备物资部是全局主管材料的职能部门，负责全局材料管理和系统业务指导、监督、协调和仲裁工作。分局（公司）及项目部材料管理工作由行政第一责任人承担领导责任，并委派一名行政副职负责材料管理工作，承担管理责任。分局（公司）、项目部、施工工区下设设备材料管理部门，负责按照工程局材料管理办法，制定切实可行的实施细则，并组织项目实施材料管理工作。施工工区或作业队设材料管理员，负责材料的领用、退库、统计管理工作。第七条局设备物资部主要工作职责一、贯彻执行国家和上级有关材料管理的方针、政策和规定，确定工程局材料管理的综合管理目标。二、负责全局材料实物形态的管理，建立和健全材料管理体系和制度，并负责贯彻实施和检查监督。三、负责组织汇总编制全局年度材料计划，根据各工程项目的施工计划以及进度情况搞好材料的内部综合平衡。四、负责大宗材料的招标采购组织工作，建立材料供应商资源信息库，发布工程局合格供方名单，指导各二级单位的材料招标采购和价格审定工作。五、负责全局材料市场的管理、运作、协调和规范租赁、让售业务，裁决材料内部租赁、让售纠纷。六、审核并批复各二级单位的材料报损、报废，并监督报废材料的另帐管理和让售。七、负责根据经营承包合同，对分局（公司）、局直接经营项目部年度材料管理工作提出考评意见。水电七局企业管理模块第二模块资源开发和配置-56-第八条分局（公司）、局直接经营项目部设备材料部主要工作职责一、根据工程局的材料管理制度，建立和健全适应本单位特点的更具体的、操作性强的材料管理措施和办法，并负责贯彻实施。二、负责组织、指导局授权分局经营项目部、施工工区编制年度材料计划和材料招标采购以及价格审定工作，根据各工程项目的性质以及合同文件搞好材料的内部综合平衡。三、协助工程局对大宗材料集团模式的招标采购工作，负责组织本单位管理范围的材料招标采购工作，建立材料供应商资源信息并上报工程局。四、负责对局授权分局经营项目部、施工工区材料管理进行监控和指导管理，做好材料的计划采购、检验和试验、材料的搬运、储存和防护工作，同时作好项目材料资源调剂与项目完工的材料回收工作。五、负责材料租赁、让售的管理和实施，做好材料报损、报废的申报工作并具体监督执行。六、负责材料的统计，开展对统计资料的分析和研究工作，及时、准确上报材料管理有关的统计报表和资料。第三章材料的计划管理第九条材料采购计划编制一、材料采购计划是材料主管部门根据技术部门和经营管理部门按照施工生产计划、技术资料、概预算定额、合同文件等分期编制提供的材料需求计划，以及库存材料情况，经综合平衡后编制的。二、材料采购计划的编制要处理好需求量、采购量、储备量和现有资源之间，进、销、运、存各流转环节之间，短期计划与长期需求之间等方面的平衡工作。三、材料采购计划的编制应坚持严肃性与灵活性、预见性相结合的原则，计划一经批准，不经相应程序不得擅自修改，但在施工过程中发生变更或调整施工进度时，应按照规定程序相应调整材料的采购计划。四、材料采购计划应注明材料的名称、规格型号（标号、定尺）以及详细的质量标准与技术要求等。第十条材料采购计划的审批一、属于工程局集中采购的大宗材料，由各分局（公司）、局直接经营项目部汇总各工程项目、工区的年、季度材料需求计划，经对库存量进行综合平衡后，制定材料采购计划，报单位行政第一责任人签字批准后，按年度（上年度的12月30日前）和季度（上季度末月30日前）计划申报到局设备物资部，经局主管领导审批后，按照管理权限组织实施。二、属于分局（公司）、局直接经营项目部采购的材料，由局授权分局经营项目部、工区、作业队（厂）逐级按照月计划上报到分局（公司）、局直接经营项目部设备材料管理部门，经汇总并进行综合平衡后，编制采购计划，报本单位主管领导批准后实施。三、由业主提供的材料，按合同文件或有关规定和要求，由项目部设备材料部门根据监理、业主要求的时间和格式及时报送经项目经理批准的材料申请计划。第十一条材料计划编制责任各项目部材料需求计划，应根据施工需要，科学、准确、详细、及时地编制，以保证材料计划的准确性和及时性。因需求计划编制影响工期或造成积压的，其责任由需求计划编制单位承担；因采购计划编成影响工期或造成积压的，其责任由设备材料部门承担。设计或施工工艺变更时，技术部门应及时通知更改计划，因此原因影响工期或造成积压的，其责任由技术部门承担。第四章材料的采购管理第十二条采购权限一、凡项目部自购的主材如钢材、水泥等，批量在300万元以上的；其它材料如混凝土添加剂（减第二分块材料管理（二）精编精选管理文件-57-水剂、速凝剂、引气剂、钢纤维、聚脂纤维、硅粉等）、钢模板、架管等，批量在100万元以上的，由局设备物资部统一组织招标采购，或委托二级单位招标采购。二、除上述以外的其他材料，由分局（公司）、与局直接经营项目部按照内部管理规定确定采购权限。第十三条采购方式材料采购应本着公开、公平、公正的原则，合理选择采购方式，促进采购资金的合理投入和采购效益的最大化，增加采购过程透明度，杜绝腐败和滥用职权，防止个人决策失误造成经济损失。一、由工程局设备物资部统一组织采购的批量材料，原则上应全部进行招标采购，并按照材料使用的区域情况，分区、分期招标。二、由分局或局直管项目部采购的材料，批量预算价格在20万元以上的，也应进行招标采购。三、除以上实行招标采购范围外，其余材料及配件的采购可采用比价采购或谈判采购。四、特殊情况，如抢险、国家或有关部门规定的专供材料等，经局主管领导批准，可视具体情况确定采购方式。第十四条采购调查一、各级材料管理部门应对本工程所需的大宗材料的供应商家、厂家的产品质量、价格、信誉、服务、供货能力等进行综合调查，对市场动态及价格信息进行收集。选择多个生产能力强，重质量、守信誉，售后服务好，价格合理，能按时交货的合格供货方，填写“材料供方调查表”。对调查结果采用会议形式和会签形式进行评价。评价内容主要包括供方的营业执照、税务登记、计量管理、质量管理、信誉、供货能力、售后服务以及产品质量、价格、性能、包装等。材料管理部门根据评价意见推荐，按管理权限报相应主管领导批准后，列入“合格供方名单”，上报局设备物资部，经工程局审核通过后进入工程局材料供方信息库，作为全局材料采购供方选择依据，达到全局信息资源共享。二、对工程所需零星材料采购调查应采用简便适用的方式，在确保质量和供应前提下，重点进行价格调查，力求质优价廉。第十五条采购实施一、材料采购严格按采购计划和ISO9001：2000质量体系的采购程序执行，严禁盲目采购，确保采购活动始终处于受控状态。二、材料采购应在“合格供方名单”中选择，因特殊原因采购材料的供方不在“合格供方名单”时，应经相应主管领导批准。三、材料采购以合同订货为主，市场采购为辅，按比质、比价、比运距、货比多家、质量第一的原则进行。实行招标采购的，一律按招标采购程序公开进行，参加竞标的供方应在三家以上。四、实行招标采购的，根据招标采购权限，成立相应的材料采购招标领导小组和采购项目评标小组，由其根据局招标采购程序制订具体招标程序，规范招标、开标、评标及合同签订等事项，财务、监察参与采购过程，实施效能监察和过程监督。五、材料采购，除零星采购外，一律应签订书面合同。合同的签订要求按规范的合同文本，以《合同法》为依据，以国家标准或行业标准为质量标准，明确材料的价格、数量、计量方式、交货时间、交货地点、运输方式、付款方式、质保期、质保金、违约责任以及争议解决方式等内容。签订的合同、协议应由设备材料部门和财务部门归档管理，并建立合同台帐，以利合同的执行和查验。六、在实施采购合同时，施工项目部或工区应及时建立与供应商的直接联系，根据项目施工进度以及材料库存情况确定具体的材料进场时间、交货地点、计量方式和收货人等。七、材料价格的确定：对实行招标采购的，在供货商投标后，应再给最低报价的投标方一次或二次降价机会，在投标方降价的基础上进行谈判，再次压低价格。对比价采购的也应该通过多次讨价还价来确定最终采购价格。第十六条支付水电七局企业管理模块第二模块资源开发和配置-58-各级材料管理部门负责材料采购用款、请款手续，请款须按合同及有关财务的规定办理，材料到库后应及时进行检验验证，合格材料办理入库建帐手续，并汇集有关凭证向财务部办理付款手续。一、材料管理部门每月根据采购合同和材料需求月度计划向财务提交下月的材料采购用款计划，财务部门经综合平衡后编制月度资金计划，并组织资金，满足材料采购资金的需求。各分局（公司）、局直接经营项目部材料管理部门应按月做好材料的结算工作，及时按汇集的有关凭证与供货单位对帐，并作好结算资料，经工程部、经管部核实，项目经理签批后，报上级部门，作为与材料供应商结算的依据。二、材料验收后，材料管理部门应及时把验收凭证交财务部门，财务部据此办理材料结算手续。三、材料管理部门应根据合同支付条款、资金计划和验收凭证，按照内部支付审批手续办理请款手续，送财务部门办理支付。四、大额材料预付款的支付，必须要求对方提供等额银行保函。质量保证金的支付必须按合同条款，确认质保期内无质量问题的按规定办理手续后方能支付。五、材料部门与财务部门之间，材料部门、材料领用方、材料使用方以及材料供应方与财务部门之间，应定期或不定期核对各项凭据，防止漏结、超结、漏付、超付现象发生。第十七条采购纪律一、材料管理人员应加强学习，做到清正廉洁、克己奉公，不贪污受贿、不挪用公款、不收受回扣、不以公谋私、不越权调拨材料、不私下洽谈业务等，凡违章、违纪造成经济损失和不良社会影响者，按照企业处罚通则的规定给予处罚。二、分局（公司）、局直接经营项目部可不定期分别对局授权分局（公司）经营项目部、各工区自行采购的材料就价格、质量进行检查，如发现价格背离市场行情，质量低劣等现象，应追查原因，严肃处理。三、实行采购管理责任制，从材料计划、采购、验收、运输、付款、核发等工作环节建立相应的责任制，由采购人员负责对产品在使用过程中的质量状况进行跟踪，对质量不合格产品，由其负责退换、索赔，因工作失误或渎职给本单位造成损失的，按上述第一款处理。第五章材料验收与验证、保管、领用及运输管理第十八条材料入库验收一、对所验收的材料，其质量证书、合格证、使用说明、技术资料必须齐全。对有明显质量缺陷、必备的证件不全，数量规格不合乎要求的材料，以及监理工程师认为有质量问题不能使用、或者需要复检的材料，一律不得验收入库二、对入库材料应按照采购计划或订货合同，对品种、数量、规格型号、外观等方面的要求及时进行入库验收，其数量的确认应采用过磅或过尺的方法。