应用文写作(公文格式).

应用文写作主讲：文法学院冯红第四讲公文格式一、什么是公文的体式二、公文的构成要素及一般格式三、公文的特定格式四、公文的排版形式与装订要求一、什么是公文的体式公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。二、公文的构成要素及书面格式公文格式，简言之就是公文的表现形式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排。它是人类在漫长的社会历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，如发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期等，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。这些构成项目和组成部分不是随意确定的，是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的，任何机关单位在拟制公文时都应当按照这些规定执行。公文的结构文头主体文尾版头眉首主体版记份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期页码版头-头主体-身版记-脚（一）版头部分版头，也叫文头。占文件首页三分之一的篇幅，按文面结构的实际顺序，这部分包括：1.公文分数和编号2.秘密等级和保密期限3.紧急程度4.发文机关标志5.发文字号5.签发人在文头和文腰之间，用粗横线隔开。文头一般套红印制，如果是党内文件，则要在横线正中印一颗红五角星，以示区别于行政公文。宽：210毫米高：297毫米尺寸：210毫米×297毫米A4型纸张天头：37毫米±1毫米订口：28毫米±1毫米版心尺寸：156毫米×225毫米（不含页码）右白边：26毫米±1毫米下白边：35毫米±1毫米党政机关公文基本格式发文机关标志上边缘至版心上边缘：35mm基本格式发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线红色分隔线下2行是正文标题绥化市人民政府文件×××〔2011〕×号发文机关标志下边缘发文字号的距离是：2行字。签发人：×××一字线距版心下边缘7mm，4号半角阿拉伯数字，单页右空1字，双页左空1字上白边：37±1mm下白边：35±1mm订口：28±1mm切口：26±1mm—1—000001绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号份号：一份文件在该文总印数中的顺序编号。一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。绝密机密公文需要标注份号。1.公文份数序号—1—000001绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号2.秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空l字；秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。密级分三类：绝密、机密、秘密机密★5年3.紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急公文标注特急(事关重大而又十分紧急，要求马上以最快速度形成、运转及办理)、加急(5天内)；电报标注特提(马上办、1天内办结)、特急(8小时内办、3天结)、加急(24小时办、5天结)、平急(不超48小时、10天结)。—1—000001绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号3.紧急程度机密★5年急件如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。—1—绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号4.发文机关标志★下一要素★由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，上边缘至版心上边缘为35mm。—1—阿城市建设局阿城市卫生局阿市建发〔2006〕188号发文机关标志联合行文格式★下一要素★文件联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。—1—哈尔滨市人民政府办公室文件哈市政办发〔2006〕27号5.发文字号★下一要素★发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号“〔〕”括起序号不编虚位，不加“第”字—1—000001秘密★一年特急绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕28号签发人：高云燕6.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。—1—绥化市建设局绥化市卫生局绥市建发〔2006〕188号多个签发人格式文件签发人：曲志刚雪格拉提如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。正文中的结构层次序数一、黑体(二)楷体3.仿宋(4)仿宋（二）主体部分主体部分按文面结构的实际先后顺序排列，包括：7.标题8.主送机关9.正文10.附件11.公文生效标识（发文机关签署、印章和成文时间）12.附注党政机关公文基本格式顶格，3号黑体，密级与期限用“★”隔开基本字体×××〔2011〕×号签发人：×××标题：2号小标宋发文机关名称＋事由＋文种“签发人”为3号楷体,发文字号前、签发人姓名后分别空一格。除有专门说明外，正文其他字体均为3号仿宋体发文机关标识推荐使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则党政机关公文基本格式附件：1.×××××(联系人：××××，电话：×××)(附件径送×××办公室)附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”2字。印发份数？成文日期用阿拉伯数字7.公文标题（1）标题的组成（2）标题的格式（3）标题的省略情况（4）标题常见的错误—1—绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号公文标题关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（1）标题的组成公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。由4个项目构成：发文机关+关于+事由+文种《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》（2）标题的格式【基本式】发文机关+关于+事由+文种【省略式】关于+事由+文种《关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》发文机关+文种《中华人民共和国交通部通告》【文种式】文种《通知》【附加式】发文机关+关于+事由+急度+文种《国务院关于防御特大洪水的紧急通知》【特别式】发文机关+发文机关最高领导人职务+令《中华人民共和国主席令》（3）公文标题的省略情况A.不太重要的或者辖区较小的公文，可以使用文种式标题。B.文件名称已有发文机关，可以省略发文机关。C.事由的表述太长，把“关于”连同事由一起省略。（4）公文标题常见的错误A.格式不规范B.文种使用的混乱C.表述方面的错误下面就是一个不规范的公文标题：《××环保局申请拨专款10万元治理市区饮用水源上游——原黄岗土法炼砒遗址的请示》修改后：关于治理黄岗土法炼砒原址的请示练习答案A.标题格式不规范，缺少“关于”。B.语意重复，应删去“申请”。C.标题太长，应把请示的具体理由和事项放到正文。D.标题中除书名号以外一般不使用标点符号。E.用词不当，“遗址”应改为“原址”。F.排列不整齐。8.主送机关主送机关，是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关。收文机关主要分为主送机关和抄送机关。主送机关对收到的文件负有主办、答复之责，抄送机关只有了解与配合执行之责。因此，行文首先要选准主送机关。—1—绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号8.主送机关关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中抄送之上，标识方法同抄送。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：A.上行文的主送机关只有一个（议案、请示、报告）。B.下行文批复、平行文函的主送机关也只有一个。C.普发性下行公文的主送机关因为数量太多，无法一一列出，则用泛称。D.泛向行文或无法确定行文的具体收受单位和对象，则不写主送机关。主送机关的几种情况确定上行文主送机关的规范1．请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。2．受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。3．除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。—1—绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号9.公文正文关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：现将《绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案》印发给你们，请认真遵照执行。—1—绥化市人民政府办公室文件绥市政办发〔2006〕27号10.附件关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．××××”)；附件名称后不加标点符号。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：现将《绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案》印发给你们，请认真遵照执行。附件：1.《绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案》2.创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表3.责任分工明细表—1—附件页面★下一要素★附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表博市政办发〔2006〕27号附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任分解明细表如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。11.公文生效标识（1）发文机关签署（2）成文日期（3）印章党政机关公文基本格式附件：1.×××××(联系人：××××，电话：×××)(附件径送×××办公室)附注居左空2行排在成文日期下一行单一机关行文时，成文日期右空4字编排，以日期为准居中编排发文机关，印章端正居中下压署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文或附件1行内版记中的各要素均为4号仿宋体，分隔线与版心等宽，首末条用0.35mm粗线，中间用0.25mm细线。抄送机关左右各空1字编排，回行时对齐冒号后的首字，最后用句号。有“主送”的，主送在抄送前。印发机关和日期左右各空1字，日期后加“印发”