建筑工程资料管理

多年来，在全国各地建筑市场的检查过程中，经常会发现，各地建筑工程资料管理得比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少地存在这样或那样的问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物或构筑物在改建扩建时的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。因此，做好建筑工程资料管理工作是十分必要的。必要性1.做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，确实加强建设工程资料的规范化管理，提高管理水平，确保工程质量的具体体现。2.建筑工程资料是城建档案馆的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度，认定工程质量等级的必要条件。因此加强管理，使其能够全面客观的反映工程的实际状况。3.建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要技术依据。4.加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作、工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行工程竣工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行。5.施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建的各方应对工程资料进行归档保存，为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息。因此，凡在中国人民共和国行政区域内，无论是参与新建、改建还是扩建的建设、勘察、设计、监理和施工的单位，均应做好工程资料的管理工作。特征复杂性由于建设工程周期长，建设工程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，因此，影响建筑工程的因素多种多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。随机性由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是在工程的立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤其是影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，因此工程文件档案资料还具有一定的随机性。时效性有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性。另外，随着施工工艺水平、新材料以及管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴、继承，积累经验。真实性建设工程文件和档案资料只有全面真实的反应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果。因此，建设工程文件和档案资料必须真实的反应工程的实际情况，来不得片面和虚假。综合性由于建设工程项目常常都是综合的系统的工程，涉及多个专业，多种工种的协同工作才能完成。比如，环境评价、安全评价、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学等多种学科，并同时综合了组织协调、合同、造价、进度、质量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。基本概念1.建设工程项目经批准按照一个总体工程设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。2.单位工程具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。3.分部工程单位工程中可以独立组织施工的工程。4.建设工程文件在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。5.工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段所形成的文件。6.监理文件监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中所形成的文件。7.施工文件施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。8.竣工图在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果的图样。9.竣工验收文件在建设工程项目竣工验收活动过程中所形成的文件。10.建设工程档案在工程的建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。11.案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。12.立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷的过程，亦称组卷。13.归档在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按照有关规定移交给档案管理机构的过程。14.建筑工程为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。15.建筑工程质量反应建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括其在安全、实用功能及其在耐久性能、环境保护等方面所有明显的和隐含能力的特征总和。16.验收建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面形式对工程质量达到合格与否作出确认。17.进场验收对进入施工现场的材料、构配件、设备等按相关标准规定要求进行检验，对产品达到合格与否作出确认。18.检验批按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。19.检验对检验项目中的性能检测性能进行量测、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。20.见证取样监测在监理单位或建设单位监督下，由施工单位有关人员现场取样，并运至具备相应资质的检测单位所进行的监测。21.交接检验由施工的承接方与完成方经双方检查并对可否继续施工作出确认的活动。22.主控项目建筑工程中的对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验项目。23.一般项目除主控项目以外的检验项目。24.抽样检验按照规定的抽样方案，随机地从进场的材料、构配件、设备或建筑工程检验项目中，按检验批抽取一定数量的样本所进行的检验。25.抽样方案根据检验项目的特征所确定的抽样数量和方法。26.计数检验在抽样的样本中，记录每一个体有某种属性或计算每一个体中的缺陷数目的检查方法。27.计量检验在抽样检验的样本中，对每一个体测量其某个定量特性的检查方法。28.观感质量通过观察和必要的量测所反映的工程外在质量。29.返修对工程不符合标准规定的部位采取整修等措施。30.返工对不合格的工程部位采取的重新制作、重新施工等措施。管理职责通用职责1.工程的参见各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关人员的职责范围。2.工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程资料管理的全过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有熟悉业务的专业技术人员负责。3.工程资料应随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。4.工程各参加单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所用表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表格时，应按有关规定统一归类。5.工程参见各方所提供的文件和资料，必须符合国家或地方的法律法规、《建筑工程施工质量统一验收标准》、《建设工程文件归档整理规范》及工程和同等的相关要求与规定。6.对工程的文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关规定给与处罚。情节严重的，还应依法追究法律责任。建设单位的职责1.负责本单位工程档案资料的管理工作，并设专人进行收集、整理、立卷和归档工作。2.在与参建各方签订合同或协议时，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。3.向勘察、设计、施工、监理等参建各方提供所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。4.对本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实、有效。5.监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。6.对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。7.及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参加各方立卷归档的工程资料。8.组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位或监理单位、施工单位来完成。9.工程开工前，与城建档案馆签订《建设工程竣工档案责任书》，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。未取得《建设工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。10.在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆，并与城建档案馆办理好移交手续。勘察、设计单位的职责1.按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、设计文件。2.对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。3.在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收的意见。监理单位的职责1.应熟悉业务的专业技术人员来负责监理资料的收集、整理、归档等方面的管理工作。2.依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。3.负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。4.对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。施工单位的职责1.负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。2.总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性负责。3.在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。4.按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资料，自行保存1套。其他几份及时移交建设单位。城建档案馆的职责1.负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。2.负责对建设工程档案的编制、整理、归档工作，进行监督、检查、指导。3.组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案的编制、整理和归档等工作，进行业务指导。4.在工程开工前，与建设单位签订《建设工程竣工档案预验收责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。5.在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》。施工单位岗位职责1.负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。2.负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。3.参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。4.负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。5.及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。6.处理好各种公共关系。收集工程资料的原则1.及时参与原则施工单位文件资料的收集、管理工作必须纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常深入施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面的全面信息，便于施工资料的收集、整理和核对。2.保持同步原则资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资料的准确性和时效性。3.认真把关原则与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把