旅游公司旺季快速应答无纸传真方案

旅游公司旺季快速应答无纸传真方案一、需求分析1.1用户背景随着生活水平的提高，人们对生活品质的追求越来越高，企业集体游更是成为悠闲娱乐、积累员工凝聚力的首选。面对市场上各色各样，规模大小各异的旅游公司，企业管理者在基于选择市场口碑好，信誉度高的旅行社的同时，更向往那些能提供快速应答服务的旅游公司。因此，在旅游旺季，旅游公司在人手紧张的前提下，如何实现对咨询客户的快速应答，抢占更多的客户，成为旅游公司提高工作效率和绩效的关键，更是一个亟待解决的但又容易被忽视的问题。1.2工作现状一般的旅游公司经常会有一些新的旅游线路或信息,需要采用传真的方式向各个单位或个人推荐，同时常常需要与各宾馆，各航空公司及旅行团之间将一些合作的线路，采取传真的方式进行确认！现在，我们仅针对“客户来电咨询旅游行程和路线，要求发相关的路线资料”这一典型的例子，进行一个简单的情景模拟。员工：您好，这里是XX旅游公司，请问有什么可以帮您客户：您好，我想咨询一下，元旦假期到福建游玩，有什么好路线员工：元旦到福建（查找资料，一叠传单或一堆word文档），有鼓浪屿纯玩团五天，武夷山双卧五天…………客户：武夷山双卧五天的行程安排是怎样的？员工：武夷山双卧五天（查找资料），大概行程是这样的，第一天………（省略N字，介绍完毕）….客户：这样子，你们网站上有没有相关的资料，或者你能不能把行程路线的资料发给我员工：网站上有相关的资料，不过路线繁多不便查找，要不你把传真号码或邮箱告诉我一下，我马上把资料发给你客户：好的，我的传真号码是：xxxxxxxxxx（我的邮箱地址是：xxxxxxxxxx）员工：（用纸笔记下号码，复述一遍）好的，我现在就把资料发给你客户：谢谢员工：不客气，这是应该的..情况一：通话结束，员工拿着行程路线资料跑到传真机前，拨号送纸，等待发送，发送结束，跑回座位，继续接听电话。情况二：通话结束，员工登陆邮箱，输入地址，添加附件，等待上传，等待发送，发送结束，继续接听电话。下面，我们根据上述的模拟情景，计算一下工作效率。员工从接听电话到介绍完毕通话结束大概用时4-5分钟。资料发送准备到发送完毕大概用时2-3分钟。就是说接待一个客户大约用时6-8分钟，按一天工作8小时来算，一个员工一天最多能接待80个客户。倘若遇到客户传真线路忙或邮箱网络阻塞附件上传不上，一天能接待的客户就更少了。现在人力成本越来越高，导致经营成本不断上浮，如何在现有的人力资源上，更好的提高工作效率，从而实现节约经营成本，成为企业经营的一大重点。尤其是对于面临旅游旺季的旅游公司而言，这一问题亟待解决。1.3旅游公司面临的传统传真机的问题1、传真操作过程包括放置传真文件、拨号、等待、信号确认、取走传真文件等等，十分烦琐。导致每人每天在收发传真上浪费的时间都较长。2、拨号一次只能把传真发送到一个目的地，但旅游企业常常需要将相同的一份文件传真到各个单位和个人,则必须多次重复操作过程，令人厌烦。3、有些个人的旅游通常会在非正常上班时间用传真的方式与旅游公司联络事宜,而这时旅游公司的人员可能已下班,有时会导致传真无法及时收到。4、每月大量的旅游路线及资讯,需与与单位团体及个人确认并签收回传,都需打印出来给相关部门领导签字并让对方签字回传,很多时候出现回传的传真看不清的状况而影响了核对工作的正常进行。2.2解决方案设计思路COFAX网络无纸传真服务器的优势在可以在服务器局域网共享，管理用户方便，所有的员工可以一人一个账号密码同时登陆访问服务器。进行电子文档的传真收发。此外，COFAX无纸传真服务器可以整合电话线路，把现有的电话线路资源最大化的利用起来。下面我们就以已经采用COFAX无纸传真服务器这一设备系统的佛山某知名旅行社为例，讲解一下，COFAX无纸传真服务器如何帮助旅游公司在旅游旺季更快更好地进行快速应答，提高工作效率，实现快速抢客。该公司购买的是COFAX传真服务器八线版，将公司的8条电话线整合在一起，平时闲暇时间，8条电话线各自工作，正常接听电话和收发传真。在旅游旺季，该公司就将传真线路进行调整，其中的4条线只接听电话，3条线只用于发送传真，1条线既可收也可发传真。员工在接听客户咨询电话的同时打开COFAX传真服务器的客户端，调出相应的路线资料文件，向对方要传真号码或邮箱地址，一边向客户介绍，一边操作发送资料，在谈话还没结束的时候，往往旅游的路线资料就已经发送给客户了，大大地提高了工作效率。下面，我们仅针对“客户来电咨询旅游行程和路线，要求发相关的路线资料”这一典型的例子，采用COFAX传真服务器解决方案后，进行一个简单的情景模拟。员工：您好，这里是XX旅游公司，请问有什么可以帮您客户：您好，我想咨询一下，元旦假期到福建游玩，有什么好路线员工：元旦到福建（打开COFAX客户端，打开相应的资料夹），有鼓浪屿纯玩团五天，武夷山双卧五天…………（操作情况如下图示）客户：武夷山双卧五天的行程安排是怎样的？员工：武夷山双卧五天（点击打开相应的文件），大概行程是这样的，第一天………（省略N字，介绍完毕）….（工作实例图如下）客户：这样子，你们网站上有没有相关的资料，或者你能不能把行程路线的资料发给我员工：网站百度上有相关的资料，不过路线繁多不便查找，要不你把传真号码或邮箱告诉我一下，我马上把资料发给你客户：好的，我的传真号码是：xxxxxxxxxx（我的邮箱地址是：xxxxxxxxxx）员工：（点击发送按钮，填写相应的号码，提交任务）好的，我现在就把资料发给你客户：谢谢员工：不客气，这是应该的.（工作实例图如下）任务提交后，COFAX无纸传真服务器将任务自动排队，智能寻空，自动发送，遇忙音自动重发，员工在结束上一电话通话后便可迅速投入到下一电话接听的准备。下面，我们根据上述的模拟情景，计算一下工作效率。员工从接听电话到介绍完毕通话结束大概用时4-5分钟。也就是说接待一个客户大约用时4-5分钟，把传统工作方式下的资料传真发送准备的2-3分钟节省下来了，按一天工作8小时来算，一个员工一天就能接待100-120个客户，比以前大大提高了工作效率，在旅游旺季，对咨询客户的响应速度越大，越能成功抢到这一客户。薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿羁膂莈蚅袇膁蒀蒈螃膀膀蚃虿腿节蒆羈芈莄蚁袄芈蒆蒄螀芇膆蚀蚆袃莈蒃蚂袂蒁螈羀袁膀薁袆袁芃螆螂袀莅蕿蚈衿蒇莂羇羈膇薇袃羇艿莀蝿羆蒂薆螅羅膁蒈蚁羅芄蚄罿羄莆蒇袅羃蒈蚂螁羂膈蒅蚇肁芀蚁薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿羁膂莈蚅袇膁蒀蒈螃膀膀蚃虿腿节蒆羈芈莄蚁袄芈蒆蒄螀芇膆蚀蚆袃莈蒃蚂袂蒁螈羀袁膀薁袆袁芃螆螂袀莅蕿蚈衿蒇莂羇羈膇薇袃羇艿莀蝿羆蒂薆螅羅膁蒈蚁羅芄蚄罿羄莆蒇袅羃蒈蚂螁羂膈蒅蚇肁芀蚁薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅