广东金融学院经贸系-Unit1BusinessLe

广东金融学院经贸系外贸英语函电主讲教师：刘艳[e-mail]scorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.外贸函电就是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真。2.AimThepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage教会同学们运用最简练、最新颖的表达法来撰写和阅读一封标准的外贸函电。•学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。ContentsChapter1Writtencommunication------anoverviewChapter2EstablishmentofBusinessRelationsChapter3InquiriesandrepliesChapter4MakingQuotations&OffersChapter5Counteroffers&DecliningOrdersChapter6Acceptance&Orders•Chapter7TermsofPayment•Chapter8LetterofCredit•Chapter9Packing&Shipment•Chapter10Insurance•Chapter11Complaints&Claim•Chapter12Agency•Chapter13E-Mails学习方法•外贸函电是一门实践操作性很强的课程，以技能训练为主，通过技能训练把基础英语技能和外贸英语知识有机结合。大家必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。•基本学习方法；课前预习、课后温习——熟能生巧Features1）Ithasitsuniquelanguagestyleandjargons。独特的语言风格和用语：正式、礼貌和克制Weareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoukindlyquoteusyourkeenestpricesforthegoodslistedbelow.2.Itisfullofbusinessterminationsandabbreviations充满了贸易术语、缩略语和缩写词贸易术语：quote报价inquiry询价offer报盘counter-offer还盘claim索赔缩略语：L/C信用证CIF成本加保险加运费FOB船上交货缩写词：YL11/11RVDWehavereceivedyourletterofNov11th.ASAPAssoonaspossible3）ThereisacloserelationsbetweenEBCandinternationaltrade内容与外贸业务实践密切相关immediateshipment立即装船国际惯例30天内装船美国10天内装船Thelayoutofabusinessletter商务书信的结构•Standardparts（必需部分）:(1)TheLetterhead信头(2)Theinsideaddress封内地址(3)Thedate日期(4)Thesalutation称呼(5)Thebodyoftheletter正文(6)Thecomplimentaryclose客套结尾礼词(7)Thesignature签名1)TheLetterhead信头•写信人（sender）的单位名称和地址（包括邮编）。还可加上电话号码、传真号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信纸的右上角•信头的作用：1）使收信人一眼就看清来信人的名称地址；2）便于收信人在回信时抄写地址；3）起广告的作用•注意事项：地址的排列应由小到大2)TheDate日期•打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(07)代替(2007)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，最好不用缩写。C.日期可用基数字或序数字。3rdNovember,20033November,2003November3rd,2003November3,20033)TheInsideAddress封内地址•把信封上的收信人(receiver)的姓名和地址原封不动抄写在信纸的左上部。日期下端2-3行•对发信人而言:1）发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；2）发信后便于准确归档，便于以后查找。•对收信人而言：1）收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；2）收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。•现在比较流行天窗式的封内地址4)TheSalutation称呼•写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面两行，与封内地址平头。•公司对公司：Dearsirs,Gentlemen:执事先生，敬启者•专门写给某个人：Dearsir,DearMadam;如果很熟，则可写出姓名,如：DearMr.Bush,DearMissSmith5)BodyoftheLetter正文•正文是书信的主体，表达发信人的意见。•在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。6)ComplimentaryClose客套结束礼词•一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：•DearSir(s),——Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,•Gentlemen:——Trulyyours,orYourstruly,•DearMr.xx,——Yourssincerely,orSincerelyyours,•下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银行写信时使用的客套结束礼词是：•Yoursrespectfully,7)TheSignature签名•在客套结束语的下面，间距约2-3行。首先应将公司的名称用大写打出，然后是法人手写签名。签名的下面还要打出法人的姓名和职务。如果信件是由负责人口授，由秘书或打字员打印的，可以在签名前用“P.P”或“for”来表明是授权来写此信的。Optionalparts可供选择部分•8)thereferences参考编号•9)thespecialmarkings特殊标记•10)Thesubjectline事由/标题•11)theenclosure附件•12)thecarboncopynotation抄送8)Thereferences参考编号•写信人为了便于归档分类而编的号，加上这一项就成为信头的一部分。•Ourref.No发文号•Yourref.No收文号，来文号•对方来信时的发文号，在回信时要写在来文号中，例如：在对方来信中Ourref.No.1234,那么我们在回信时要写成Yourref.No.12349)Thespecialmarkings特殊标记•表示信件是机密的，通常作为封内地址的一部分，在封内地址的前一行。可以用大写打印或在大写字母下加以下划线。Theattentionline经办人姓名/代号•Theattentionlineisusedtodirectthelettertoaspecialindividualorsectionofthefirm.Itgenerallyfollowedtheinsideaddress.•这里姓名只是笼统说法•目的是为了避免不必要的担搁.10)Thesubjectline标题/事由•在称呼和正文之间，与正文平行，与称呼间隔两行•目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅11)Enclosure附件•如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.附件位置一般位于信纸的左下角。如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下：•Enclosure:AsSated•Enclosures•Enclosures2•Encl.•Encls.2Invoices•Enc:1Photo1Certificate12)TheCarbonCopyNotation抄送•如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“C.C.xxx”•如果写信人不想让别人知道此信抄送的具体单位，可以在前加上BCC(blindcarboncopy).3.TheFormofaBusinessLetter格式1)缩行式：IndebtedStyle•封内地址和其他需要分行打字部分，后一行都比前一行缩进二格或三格；•信的正文，每段的开始一行都缩进若干格。2)平头式：fullBlockedstyle信的所有项目一律向左看齐，每一行字从左边的空白边缘处打起。行距为单行距，段距为双行距。整齐划一，省时省事。但右边空白太多，布局不太平衡。3）改良平头式modifiedblockedstyle•把完全平头式中的一些项目（日期、结束礼词、签名等）从左边移到右边，布局协调一些。•4)混合式semi-blockstylewithindentedparagraphs封内地址及其他需要分行的部分，采用改良平头式•正文采用缩行式，每一段的第一行缩进若干格4.AddressingEnvelopes信封的书写ReturnAddressStampAddressRemarks贴邮票写信人地址收信人地址附注•信封地址与封内地址写法相同，可用缩行式或平头式，最好与信内所采用的格式一致。收信人名称地址一般打在信封的下半部偏右。发信人的名称地址在信封的左上角。邮票应贴于封面的右上角。Messrs.用于以姓氏或姓氏命名的公司的前面。如Messrs.C.John&Company这个公司至少是两个人且必须都是男性。Messrs.一般仅限于写地址时用，表示尊称。如果一个公司的名称中有姓名，但它是一个股份制有限公司，一般不用Messrs.，其名称应为C.John&Companylimited.EnvelopesaddressingWhenaletterismailedtoathirdpersonwhoisboundtopassitontotheaddressee,writethethirdperson'snamedownbelowtheaddressee’s,writethewords‘careof’infrontofit.C/O=careof/incareof请某某转交某某AC/OB由B转交AMr.ClintonC/OMr.BushRemarks附注•1.Private私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate(Urgent)急件7.PrintedMatter印刷品8.Sample样品9.ByAir航空WritingPrinciplesofbusinessLetters7“C”s1）Consideration体谅，考虑周到写信时要处处从对方的角度去