杭州东部国际商务中心管理手册(财务部)

北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心财务部工作手册北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司杭州分公司杭州东部国际商务中心资产服务中心北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心目录第一章财务处理原则第二章财务工作职责一、财务部工作职责二、财务部岗位职责第三章财务管理规定及管理制度一、财务管理规定1、会计档案管理规定2、财务预算制度3、管理费支付管理规定4、备用金管理规定5、押金/保证金管理规定6、有偿服务收费管理规定7、应收账款管理规定8、代收代缴费用管理二、财务管理制度1、财务公开监督制度2、维修基金管理制度3、采购及库存管理制度4、固定资产管理制度5、印章使用制度6、票据管理制度7、借款管理制度8、现金管理制度9、停车费财务管理制度10、内部审计制度第四章财务工作程序一、审批签署程序北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心二、管理中心收入程序三、业务招待费程序四、公共事业费缴款流程第五章物业管理公司财务交接明细一、物业管理公司项目交接财务明细二、物业管理公司财务工作交接明细北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心第一章财务处理原则北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司杭州分公司杭州东部国际商务中心资产服务中心，所采取的物业管理模式为酬金制。项目部有自己独立的银行账户，管理费收入属于共同业主;项目的物业服务支出和酬金从管理费的收入中支出，结余或不足均由共同业主享有或者承担。项目部使用的会计制度为：企业会计制度。会计年度：自1月1日起至12月31日止。项目部记账原则：权责发生制原则，以历史成本为计价基础。所有的费用将按照投标或年初时的项目经营预算进行控制，分配以及预提，每月的营业税金通过世邦魏理仕公司代缴。在酬金收取方面，世邦魏理仕在其管理期间，将只按月收取一定管理者酬金的模式进行；而有关管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有关条款执行。管理费收取标准确定的原则：管理费收取的标准为以支定收的原则，根据项目每年所做出的经营预算，来确定管理费收取的价格。应收账款财务用备抵法核算坏账，坏账准备按应收账款（包括应收账款和其他应收款）的账龄分析法计提，根据债务单位的财务状况、现金流量等情况，确定提取比例。坏账的确认标准为：(A)债务人破产或者死亡，以其破产财产或者遗产清偿后，仍然无法收回；(B)债务人逾期未履行其清偿义务，且具有明显特征表明无法收回。对确实无法收回的应收款项，经批准后作为坏账损失，并冲销提取的坏账北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心准备。低值易耗品的摊销方法采用一次摊销法。固定资产的折旧方法采用直线法。编制财务报表的政策采用2006年颁布的《企业会计准则--基本准则》、2006年以前颁布的具体会计准则和企业会计制度。北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心第二章财务工作职责财务部在公司财务部及总物业经理的领导下，行使财务管理、财务监督以及成本核算的职能。主要任务包括：筹措资金、财务核算、编制预算、审核各项成本费用支出、组织收款业务、承担成本核算和会计核算等会计职能；制作各种财务报表；保证财务信息畅通，利用财务分析和数据资料为管理人员提供决策依据。1、掌握经济信息，作好经济预测。掌握国家已出台的经济法规、政策、条例，广泛收集市场信息及各种经济资料、市场发展趋势等，为总物业经理组织公司重要经营活动提供客观依据。2、编制财务预算，确定财务管理目标。即在市场调查和经济预测的基础上，组织公司各部门做好财务预算，编制部门计划，搞好综合平衡，编制公司的财务收支预算，确定公司及各部门的财务管理目标。3、合理运用资金，加快资金周转。即以预算目标为基础，合理控制成本和费用，加快资金周转，提高资金使用效率。4、加强经营收入管理，保证资金及时回笼。5、加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报告，为考核各部门目标管理预算指标的执行情况提供依据。6、加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固定资产使用寿命，提高固定资产使用效率。7、加强会计核算，按时上报各种财务报表。根据公司要求设置会计科目、编制会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面核算。按期提供会计报表和各种统计报表，为总物业经理的经营决策和经营的正常开展提供依据。北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心岗位职责一：财务部经理1.主持财务部全面工作，对各项财务会计工作定期研究、布置、检查和总结，对总物业经理全部负责财务工作；2.落实各项财务制度、规范，制订财务部岗位责任制，检查监督和指导各岗位工作；3.协助总物业经理，组织编制项目年度财务预算，按时上报月度财务预算；4.根据开发商/业主委员会审核批准的年度费用开支预算及管理公约，监督、检查、稽核管理费收支情况，严格控制各项支出在预算之内；5.协调财务部与其他部门、客户、开发商财务部、总公司财务部的关系。6.协同总物业经理出席定期与业主的会议，每月对项目的财务状况作出报告分析及提出建议；7.配合内部、外部审计人员对物业管理公司的账目进行审计工作；8.全面熟悉业主资料，准确掌握账单发送信息，及时向上级提供业主欠费情况；9.监察业主应交之管理费、公用事业费及其他费用的收取，定期对业主发送缴费通知，根据业主欠费情况及时发送催款账单以及分析欠费原因，采取适当的追缴行动，及时通知总物业经理，由总物业经理决定是否发送催款最后通牒以及采取相应的措施；10.贯彻执行收取物业管理费的程序并维持较高的收款率；11.关切业主变动情况，凡有业主搬迁的情况，必须查阅有关合同文件资料，并与发展商/业主联系，核查业主各项费用的清缴情况，租赁情况变动的要及时取得发展商/业主的书面授权书；12.及时制作搬入/出业主欠交费用账单，分析每月和全年应收款项的回收率；13.经常保持与业主联系，核对账务，负责对业主欠账情况查询及解释；14.日常运行的账务处理，编制各种记帐凭证，编制各种财务报表及财务状北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心况分析表；15.负责物业管理费及公共事业费的统计核算，负责计算提取员工工资、福利费及营业税金；16.负责每月与总部及发展商财务进行往来帐目的核对；17.负责每月月末与出纳核对现金、银行账，盘存保险柜库存现金；18.定期稽核仓库管理员提交的盘点报表，及时向总物业经理提交盘点分析报告；19.年末配合审计师组织各部门进行一次资产盘点清查工作；20.及时打印记帐凭证、会计帐簿，并装订成册，负责会计资料、档案管理；21.总物业经理交办的其他工作；二：出纳1.负责业主各种款项的收取工作；2.妥善保管库存备用金及各种单据等；3.严格按照规定开具各种发票收据，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围；4.严格按照财务制度办理现金收付、银行结算业务及日常报销及支出，确保各项收支必须得到充分的授权；5.逐日序时登记现金日记账，每日清点现金，保证账实相符，库存现金余额不得超过规定限额；6.逐日序时登记银行存款日记账，月末编制“银行存款余额调节表”；7.日常费用报销工作，收集审核日常报销单据，审核原始单据是否齐全、是否符合规定，审批手续是否完备，对不符合规定的一律不予办理；8.及时将所收款项存入项目部帐户；9.及时编制现金流量报表；10.及时汇总业主各项费用的收取情况，与财务经理对帐；11.妥善保管各种发票及收据，完善各种票据的收、发、领用手续；12.按时缴纳各项税款，办理发票购买事宜；13.月末盘点收银员备用金；北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心14.与总公司日常工作的沟通与联系（费用报批、各种签章等）；15.完成16.领导交办的其他工作。北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心第三章财务管理规定及管理制度一、财务管理规定会计档案管理规定针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。1.会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：1.1会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;1.2会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;1.3报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;1.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。2.项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。3.财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10年、15年两类。5.本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。6.保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心6.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;6.2总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;6.3销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;6.4监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。7.保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。8.采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心财务预算制定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。1.相关职责1.1财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年10月份或按照开发商/业主委员会要求的时间着手编制下年度的财务收支预算。1.2费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；1.3客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料；1.4各部门提供下一年度的费用预算开支计划；1.5总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。2.编制要求2.1坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的收费标准为准则；2.2根据各部门提供资料，进行分析及计算；2.3将计算分析出的数据资料,形成初稿；2.4预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；2.5提交发展商/业主委员会审批；2.6发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。3.资料处理3.1用于编制年度预算的资料应进行归档登记；3.1预算的数据在每年的1月份输入到系统中；3.2年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司东部国际商务中心IBC资产服务中心管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。1.管理费主要支出项目管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等；物业共